We houden bij OpenUp van openheid en transparantie en zijn ook open en transparant over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Jouw privacy staat bij ons altijd op nummer één. Jouw gegevens zijn veilig bij ons en we zullen deze netjes gebruiken.
Wanneer je onze website bezoekt, ons belt of chat met een vraag, een gesprek hebt met een van psychologen (coaches) of bij ons solliciteert deel je persoonsgegevens met ons. Deze gebruiken wij om jou zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn. We vinden het belangrijk dat jij weet wat er met jouw gegevens gebeurt. Daar springen we namelijk uiterst zorgvuldig mee om.
Hoe we jouw persoonsgegevens precies gebruiken en beschermen, leggen we je in dit privacybeleid graag uit. Als je na het lezen hiervan nog vragen hebt, laat het ons dan gerust weten door te mailen naar privacy@openup.com. De deur staat altijd open, voor welke vraag dan ook.
Op deze pagina vind je altijd de laatste versie van ons privacybeleid. Het kan namelijk dat dit beleid van tijd tot tijd wijzigt, als nieuwe ontwikkelingen en activiteiten binnen OpenUp daar aanleiding toe geven of als de privacywetgeving verandert. Twijfel je over de meest actuele versie van het privacybeleid? Check dan altijd deze pagina, dan weet je zeker dat je goed zit.
De laatste wijzigingen zijn gemaakt op 16 februari 2023.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
OpenUp B.V. (“OpenUp”), gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77340159 is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Waarop is dit privacybeleid van toepassing?
Dit privacybeleid is van toepassing op alle producten en diensten die OpenUp aanbiedt en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft, op welke manier dan ook.
Denk aan (potentiële) gebruikers van onze diensten, bezoekers van de website, sollicitanten en alle overige personen die contact met ons opnemen of van wie wij persoonsgegevens verwerken, met uitzondering van OpenUp medewerkers.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot jou als persoon. De meest basic persoonsgegevens zijn jouw naam, telefoonnummer, adres en/of e-mailadres. Daarnaast gaat het om alle andere gegevens die je met ons deelt die te herleiden zijn naar jou en relevant zijn voor het contact met OpenUp. Denk aan jouw hulpvraag, of informatie over jouw persoonlijke situatie. Daarnaast kunnen je IP-adres en surfgedrag bijvoorbeeld ook onder persoonsgegevens vallen.
Welke persoonsgegevens verwerken we?
We verwerken bij OpenUp verschillende persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.
We kunnen de volgende gegevens over jou verwerken:
● Voor- en achternaam
● E-mailadres
● Telefoonnummer
● Adres en woonplaats
● Informatie over jouw persoonlijke situatie en gezondheid, waaronder jouw hulpvraag
● De uitkomsten van jouw check-in
● Eventuele andere persoonsgegevens die je met ons deelt
Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken we jouw persoonsgegevens?
In onderstaande tabel vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken, voor welk doel en op basis van welke grondslag. Daarnaast kun je zien hoe we deze gegevens hebben verkregen.
| Type gegevens | Bron | Doel | Grondslag |
|---|---|---|---|
| – Voor- en achternaam – E-mailadres – Telefoonnummer – Adres en woonplaats – Eventuele andere persoonsgegevens die je met ons deelt (behalve gegevens over jouw gezondheid) |
Verstrekt door jou als gebruiker van de OpenUp diensten: – als jijzelf – tijdens een gesprek, bijeenkomst of telefonisch – deze persoonlijke gegevens met ons deelt – als jijzelf digitaal – tijdens een online consult of via e-mail, chat of webformulieren op de website – deze persoonlijke gegevens met ons deelt |
Deze gegevens worden gebruikt om onze diensten zo goed mogelijk te kunnen aanbieden aan jou als gebruiker van het OpenUp platform | De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en OpenUp (conform artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming “AVG”). Deze overeenkomst komt tot stand wanneer je ons een hulpvraag stelt of een afspraak met ons maakt per chat, telefoon of videobellen |
| -Informatie over jouw persoonlijke situatie en gezondheid – De uitkomsten van jouw check-in* *Deze gegevens noemen wij welzijnsdata |
Verstrekt door jou als gebruiker van de OpenUp diensten:
– als jijzelf – tijdens een gesprek, bijeenkomst of telefonisch – deze persoonlijke gegevens met ons deelt – als jijzelf digitaal tijdens een online consult of via e-mail, chat of webformulieren op de website – deze persoonlijke gegevens met ons deelt |
Deze gegevens worden verwerkt om onze diensten zo goed mogelijk te kunnen aanbieden aan jou als gebruiker van het OpenUp platform | Deze gegevens worden alleen verwerkt als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven (conform artikel 6 lid 1 sub a resp. artikel 9 lid 2 sub a AVG). Deze toestemming geef je bij het online maken van een afspraak |
|
Verstrekt door jou wanneer je je op de website inschrijft voor onze (e-mail) nieuwsbrieven | Deze gegevens worden verwerkt om contact met jou te houden en jou van informatie te voorzien, bijvoorbeeld door middel van onze (e-mail) nieuwsbrieven en blogs | De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is dat we jouw toestemming hebben gekregen om persoonsgegevens te verwerken (conform artikel 6 lid 1 sub a AVG). Deze toestemming geef je online als je je inschrijft voor onze nieuwsbrieven. Je kunt je hier altijd voor afmelden via de ‘unsubscribe’ link onderaan deze (e-mail) nieuwsbrieven |
