Zo maak je hybride werken toekomstbestendig

2 sep ‘22
5 min
Redactie OpenUp
Gecontroleerd door psycholoog Judith Klenter

Een overgrote meerderheid van de werknemers werkt het liefst deels op kantoor en deels vanuit huis. Maar veel van hen maken zich ook zorgen over het zogenaamde ‘hybride werken’. Hoe komt dat en wat kan jouw organisatie doen om deze uitdagingen te tackelen? 

 

 

Inventarisatie van het huidige model van hybride werken

 

De COVID-19 pandemie zorgde voor snelle verandering op de werkvloer. Flexibiliteit staat nu veel hoger op de agenda. Wereldwijd geeft 85% van de werknemers de voorkeur aan een baan met flexibele werktijden. Ook flexibiliteit in de werklocatie blijkt belangrijk:

  • 70% van de werknemers wil kunnen wisselen tussen thuiswerken en werken op kantoor;
  • 20% wil alleen nog maar thuiswerken;
  • Slechts 10% wil volledig op kantoor werken.

 

Deze bevindingen maken één ding kraakhelder: hybride werkmodellen zijn de toekomst. Werknemers prefereren het omdat het maximale flexibiliteit en autonomie biedt: ze kunnen zowel van de voordelen van thuiswerken genieten als van de voordelen van op kantoor werken. Ook ‘workcations’, waarbij je vanaf je vakantieadresje werkt, worden normaler. Als het type baan het toelaat natuurlijk. 

 

De uitdagingen: waarom maken werknemers zich zorgen?

 

Werknemers die zich willen focussen, werken thuis. Werknemers die willen samenwerken aan een project of ideeën met collega’s willen uitwisselen, komen naar kantoor. Dat klinkt super toch? 

 

Toch zijn er zorgen onder werknemers. Deze hebben de volgende drie oorzaken:

  1. De werkgever spreekt verwachtingen niet duidelijk uit over wanneer mensen kunnen thuiswerken en wanneer ze op kantoor worden verwacht;
  2. De juiste tools voor hybride werken ontbreken;
  3. Werknemers die liever thuiswerken denken minder kansen te krijgen dan zij die op kantoor werken.

 

We zien dat het niet het thuiswerken zelf, maar het leiderschap oorzaak van de zorgen onder werknemers is. Het management is vaak nog niet ingesteld op hybride werken. 

 

 

Hoe organiseer je hybride werken het best? Vijf snelle tips

 

1. Controle is (niet zo) goed, vertrouwen is beter

 

Je moet als werkgever een aantal zaken in je achterhoofd houden wanneer je hybride werken succesvol wil uitrollen in je organisatie. De eerste is: vertrouwen. De belangrijkste voorwaarde voor hybride werken. In plaats van eisen dat je werknemers acht uur per dag achter hun laptop zitten, zul je hun resultaten voor zich moeten laten spreken. 

 

 

2. Gelijke kansen, zowel thuis als op kantoor

 

Alle werknemers zouden gelijke kansen moeten hebben, ongeacht of ze liever thuis of op kantoor werken. Het zou niet uit moeten maken in de kansen op promotie, loonsverhoging of een interessant project. Het enige dat zou moeten tellen is prestatie. 

 

 

3. Wees transparant over verwachtingen, zonder te betuttelen

 

Het is belangrijk om goed na te denken over hoe je over hybride werken communiceert. Enerzijds moeten verwachtingen helder uitgesproken worden. Anderzijds willen werknemers flexibel en autonoom kunnen werken. Dit betekent dat je rigide top-downregels wilt voorkomen. In plaats daarvan ontwikkel je een aantal basisprincipes voor thuiswerken waaraan iedereen zich kan houden. 

 

 

4. Flexibiliteit is key: vaste uren en flexibele dagen

 

In plaats van een strikt negen-tot-vijfbeleid te hanteren, is het beter een aantal vaste uren af te spreken waarop je verwacht dat al het personeel werkt. Bijvoorbeeld van elf tot drie. Laat werknemers daarbuiten zelf beslissen wanneer ze willen werken. Zo leg je een goede basis voor effectief teamwerk, maar gun je je werknemers daarnaast voldoende flexibiliteit. 

 

Dit geldt ook over de werklocatie: in plaats van verplichte kantoordagen, is het zinvoller werknemers zelf te laten kiezen op welke dagen het het meest waardevol is om naar kantoor te komen. Om te voorkomen dat het kantoor overvol of compleet verlaten is, kun je werknemers vragen hun kantoordagen vooraf in te plannen. Dit kan zelfs een extra incentive zijn om naar kantoor te komen: als je weet dat je favo collega er die dag is, krijg je vanzelf zin om ook te gaan! 

 

 

5. Betrek werknemers in de discussie

 

Je kunt niet iedereen tevreden houden. Daarom waarderen de meeste werknemers een democratische leiderschapsstijl, om toch tot gedragen besluiten te komen. Om je hybride werkmodel succesvol te maken, is het daarom belangrijk om met je werknemers te praten. Zelfs al kun je niet iedere wens inwilligen, ze zullen het waarderen dat ze betrokken worden en zodoende de gemaakte besluiten eerder accepteren. 

 

 

Hoe behoud je je bedrijfscultuur in een hybride werkmodel? 

 

De meerderheid van de werknemers ziet kantoor niet meer als verplichte werklocatie, maar als verlenging van het thuiskantoor. Zij gebruiken thuis als plek om hun taken gedaan te krijgen en kantoor als plek om samen te werken en voor sociale interactie. 

 

Deze trend zorgt voor een aantal uitdagingen voor bedrijven. Veel HR-professionals twijfelen of ze de bedrijfscultuur kunnen behouden zonder dagelijkse aanwezigheid van werknemers op kantoor. Kan de teamspirit hooggehouden worden? En identificeren werknemers zich nog wel met het bedrijf? Met deze drie tips komt dat helemaal goed. 

