Privacybeleid

We houden bij OpenUp van openheid en transparantie en zijn ook open en transparant over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Jouw privacy staat bij ons altijd op nummer één. Jouw gegevens zijn veilig bij ons en we zullen deze netjes gebruiken.

 

Wanneer je onze website bezoekt, ons belt of chat met een vraag, een gesprek hebt met een van onze coaches of bij ons solliciteert deel je persoonsgegevens met ons. Deze gebruiken wij om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. We vinden het belangrijk dat jij weet wat er met jouw gegevens gebeurt. Daar springen we namelijk uiterst zorgvuldig mee om.

 

Hoe we jouw persoonsgegevens precies gebruiken en beschermen, leggen we je in dit privacybeleid graag uit. Als je na het lezen hiervan nog vragen hebt, laat het ons dan gerust weten door te mailen naar privacy@openup.com. De deur staat altijd open, voor welke vraag dan ook. 

 

Op deze pagina vind je altijd de laatste versie van ons privacybeleid. Het kan namelijk dat dit beleid van tijd tot tijd wijzigt, als nieuwe ontwikkelingen en activiteiten binnen OpenUp daar aanleiding toe geven of als de privacywetgeving verandert. Twijfel je over de meest actuele versie van het privacybeleid? Check dan altijd deze pagina, dan weet je zeker dat je goed zit.

 

De laatste wijzigingen zijn gemaakt op 6 januari 2023.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

 

OpenUp B.V. (“OpenUp”), gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77340159, is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

 

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

 

Dit privacybeleid is van toepassing op alle producten en diensten die OpenUp aanbiedt en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft, op welke manier dan ook.

 

Denk aan (potentiële) gebruikers van onze diensten, bezoekers van de website, sollicitanten en alle overige personen die contact met ons opnemen of van wie wij persoonsgegevens verwerken, met uitzondering van OpenUp medewerkers.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

 

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als persoon. De meest basic persoonsgegevens zijn jouw naam, telefoonnummer, adres en/of e-mailadres. Daarnaast gaat het om alle andere gegevens die je met ons deelt die te herleiden zijn naar jou en relevant zijn voor het contact met OpenUp. Denk aan jouw hulpvraag, informatie over jouw persoonlijke situatie of de uitkomsten van jouw gezondheidscheck. Daarnaast kunnen je IP-adres en surfgedrag bijvoorbeeld ook onder persoonsgegevens vallen.

 

Welke persoonsgegevens verwerken we?

 

We verwerken bij OpenUp verschillende persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. We kunnen de volgende gegevens verwerken:

 

● Jouw voor- en achternaam
● E-mailadres
● Telefoonnummer
● Adres en woonplaats
● Informatie over jouw persoonlijke/medische situatie, waaronder jouw hulpvraag
● De uitkomsten van jouw gezondheidscheck
● Eventuele andere persoonsgegevens die je met ons deelt

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken we jouw persoonsgegevens?

 

We verwerken de bovenstaande gegevens met als doel de overeenkomst tussen jou en OpenUp uit te voeren. Hiermee bedoelen we de overeenkomst op grond waarvan OpenUp haar diensten aan jou aanbiedt. Deze overeenkomst komt tot stand wanneer je ons een hulpvraag stelt of een afspraak met ons maakt per chat, telefoon of video-bellen en je akkoord gaat met onze algemene voorwaarden. 

 

De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en OpenUp (conform artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming “AVG”). Voor zover er sprake is van bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, worden deze alleen verwerkt als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. De grondslag voor verwerking is in dat geval toestemming (conform artikel 9 lid 2 sub a AVG).

 

Daarnaast kunnen we jouw contactgegevens ook verwerken om contact met jou te houden en jou van informatie te voorzien wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven. De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is dat we jouw toestemming hebben gekregen om persoonsgegevens te verwerken (conform artikel 6 lid 1 sub a AVG). Je kunt je hier altijd voor afmelden via de ‘unsuscribe’ link onderaan onze e-mail nieuwsbrieven.  

 

Verder verwerken we de gegevens van onze coaching en de uitkomsten daarvan om onderzoek te kunnen doen naar de effectiviteit van onze coaching, om de coaching te kunnen verbeteren en om rapportages (die niet naar een natuurlijke persoon te herleiden zijn) op te kunnen stellen voor de werkgever. We zullen deze gegevens pseudonimiseren, of indien mogelijk, anonimiseren. Voor zover hierbij sprake zou zijn van de verwerking van gegevens over gezondheid, worden deze alleen verwerkt als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven (conform artikel 9 lid 2 sub a AVG). 