| Gegevens over onze dienstverlening en de uitkomsten daarvan | Door ons verkregen door jouw gebruik van onze diensten | Om onderzoek te kunnen doen naar de effectiviteit van onze diensten, om deze te kunnen verbeteren en om rapportages (die niet naar een natuurlijke persoon te herleiden zijn) op te kunnen stellen voor de werkgever | We zullen deze gegevens pseudonimiseren of, indien mogelijk, anonimiseren. Voor zover hierbij toch sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens gebeurt dat alleen als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven (conform artikel 6 lid 1 sub a resp. artikel 9 lid 2 sub a AVG). Deze toestemming geef je bij het online maken van een afspraak |
| We houden gebruikersstatistieken bij van onze website, zoals het aantal bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en hoe er wordt geklikt | Door ons verkregen tijdens jouw bezoek aan de website van OpenUp. Denk hierbij aan jouw surfgedrag, waaronder gegevens over je eerste, vorige en huidige bezoek, welke pagina’s je bekijkt, hoe je door de site heen navigeert en op welke onderdelen je klikt | We kunnen hiermee onze website optimaliseren en de gebruiksvriendelijkheid vergroten | Het gaat hierbij om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot jou als individuele bezoeker.
Voor zover hierbij toch sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens, dan hebben we daar een gerechtvaardigd belang bij (conform artikel 6 lid 1 sub f AVG) |
Je kan bij ons solliciteren op een functie. We verwerken dan de volgende persoonsgegevens:
|
Verstrekt door jou wanneer je online het sollicitatieformulier invult | Deze gegevens worden door ons gebruikt om te beoordelen of je geschikt bent voor de functie en om contact met jou op te nemen | We hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van deze gegevens (conform artikel 6 lid 1 sub f AVG). Anders kunnen we namelijk niet beoordelen of je geschikt bent voor de functie en/of kunnen we geen contact met jou opnemen |
Hoe beschermen wij jouw persoonsgegevens?
OpenUp neemt veel maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen, zowel op technisch als organisatorisch vlak. Hier zijn we continu alert op zodat jouw gegevens op een zorgvuldige manier worden verwerkt. Dit doen we door:
- Passende maatregelen te treffen zodat jouw persoonsgegevens, gelet op de mogelijke risico’s, veilig zijn. Zo laten we jaarlijks een externe audit doen om te beoordelen of onze maatregelen voldoen aan de meest recente standaarden op het gebied van informatiebeveiliging.
- Ervoor te zorgen dat de OpenUp-medewerkers die jouw persoonsgegevens kunnen inzien zich houden aan de geheimhouding daarvan. Want, goed om te weten: al onze psychologen (coaches) hebben strikt beroepsgeheim. Daarnaast zijn zij en de andere OpenUp-medewerkers ook contractueel tot geheimhouding verplicht.
- Gebruikersnamen en wachtwoorden in te stellen op al onze systemen. Deze systemen testen we, samen met vakkundige experts, regelmatig op hun werking en robuustheid.
- Waar mogelijk jouw persoonsgegevens te anonimiseren of pseudonimiseren, om zo jouw privacy te kunnen waarborgen in het geval van mogelijke calamiteiten.
Met wie worden jouw gegevens gedeeld?
OpenUp kan jouw persoonsgegevens delen met de volgende partijen:
- Met jou als gebruiker.
- Medewerkers van OpenUp die rechtstreeks betrokken zijn bij de coaching van jou als gebruiker, maar alleen voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van hun werkzaamheden.
- Medewerkers van OpenUp die zich bezighouden met de administratie en het doen van onderzoek naar de verbetering van onze diensten. Deze medewerkers hebben alleen toegang tot persoonsgegevens die anoniem of onder pseudoniem zijn.
- Enkele moeder-, zuster- en/of dochterondernemingen van OpenUp. Dit zijn OpenUp Technologies B.V. (deze entiteit beheert en ontwikkelt de software die gebruikt wordt bij de uitvoering van onze dienstverlening) en OpenUp Medical B.V. (alleen indien je ook van de dienstverlening van OpenUp Medical B.V. gebruik maakt).
Daarnaast kunnen we voor het verwerken van jouw persoonsgegevens andere dienstverleners (“verwerkers”) inschakelen. Zij zullen in deze gevallen uitsluitend werken volgens de instructies en richtlijnen van OpenUp. We hebben met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de AVG. Een overzicht van verwerkers vind je in onderstaande tabel:
| Verwerker | Doel |
|---|---|
| 24sessions | Videobellen met onze coaches |
| Microsoft Azure | Hosting data van dossiers |
| Voor e-mail contact en analyse website gebruik | |
| Sendgrid | Versturen van e-mails vanuit ons platform |
| ActiveCampaign | Versturen van OpenUp updates en nieuwsbrieven |
| Livestorm | Deelnemen aan OpenUp Spaces |
| Voys | Telefonisch contact (alleen wanneer je belt met een van onze lokale nummers) |
| LiveChat | Bij chatten via onze website (alleen wanneer je via de chat op onze website contact met ons zoekt) |
Jouw persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld als daar een grondslag voor is. We delen jouw persoonsgegevens nooit met jouw werkgever. We delen je gegevens ook nooit met derden voor commerciële doeleinden zonder dat we daarvoor eerst jouw toestemming hebben gevraagd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.
