Privacyverklaring

We houden bij OpenUp van openheid en transparantie en zijn ook open en transparant over hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan. Jouw privacy staat bij ons altijd op nummer één. Jouw gegevens zijn veilig bij ons en we zullen deze netjes gebruiken.

 

Deze Privacyverklaring biedt belangrijke juridische informatie over hoe OpenUp jouw persoonsgegevens verwerkt wanneer je gebruikmaakt van onze diensten of onze website bezoekt. Wij adviseren je om de verklaring zorgvuldig door te lezen.

 

Als je vragen, zorgen of klachten hebt, neem dan gerust contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer) via dpo@openup.com.

 

Laatst bijgewerkt op 13 februari 2024

 

1. Algemene informatie

 

Jouw privacy is belangrijk voor ons. Deze Privacyverklaring bevat informatie over jouw privacyrechten en hoe OpenUp B.V. jouw persoonsgegevens verwerkt. Deze Privacyverklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van gebruikers van onze diensten, van bezoekers van onze website en van personen die solliciteren naar een functie bij OpenUp.

 

 

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?

 

OpenUp B.V. (OpenUp), gevestigd te Amsterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 77340159 is een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de toepasselijke privacyregels, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

 

3. Welke persoonsgegevens verwerken we en voor welke doelen?

 

We verwerken jouw persoonsgegevens. Met ‘verwerken’ bedoelen we dat, afhankelijk van de specifieke omstandigheden en context, OpenUp jouw persoonsgegevens bijvoorbeeld kan verzamelen, opslaan, gebruiken en doorgeven. Hieronder lees je hier meer over.

 

 

3.1. Gebruikers van onze diensten

 

OpenUp verwerkt persoonsgegevens van gebruikers voor het verlenen van onze diensten. We doen dit bijvoorbeeld wanneer je een MyOpenUp account aanmaakt of wanneer je besluit persoonsgegevens met ons te delen in het kader van de begeleiding door een van onze psychologen of lifestyle experts. 

 

Betrokken personen Verwerkingsdoel(en) Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt Rechtsgrondslagen
Personen die gebruik maken van onze diensten Het verlenen van toegang tot ons platform d.m.v. een MyOpenUp account Aanmaken MyOpenUp account:

  • E-mailadres
  • Voornaam
  • Geboortejaar
  • Werkgever (indien van toepassing)
Gezondheidgegevens verwerken we op basis van jouw toestemming. Deze wordt gevraagd bij het aanmaken van een My OpenUp account.

Overige (niet-bijzondere) persoonsgegevens verwerken we voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen jou en OpenUp (deze komt tot stand wanneer je onze gebruiksvoorwaarden accepteert).

 

Voor het opstellen van de rapportages voor de werkgevers worden de gegevens gepseudonimiseerd, dan wel geanonimiseerd, waardoor deze niet te herleiden zijn naar natuurlijke personen. Voor zover hier sprake zou zijn van de verwerking van persoonsgegevens gebeurt dat alleen als je daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven. Deze wordt gevraagd bij het aanmaken van een My OpenUp account.

Begeleiding door een van onze  psychologen en/of lifestyle experts in een 1-op-1 consult De informatie die wordt gevraagd voor het aanmaken van een MyOpenUp account plus:

  • Telefoonnummer
  • Informatie over jouw persoonlijke situatie en welzijn
Het deelnemen aan OpenUp Spaces De informatie die wordt gevraagd voor het aanmaken van een MyOpenUp account plus telefoonnummer
Het uitvoeren van de OpenUp check-in (self guided care)
  • Naam en e-mailadres
  • Informatie over jouw persoonlijke situatie en welzijn
Het deelnemen aan een HR-roundtable en het daarna versturen van relevante informatie ten aanzien van onze dienstverlening.

 

Het creëren van (anonieme) rapportages voor de werkgever om inzicht te verschaffen in onze dienstverlening en het effect daarvan.

  • Naam en e-mailadres
  • Job title
  • Organisatie
  • Geboortedatum
  • Werkgever

 

 

3.2. Websitebezoekers

 

OpenUp verwerkt persoonsgegevens voor het aanbieden, onderhouden en verbeteren van onze website. Hierbij kan het ook gaan om het reageren op vragen wanneer je via de website contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via de chatfunctie. Voor specifieke informatie over de hierbij gebruikte cookies en soortgelijke technologieën verwijzen we naar onze cookieverklaring.  

