Tips voor leidinggeven op afstand: zo houd je welzijn en productiviteit hoog

De opkomst van remote leidinggeven

Remote werken is niet nieuw. Of het bestaat in elk geval langer dan 2020: ook vóór de coronacrisis was de trend om op afstand te werken al ingezet. Als gevolg van globalisering werkten met name teams van grote, corporate organisaties digitaal samen vanaf verschillende locaties over de hele wereld. En in sectoren als de IT-industrie was thuiswerken al de standaard.

Daarnaast werd werken op afstand de afgelopen jaren makkelijker dankzij allerlei technologische ontwikkelingen, zoals tools voor online videobellen.

De pandemie versnelde deze trend in virtueel werken. Maar het bracht ook de minder voordelige kanten van werken op afstand aan het licht – zowel voor managers als voor werknemers.

Leidinggevenden die eerder alleen persoonlijk leiding hadden gegeven, moesten zichzelf plotseling een andere managementstijl aanleren. Vaak zonder ondersteuning of richtlijnen. 

En voor werknemers betekende het dat ze vooral het contact met collega’s moesten missen. In 2022 gaf bijvoorbeeld 21% van de medewerkers aan dat ze door het thuiswerken tijdens de pandemie te veel tijd in huis doorbrachten en worstelde 15% met toenemende eenzaamheid (bron: Statista).

Andere uitdagingen van werken op afstand zijn:

• Het is moeilijker om relaties met collega’s, klanten en partners op te bouwen en te onderhouden 
• Teamleden werken sneller geïsoleerd, ‘op hun eigen eiland’ in plaats van als onderdeel van een team
• Communicatie is vaker puur werkgerelateerd; het informele sociale contact tussen collega’s valt weg
• Er ontstaat sneller miscommunicatie omdat er alleen digitaal gecommuniceerd wordt
• Werknemers voelen zich minder betrokken bij het bedrijf en de bedrijfsdoelen

Deze uitdagingen en aanpassingen beïnvloeden het werkplezier en de samenwerking tussen collega’s. En dat heeft weer grote impact op het welzijn van iedereen in de organisatie – en daarmee op de productiviteit. Een oplossing zou zijn om volledig terug te keren naar werken op kantoor. Sommige bedrijven kiezen daarvoor, maar dat roept bij sommige werknemers weerstand op.

De meerderheid van de bedrijven werkt inmiddels hybride. Dus hoe pas je jouw stijl van leidinggeven daarop aan? En hoe bescherm je zowel de productiviteit als het mentale welzijn van je medewerkers? 

Ook interessant 💡 Hoe je met een persoonsgerichte cultuur inspeelt op de behoeften van je werknemers

7 tips voor succesvol leidinggeven op afstand

Hybride werken of werken op afstand kan een uitdaging zijn als leidinggevende.

Daarom vroegen we Willemijn Pels Rijcken, psycholoog bij OpenUp, naar een aantal tips om in een hybride werkomgeving toch zo te managen dat ze het beste uit zichzelf kunnen halen.

1. Maak bewust tijd voor informele contactmomenten

“De grootste uitdaging als je leiding geeft aan een hybride of remote team, is om te zorgen voor goede samenwerking en teamcohesie,” zegt Willemijn Pels Rijcken. Je loopt al snel de kans om elkaar alleen te spreken over werkgerelateerde zaken. Plan dus ook digitale meetings in voor informeel contact, zoals een wekelijkse virtuele koffie. Of reserveer 10 minuten voor jullie wekelijkse teammeeting om kort bij te praten over hoe iemands week of weekend was.

2. Probeer elkaar ook regelmatig live te zien

Als aanvulling op de vorige tip: naast digitaal informeel contact, is het voor veel medewerkers ook belangrijk om elkaar persoonlijk te spreken. “Persoonlijk contact helpt om je verbonden te voelen met collega’s,” legt psycholoog Willemijn uit. 

Probeer je teamleden dus ook regelmatig live samen te brengen, bijvoorbeeld eens per week of maand. Denk aan offline samenkomen om een volgend kwartaal te plannen of samen te brainstormen voor een project. Dat kan op kantoor zijn of op een andere werklocatie, maar een informele activiteit kan ook! Is elkaar offline spreken niet mogelijk, focus dan op tip 1.