We raden je aan om ook het privacybeleid van bovengenoemde partijen te lezen.
Waar slaan wij jouw gegevens op?
We bewaren jouw welzijnsdata op servers die zich bevinden binnen de Europese Unie.
Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
We leren je graag kennen maar bewaren jouw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk. Hierbij houden we rekening met de volgende bewaartermijnen:
- Gegevens over jouw persoonlijke situatie en welzijn
Deze bewaren we drie jaar na het stoppen van de dienstverlening van OpenUp, tenzij je ons toestemming geeft om de gegevens ook na afloop van deze periode te bewaren. - Financiële en administratieve gegevens: deze bewaren we zeven jaar na vastlegging van de gegevens.
- Gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens
Deze worden zeven jaar na uitdiensttreding of na het einde van de overeenkomst van de opdracht bewaard. Een kopie van jouw paspoort wordt vijf jaar bewaard en overige gegevens uit jouw personeelsdossier worden twee jaar bewaard. - Gegevens van sollicitanten
Deze worden tot vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure bewaard, tenzij we jouw toestemming hebben gekregen om deze langer te bewaren. Dan is dit voor de maximale duur van één jaar. - Bezoekers van de website
Deze worden maximaal twee jaar na het laatste bezoek aan de website bewaard, tenzij je hier eerder bezwaar tegen hebt gemaakt. In dat geval gaan we over tot vernietiging van deze gegevens.
Hoe zit het met cookies en andere technieken op de website?
Wij zijn boven alles een platform voor mentaal welzijn. Onze website gebruiken wij met name om informatie te delen en jou als (toekomstige) gebruiker te kunnen bereiken.
Op onze website maken we gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij gebruiken automatisch verzamelde informatie en andere informatie die is verzameld op de website om: (i) onze diensten te personaliseren, zoals het onthouden van informatie zodat je deze niet opnieuw hoeft in te voeren tijdens een bezoek of bij volgende bezoeken; (ii) aangepaste inhoud en informatie te bieden; (iii) de effectiviteit van onze diensten te monitoren en te analyseren; (iv) geaggregeerde statistieken over het gebruik van de site te monitoren, zoals het totaal aantal bezoekers en bekeken pagina’s. Bij het eerste bezoek aan onze website vragen wij jouw toestemming voor het plaatsen van verschillende cookies. Je kunt jouw keuze op elk moment aanpassen of terugtrekken via ‘Cookievoorkeuren’ in de footer van de website.
Meer informatie over cookies kun je vinden op http://www.allaboutcookies.org
Wat als je jouw persoonsgegevens wilt inzien, wijzigen of verwijderen?
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben dan kan je altijd contact met ons opnemen via privacy@openup.com.
Je kan onder meer:
• inzage krijgen in de exacte persoonsgegevens die we van jou hebben en uitleg krijgen wat we met deze gegevens doen;
• jouw recht uitoefenen om gegevens van ons te ontvangen, zodat je deze over kan dragen (dataportabiliteit);
• fouten laten corrigeren;
• verouderde persoonsgegevens laten verwijderen;
• de door jou gegeven toestemming voor verwerking van persoonsgegevens intrekken: en/of
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van persoonsgegevens.
Meer in het bijzonder kan jouw coach je desgevraagd altijd de gegevens laten zien die in jouw dossier zijn opgenomen. Je coach kan ook een kopie van je dossier met je delen. Als je jouw dossier wilt inzien of een kopie van ons wilt ontvangen, stuur dit verzoek dan via e-mail naar privacy@openup.com. Als je van mening bent dat de persoonsgegevens in jouw dossier feitelijk onjuist zijn, kun je jouw coach vragen om deze gegevens te corrigeren.
Als je jouw persoonsgegevens wilt laten verwijderen voor het verstrijken van de door ons aangegeven bewaartermijn, kan je hiervoor ook per mail een verzoek sturen (privacy@openup.com). In de meeste gevallen gaan wij zo snel mogelijk op jouw verzoek in en verwijderen we jouw persoonsgegevens.
Het recht om een klacht in te dienen
Als je een klacht hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, stuur dan een mail naar privacy@openup.com, of bespreek het direct met jouw coach. We staan je graag te woord en zullen uiteraard proberen mogelijke klachten naar tevredenheid op te lossen. Het is hiernaast ook mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Nog vragen?
Stel ze vooral en blijf er niet mee rondlopen. Je kunt je vraag aan ons stellen per mail via privacy@openup.com of direct aan jouw coach. We staan je graag te woord, wat je vraag ook is!