 

Betrokken personen Verwerkingsdoel(en) Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt Rechtsgrondslagen
Websitebezoekers
  • Voor onderhoud en optimalisatie van de website 
  • Voor het analyseren en verbeteren van onze diensten
  • Voor het behandelen van eventuele verzoeken, klachten en geschillen
  • Om met je te communiceren via onze chatfunctie 
  • IP-adres
  • Browsertype en browserinstellingen
  • Andere technische informatie die we kunnen verzamelen door middel van cookies
  • Informatie die je aan ons verstrekt wanneer je contact met ons opneemt via de chatfunctie, in ieder geval je naam en e-mailadres
We verwerken persoonsgegevens van websitebezoekers op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het aanbieden en beveiligen van onze website en het nastreven van de verwerkingsdoelen of op basis van jouw toestemming voor het verzamelen van bepaalde categorieën van persoonsgegevens met behulp van cookies en andere technologieën

 

 

3.3. Ontvangers van de nieuwsbrief

 

Betrokken personen Verwerkingsdoel(en) Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt Rechtsgrondslagen
Ontvangers van onze nieuwsbrief Het delen van inzichten en relevante content over mentaal welzijn via onze nieuwsbrief
  • Naam
  • Emailadres
Wanneer je je abonneert op de OpenUp-nieuwsbrief op de website, heb je ons toestemming gegeven om je onze nieuwsbrief te sturen. Het intrekken van deze toestemming is eenvoudig: je kunt op “Afmelden” klikken onderaan elke nieuwsbrief e-mail

 

 

3.4. Sollicitanten

 

Betrokken personen Verwerkingsdoel(en) Persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt Rechtsgrondslagen
Personen die naar een functie bij OpenUp solliciteert Beoordelen van de geschiktheid van de sollicitant voor een vacature bij OpenUp (werving) en om contact met de sollicitant op te nemen. Daarnaast is het voor bepaalde functies belangrijk dat we de integriteit/betrouwbaarheid kunnen toetsen.
  • Voor-en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Adres
  • Foto
  • Geslacht
  • Opleiding
  • Ervaring
  • Verklaring omtrent gedrag
  • Kredietwaardigheid
Persoonsgegevens van sollicitanten verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het selecteren van de beste kandidaten voor OpenUp en voor het nemen van stappen alvorens een contract aan te gaan of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Ook kunnen we persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, bijvoorbeeld voor het bewaren van jouw sollicitatiedossier gedurende een periode van één jaar, mochten we geen baan voor je hebben. Wanneer we een integriteitscheck uitvoeren, zullen we je hier altijd op voorhand over informeren. 

 

4. Hoe verkrijgen we jouw persoonsgegevens?

 

We verkrijgen jouw persoonsgegevens op verschillende manieren:

  • Verstrekt door jou: bijvoorbeeld informatie die je hebt verstrekt voor het aanmaken van een MyOpenUp account, het invullen van de self check-in of tijdens een sessie met een van onze psychologen en/of lifestyle-experts.
  • Verkregen van derden: soms verkrijgen we jouw persoonsgegevens van andere mensen of externe partijen, bijvoorbeeld via een recruiter of social media als jij die partij daar toestemming voor hebt gegeven.
  • Automatisch verkregen: Sommige persoonsgegevens verkrijgen we automatisch, bijvoorbeeld door het gebruik van cookies en soortgelijke technieken (lees hierover meer in paragraaf [..])

 

Wanneer je geen persoonlijke informatie verstrekt

In principe ben je niet verplicht om enige informatie over jouzelf aan ons te verstrekken. Jouw weigering om bepaalde informatie te verstrekken kan echter een negatieve invloed hebben op bijvoorbeeld onze dienstverlening aan jou. Wanneer de verstrekking van bepaalde persoonsgegevens een wettelijke verplichting of een essentiële contractuele vereiste is voor het sluiten van een overeenkomst met ons, zullen we afzonderlijk aanvullende informatie hierover verstrekken voor zover dit niet van tevoren duidelijk is. In dit geval zullen we je ook informeren over de mogelijke consequenties als deze informatie niet aan ons verstrekt wordt.