 

Ook houden we gebruikersstatistieken bij van onze website, zoals het aantal bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en hoe er wordt geklikt. Het gaat hierbij altijd om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot jou als individuele bezoeker. Voor zover hierbij sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens, dan hebben we daar een gerechtvaardigd belang bij (conform artikel 6 lid 1 sub f AVG). We kunnen hiermee namelijk onze website optimaliseren en de gebruiksvriendelijkheid vergroten.

 

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?

 

Bij OpenUp verwerken wij persoonsgegevens die via verschillende wegen bij ons binnenkomen. Dit kan zijn wanneer:

 

● Jijzelf – tijdens een gesprek, bijeenkomst of telefonisch – persoonlijke gegevens met ons deelt, denk aan jouw contactgegevens, informatie over jouw gezondheid of andere persoonsgegevens.

● Jij digitaal – tijdens een online consult of via e-mail, chat of webformulieren op de website – gegevens met ons deelt, denk aan jouw contactgegevens, informatie over jouw gezondheid of andere persoonsgegevens.

● Wij met jouw toestemming informatie opvragen bij of informatie delen met andere hulpverleners of verwijzers.

● Wij informatie verkrijgen tijdens jouw bezoek aan de website van OpenUp. Denk hierbij aan jouw surfgedrag, waaronder gegevens over je eerste, vorige en huidige bezoek, welke pagina’s je bekijkt, hoe je door de site heen navigeert en op welke onderdelen je klikt.

 

Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?

 

OpenUp neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, zowel op technisch als organisatorisch vlak. Hier zijn we continu alert op zodat jouw gegevens op een zorgvuldige manier worden verwerkt. Dit doen we door: 

 

  1. Passende maatregelen te treffen zodat jouw persoonsgegevens, gelet op de mogelijke risico’s, veilig zijn. Zo laten we jaarlijks een externe audit doen om te beoordelen of onze maatregelen voldoen aan de meest recente standaarden op het gebied van informatiebeveiliging. 
  2. Ervoor te zorgen dat de OpenUp-medewerkers die jouw persoonsgegevens kunnen inzien zich houden aan de geheimhouding daarvan. Want, goed om te weten: al onze coaches hebben strikt beroepsgeheim. Daarnaast zijn zij en de andere OpenUp-medewerkers ook contractueel tot geheimhouding verplicht. 
  3. Gebruikersnamen en wachtwoorden in te stellen op al onze systemen. Deze systemen testen we, samen met vakkundige experts, regelmatig op hun werking en robuustheid. 
  4. Waar mogelijk jouw persoonsgegevens te anonimiseren of pseudonimiseren, om zo jouw privacy te kunnen waarborgen in het geval van mogelijke calamiteiten.

 

Met wie worden jouw gegevens gedeeld?

 

OpenUp kan persoonsgegevens delen met de volgende partijen:

 

  1. Met jou als gebruiker. 
  2. Medewerkers van OpenUp die rechtstreeks betrokken zijn bij de coaching van jou als gebruiker, maar alleen voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. 
  3. Medewerkers van OpenUp die zich bezighouden met de administratie en het doen van onderzoek naar de verbetering van onze diensten. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die anoniem of onder pseudoniem zijn. 
  4. Enkele moeder-, zuster- en/of dochterondernemingen van OpenUp. Dit zijn OpenUp Technologies B.V. (deze entiteit beheert en ontwikkelt de software die gebruikt wordt bij de uitvoering van onze dienstverlening) en OpenUp Medical B.V. (alleen indien je ook van de dienstverlening van OpenUp Medical B.V. gebruik maakt).

 

 Daarnaast kunnen we voor het verwerken van jouw persoonsgegevens andere dienstverleners (“verwerkers”) inschakelen. Zij zullen in deze gevallen uitsluitend werken volgens de instructies en richtlijnen van OpenUp. We hebben met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de AVG. Een overzicht van verwerkers vind je hieronder:

 

● 24sessions (voor boeken afspraak en videobellen)
● Microsoft Azure (hosting data van dossiers)
● LiveChat (indien er zonder afspraak gechat wordt)
● Google (voor analyse van websitebezoek en voor e-mail contact)
● Voys (voor direct telefonisch contact via de website)

 

Jouw persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als daar een grondslag voor is. We delen jouw persoonsgegevens nooit met jouw werkgever, tenzij je daar toestemming voor hebt gegeven. We delen je gegevens ook nooit met derden voor commerciële doeleinden zonder dat we daarvoor eerst jouw toestemming hebben gevraagd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.

 

We raden je aan om ook het privacybeleid van bovengenoemde partijen te lezen.

 

Waar slaan wij jouw gegevens op?