3. Communiceer (liever te veel dan te weinig)

Werknemers die op afstand werken hebben voelen zich vaak minder verbonden met de organisatie en de gezamenlijke doelen. En ze kunnen sneller belangrijke informatie missen over strategische of organisatorische veranderingen. 

Communiceer dus zoveel mogelijk en probeer de belangrijkste updates over de organisatie een aantal keer te herhalen. Het liefst via verschillende kanalen. Verwijs bijvoorbeeld naar een verandering in strategie of HR-beleid in een update voor het hele bedrijf, laat het managers herhalen in hun teammeetings en stuur er nog een intern bericht over uit. Psycholoog Willemijn Pels Rijcken voegt daaraan toe: “Onze CEO stuurt elke week een spraakbericht van een paar minuten met een update voor iedereen in de organisatie.”

En een tip voor leidinggevenden: zorg dat je ook beschikbaar bent voor ad hoc-meetings of een telefoontje buiten de vaste vergaderingen om. Dat kan veel verschil maken voor een collega die even vastloopt.

4. Geef het goede voorbeeld en stel je open

Online kan het voor werknemers moeilijker zijn om over je mentale welzijn te praten en uitdagingen op het werk te bespreken. Als jij zelf het goede voorbeeld geeft als leidinggevende, maak je de drempel voor teamleden ook lager om te bespreken hoe het met ze gaat. 

“Stel jezelf open om te laten zien dat mentaal welzijn een normaal onderwerp is om over te praten op de werkvloer. En dat het kan schommelen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door in teammeetings eerst kort te vertellen hoe het met jou persoonlijk gaat,” adviseert Willemijn. 

En voer daarnaast 1-op-1 gesprekken met al je teamleden om een hechtere band op te bouwen. Ook die kun je beginnen met een vraag als ‘Hoe gaat het met je?’.

Meer weten over open communiceren over mentaal welzijn met jouw teamleden? Volg ook onze cursus voor managers: Mentaal welzijn bespreekbaar maken op de werkvloer

5. Kweek een cultuur van vertrouwen

Vooral bij leidinggeven op afstand is het essentieel om een cultuur van vertrouwen te creëren. “Het is belangrijk om niet te micromanagen: vertrouw erop dat je teamleden vanuit huis hun tijd even goed gebruiken en net zo productief werken,” zegt psycholoog Willemijn. 

Vertrouwen is de basis is voor een gezonde werkcultuur 💡 Lees meer over psychologische veiligheid op de werkvloer: zo stimuleer je het als manager

6. Vraag proactief naar de behoeften van je teamleden

Juist als je teamleden niet (vaak) offline ziet, is het belangrijk om proactief te informeren naar hun wensen en behoeften. “Vraag je teamleden hoe zij het liefste werken,” adviseert Willemijn Pels Rijcken. Sommige medewerkers kunnen van nature goed zelfstandig werken, terwijl anderen meer begeleiding of contactmomenten nodig hebben. 

Vraag in 1-op-1 gesprekken dus expliciet wat je teamleden van jou nodig hebben. En hebben ze moeite met remote werken, verduidelijk dan hun taken en verantwoordelijkheden of moedig ze aan om live af te spreken met collega’s (zie tip 2).

7. Geef regelmatig en actief feedback

Volgens een recent onderzoek van HR-tool Personio hebben de meeste werknemers tijdens de coronacrisis te weinig feedback op hun werk gekregen. 37% geeft zelfs aan dat volledig thuiswerken een negatieve invloed heeft gehad op hun carrièrekansen. Tijd om daar verandering in te brengen!

Zorg dat feedback verankerd is in je cultuur en dat het niet afhankelijk is van elkaar wel of niet op kantoor spreken. Geef dus regelmatig feedback aan je teamleden,  en moedig ze aan om dat ook aan elkaar te geven.

Ook bouwen aan een hybride werkomgeving waarin het welzijn van werknemers op de eerste plek komt? 

Als leidinggevende speel je een cruciale rol in het werkgeluk, de productiviteit én het welzijn van je mensen. OpenUp helpt bedrijven om medewerkers te ondersteunen het beste uit zichzelf te halen en een cultuur te creëren waarin mentaal welzijn voorop staat. Ontdek wat ons online platform voor mentaal welzijn kan beteken voor jouw organisatie