 

 

5. Met wie worden jouw persoonsgegevens gedeeld?

 

Wij delen jouw persoonsgegevens alleen met derden onder de volgende voorwaarden:

  • Het delen van de persoonsgegevens is voor het verlenen van een dienst of het inschakelen van een derde partij. Zo zullen onderaannemers alleen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben voor hun deel van de dienstverlening en de gegevens niet voor hun eigen doeleinden mogen verwerken.
  • De personen bij de derde partij die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om deze gegevens vertrouwelijk te behandelen. 
  • De derde partij is verplicht zich aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming te houden.

 

Er zijn drie categorieën derden (‘verwerkers’) met wie we jouw persoonsgegevens op een ‘need-to-know’-basis kunnen delen:

  • Externe dienstverleners die betrokken zijn bij de betreffende verwerkingsactiviteit (zie overzicht hieronder);
  • Moeder-, zuster en/of dochterondernemingen van OpenUp die betrokken zijn bij de betreffende verwerkingsactiviteit;
  • Overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk verplicht is.

 

Een overzicht van (niet aan OpenUp gelieerde) verwerkers vind je in onderstaande tabel:

 

Verwerker Doel
24sessions Videobellen met onze psychologen
Microsoft Azure Hosting data van dossiers
Google Voor e-mailcontact en analyse websitegebruik
Sendgrid Versturen van e-mails vanuit ons platform
ActiveCampaign Versturen van OpenUp updates en nieuwsbrieven
Livestorm Deelnemen aan OpenUp Spaces
Voys Telefonisch contact (alleen wanneer je belt met een van onze lokale nummers)
LiveChat Bij chatten via onze website (alleen wanneer je via de chat op onze website contact met ons zoekt)
Mollie Betaling voor onze diensten (alleen wanneer jijzelf en niet jouw werkgever betaalt voor OpenUp)
Greenhouse Ondersteuning bij je sollicitatie (alleen wanneer je solliciteert voor een baan bij OpenUp)

 

 

6. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

 

OpenUp hecht groot belang aan het beschermen van de privacy en persoonsgegevens van individuen. Daarom heeft OpenUp passende technische en organisatorische maatregelen getroffen voor het beschermen en beveiligen van jouw persoonsgegevens, waaronder:

  • OpenUp is ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd, wat betekent dat onze processen voldoen aan de (wettelijk) gestelde eisen voor informatiebeveiliging binnen onze sector;
  • We beschikken over intern beleid en procedures, zoals een procedure voor datalekken;
  • Het jaarlijks uitvoeren van een externe audit om te beoordelen of onze maatregelen voldoen aan de meest recente standaarden op het gebied van informatiebeveiliging;
  • We zorgen ervoor dat personen die jouw persoonsgegevens kunnen inzien aan strikte geheimhouding zijn gebonden. Goed om te weten: onze psychologen en lifestyle experts hebben een beroepsgeheim en alle onze medewerkers zijn (ook) contractueel tot geheimhouding verplicht;
  • We hebben gebruikersnamen en wachtwoorden ingesteld op al onze systemen. Deze systemen testen we, samen met vakkundige experts, regelmatig op hun werking en robuustheid.

 

 

7. Naar welke landen geven we jouw persoonsgegevens door?

 

OpenUp verwerkt jouw persoonsgegevens in principe niet in landen buiten de Europese Economische Ruimte (ERR). Dit geldt in ieder geval voor gegevens over jouw gezondheid. In het geval dat jouw gegevens buiten de EER worden verwerkt, wordt de doorgifte als volgt gelegitimeerd:

  • De doorgifte van jouw persoonsgegevens naar een derde partij buiten de EER kan in de eerste plaats worden gelegitimeerd op grond van een zogenaamde adequacy decision van de Europese Commissie, een besluit waarin verklaard wordt dat het betreffende derde land een toereikend niveau van gegevensbescherming biedt. Een overzicht van alle genomen adequacy decisions kun je hier vinden.
  • Wanneer jouw persoonsgegevens doorgegeven worden naar een land buiten de EER waarvoor geen adequacy decision van kracht is, passen we de relevante versie van de Modelcontractbepalingen toe in het contract met de bij de doorgifte betrokken partij. Dit is een door de Europese Commissie goedgekeurd modelcontract voor het waarborgen van de bescherming van jouw persoonsgegevens, waarbij de partijen de bijlagen invullen voor het verstrekken van relevante informatie over de verwerking. Waar passend worden aanvullende voorzorgsmaatregelen genomen.