 

We bewaren jouw gegevens op servers die zich bevinden binnen de Europese Unie. In principe geven we nooit persoonsgegevens door aan landen buiten de EU. Mocht dit toch noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld omdat een externe dienstverlener buiten de EU is gevestigd, dan zullen we alle passende maatregelen nemen om de bescherming van jouw gegevens zo goed mogelijk te waarborgen, volgens de bepalingen die de Europese Commissie hierover heeft opgesteld en in lijn met de AVG.

 

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

 

We leren je graag kennen maar bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Hierbij houden we rekening met de volgende bewaartermijnen:

 

 

  1. Gegevens over jouw persoonlijke situatie en gezondheid
    Deze bewaren we drie jaar na het stoppen van de dienstverlening van OpenUp. 
  2. Persoons- & chatgegevens die worden gedeeld tijdens online sessies
    Het gaat hier om de cache. Dit wordt alleen bewaard voor duur van de dienstverlening van OpenUp.
     
  3. Financiële en administratieve gegevens
    Deze bewaren we zeven jaar na vastlegging van de gegevens.
     
  4. Gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens
    Deze worden zeven jaar na uitdiensttreding of na het einde van de overeenkomst van de opdracht bewaard. Een kopie van jouw paspoort wordt vijf jaar bewaard en overige gegevens uit jouw personeelsdossier worden twee jaar bewaard. 
  5. Gegevens van sollicitanten
    Deze worden tot maximaal 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij je ons na dit jaar toestemming geeft deze langer te bewaren.
  6. Bezoekers van de website
    Deze worden twee jaar na het laatste bezoek aan de website bewaard, tenzij hier eerder bezwaar tegen wordt gemaakt. In dat geval gaan we over tot vernietiging van deze gegevens.

 

 

Hoe zit het met cookies en andere technieken op de website?

 

Wij zijn boven alles een platform voor mentaal welzijn. Onze website gebruiken wij met name om informatie te delen en jou als (toekomstige) gebruiker te kunnen bereiken.

 

Op onze website maken we gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij gebruiken automatisch verzamelde informatie en andere informatie die is verzameld op de website om: (i) onze diensten te personaliseren, zoals het onthouden van informatie zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren tijdens een bezoek of bij volgende bezoeken; (ii) aangepaste inhoud en informatie te bieden; (iii) de effectiviteit van onze diensten te monitoren en te analyseren; (iv) geaggregeerde statistieken over het gebruik van de site te monitoren, zoals het totaal aantal bezoekers en bekeken pagina’s. Bij het eerste bezoek aan onze website vragen wij jouw toestemming voor het plaatsen van verschillende cookies. Je kunt jouw keuze op elk moment aanpassen of terugtrekken via ‘Cookievoorkeuren’ in de footer van de website.

 

Meer informatie over cookies kun je vinden op http://www.allaboutcookies.org.

 

Wat als je jouw persoonsgegevens wilt inzien, wijzigen of verwijderen?

 

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben dan kan je altijd contact met ons opnemen via privacy@openup.com.

 

Je kan onder meer:


● inzage krijgen in de exacte persoonsgegevens die we van jou hebben en uitleg krijgen wat we met deze gegevens doen;
● jouw recht uitoefenen om gegevens van ons te ontvangen, zodat je deze over kan dragen (dataportabiliteit);
● fouten laten corrigeren;
● verouderde persoonsgegevens laten verwijderen;
● de door jou gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens intrekken: en/of
● bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens.

 

Meer in het bijzonder kan jouw coach je desgevraagd altijd de gegevens laten zien die in jouw dossier zijn opgenomen. Je coach kan ook een kopie van je dossier met je delen. Als je jouw dossier wilt inzien of een kopie van ons wilt ontvangen, stuur dit verzoek dan via e-mail naar privacy@openup.com. Als je van mening bent dat de persoonsgegevens in jouw dossier feitelijk onjuist zijn, kun je jouw coach vragen om deze gegevens te corrigeren.

 

Als je jouw persoonsgegevens wilt laten verwijderen voor het verstrijken van de door ons aangegeven bewaartermijn, kan je hiervoor ook per mail een verzoek sturen (privacy@openup.com). In de meeste gevallen gaan wij zo snel mogelijk op jouw verzoek in en verwijderen we jouw persoonsgegevens. 

 

Het recht om een klacht in te dienen

 

Als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, stuur dan een mail naar privacy@openup.com, of bespreek het direct met jouw coach. We staan je graag te woord en zullen uiteraard proberen mogelijke klachten naar tevredenheid op te lossen. Het is hiernaast ook mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Nog vragen?

 

Stel ze vooral en blijf er niet mee rondlopen. Je kunt je vraag aan ons stellen per mail via privacy@openup.com of direct aan jouw coach. We staan je graag te woord, wat je vraag ook is!