 

 

8. Hoe bepalen we hoe lang we jouw persoonsgegevens bewaren?

 

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. Zo wissen we gegevens over jouw persoonlijke situatie en welzijn [drie] jaar nadat jij stopt met het gebruikmaken van de diensten van OpenUp.

 

Er kunnen echter uitzonderingen van toepassing zijn op de algemene bewaartermijnen:

  • Kortere bewaartermijn. Als je bepaalde privacyrechten uitoefent, is het mogelijk dat wij jouw persoonsgegevens voor een kortere periode bewaren.
  • Langere bewaartermijn. In bepaalde situaties verwerken wij jouw persoonsgegevens voor een langere periode dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer we persoonsgegevens langer moeten verwerken vanwege:
    • Bewaarplichten. Om te voldoen aan een minimale bewaartermijn of andere wettelijke verplichting waaraan OpenUp is onderworpen op basis van EU-wetgeving of de wetgeving van een EU-lidstaat;
    • Procedures. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in verband met een juridische procedure;
    • Vrijheid van meningsuiting. Wanneer verdere verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is om het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie uit te oefenen;
    • Jouw (uitdrukkelijke) toestemming om de gegevens ook na afloop van de bewaartermijn te bewaren.

 

Als je meer wilt weten over hoe lang we (persoons)gegevens verwerken en waarom, kan je contact met ons opnemen. Onze contactgegevens staan vermeld onderaan deze privacyverklaring.

 

 

9. Wat zijn jouw privacyrechten?

 

Onder de AVG heb je als betrokkene verschillende rechten:

  • Recht op inzage: het recht om te verzoeken om inzage van jouw persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie: als de persoonsgegevens die we over jou hebben onjuist zijn, heb je het recht om ons te verzoeken deze te corrigeren.
  • Recht op vergetelheid: als je wilt dat wij jouw persoonsgegevens verwijderen, heb je het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. We hoeven echter niet in alle gevallen aan dergelijke verzoeken te voldoen.
  • Recht van bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens wanneer we ons beroepen op ons gerechtvaardigde belang als verwerkingsgrond (zie paragraaf 3 hierboven).
  • Recht op beperking: houdt in dat OpenUp op jouw verzoek persoonsgegevens blijft opslaan, maar er in principe niets meer mee mag doen.
  • Recht op menselijke blik bij automatische besluiten: dit betreft het recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op een geautomatiseerde verwerking en dat aanzienlijke gevolgen heeft voor de persoon. In dit verband informeren wij jou dat wij bij de verwerking van jouw gegevens geen gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming.
  • Recht om toestemming in te trekken: je kunt jouw toestemming voor een specifieke verwerkingsactiviteit te allen tijde intrekken. Het intrekken van de toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voordat deze werd ingetrokken.
  • Recht op het indienen van een klacht: Dit betreft jouw recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, in het bijzonder in de EU-lidstaat waar je woont, werkt of waar een vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Een overzicht van de toezichthoudende autoriteiten en hun contactgegevens vind je hier. Wij zouden het zeer op prijs stellen als je ons zou willen benaderen met jouw problemen voordat je de toezichthoudende autoriteit benadert. Wij verzoeken je daarom vooraf contact met ons op te nemen via de vermelde contactgegevens.

 

Hoe kun je jouw privacyrechten uitoefenen?

Je kunt jouw privacyrechten kosteloos uitoefenen door jouw verzoek via e-mail te sturen aan privacy@openup.com. We zullen zonder onnodige vertraging en in principe binnen een maand na ontvangst van het verzoek informatie verstrekken over de opvolging van het verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan deze periode met twee maanden verlengd worden.

 

 

10. Hoe kun je contact met ons opnemen?

 

Wanneer je vragen, zorgen of klachten hebt, neem dan gerust contact op met ons via privacy@openup.com

 

 

11. Wijzigingen

 

We kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen om deze aan te passen aan nieuwe technologieën, gangbare praktijken, wet- en regelgeving of voor andere doeleinden. De meest recente versie kan altijd worden geraadpleegd op onze website.