 

1. Accepteer het nieuwe normaal

 

De rol van werk in onze levens verandert continu. Als HR-professional zul je je dit moeten realiseren. Zo zul je ook moeten accepteren dat hybride werken de toekomst is. Dit is stap één richting het ontwikkelen van creatieve manieren om de bedrijfscultuur te preserveren. Zodat bedrijfscultuur in minder mate bepaald wordt door aanwezigheid op kantoor.

 

 

2. Creëer prikkels om naar kantoor te komen

 

“Wat zeker niet helpt bij het behouden van de bedrijfscultuur is werknemers verplichten naar kantoor te komen”, zegt psycholoog Eva Rüger. Het is veel beter werknemers te prikkelen om vrijwillig naar kantoor te komen. “Als je dit op de juiste manier doet, zullen werknemers een kantoordag gaan zien als een hulpbron in hun werk.” 

 

Maar wees voorzichtig: een lange gang met individuele kantoortjes met gesloten deuren past niet bij een hybride werksfeer. In plaats daarvan zien we een trend richting bedrijfscampussen waar werknemers samen kunnen werken, leren en lol maken. Hedendaagse kantoren bestaan uit flexibele werkplekken, groepsruimtes voor teamwerk en stilteruimtes waar je gefocust kunt werken. Multifunctionele ruimtes voor pauzes, ontspanning en een informeel gesprek, en een werkcafé met gezond eten creëren extra prikkels om naar werk te komen. 

 

Veel grote corporates geven het goede voorbeeld: sportscholen met een brede waaier aan lesjes, massages door erkende fysiotherapeuten, creatieve ruimtes waar werknemers kunnen deelnemen aan workshops zoals pottenbakken, cocktails mixen en digitaal illustreren… Bij grote bedrijven met een dikke portemonnee is alles mogelijk.

 

Uiteraard hebben veel kleinere bedrijven geen toegang tot dezelfde budgets. Toch kan HR ook daar veel doen om werknemers te prikkelen om naar kantoor te komen. Zelfs bij startups zien we dat zij werkplekken creëren waar werknemers graag heen komen. Of het nu stijlvol ingerichte pauzeruimtes zijn, professionele koffieapparatuur of gemeenschappelijke lunches op één of meerdere dagen per week, er is genoeg ruimte om creatief te zijn! 

 

 

3. Positieve remote-werkcultuur

 

In dit digitale tijdperk zijn er meer dan genoeg tools waarmee bedrijven hun cultuur kunnen behouden, ook als werknemers op afstand werken. Wanneer het gaat om dagelijkse werkgerelateerde zaken, bieden communicatietools als Slack uitkomst. Naast chatkanalen voor meetings en kennisdeling, zouden er ook kanalen moeten zijn voor informele interactie. In een ongedwongen sfeer kunnen werknemers ook niet-werkgerelateerde zaken bespreken. 

 

Informele routines stimuleren werknemers deze platforms ook daadwerkelijk te gebruiken. Bijvoorbeeld, sommige teams delen iedere maandag hun hoogtepunt van de vorige werkweek in de vorm van een GIF-je. 

 

Hoe herken je tekenen van mentale uitdagingen bij werknemers? 

 

De pandemie heeft grote invloed gehad op de fysieke en mentale gesteldheid van veel mensen. Volgens een studie genaamd The State of Remote Work 2022, heeft 25% van de werknemers moeite aan het eind van de werkdag af te schakelen. Daarnaast heeft 21% van de werknemers last van eenzaamheid. 

 

Het goede nieuws is dat 31% van de ondervraagden geen negatieve bijwerkingen ervoer als resultaat van het thuiswerken. “In hybride werkmodellen zien we veel minder negatieve gevolgen voor de mentale gezondheid dan wanneer er volledig wordt thuisgewerkt. Je kunt namelijk simpelweg kantoor binnenlopen als je negatieve emoties zoals eenzaamheid ervaart”, legt psycholoog Judith Klenter uit. Toch moeten HR-professionals ook in hybride werkomgevingen extra aandacht schenken aan de mentale gezondheid van werknemers. Dat doe je zo: 

 

 

Communiceer open over mentale gezondheid

 

Een studie van de National Alliance on Mental Illness toonde aan dat 80% van de werknemers terughoudend is met hulp vragen bij mentale gezondheidsproblemen, omdat ze bang zijn voor stigma’s. Daarom doe je er als HR-professional goed aan het gesprek over mentale gezondheid te normaliseren. In een veilige omgeving met voldoende vertrouwen zijn werknemers eerder geneigd hun mentale uitdagingen aan te kaarten. 

 

 

Frequente een-op-een gesprekken

 

“Werknemers die maar zelden naar kantoor komen hebben grotere kans in stilte te lijden”, waarschuwt psycholoog Eva Rüger. Ze vervolgt: “In dergelijke gevallen lukt het HR vaak niet om de juiste ondersteuning te bieden. Vooral bij thuiswerkers is het daarom belangrijk op het mentaal welzijn van werknemers te letten.” 

 

Dit betekent dat mentale gezondheidsexpert regelmatig met werknemers moeten praten voor een persoonlijke check-in. “Het is belangrijk dat deze experts volledig onafhankelijk zijn, zodat de werknemer volledig open kan zijn over eventuele gezondheidsproblemen”, zegt Eva. 

 

Door een partnership aan te gaan met OpenUp bied je je werknemers toegang tot zulke experts. Werknemers kunnen eenmalig of op regelmatige basis – ligt er maar net aan waar hun behoefte ligt – gebruikmaken van onze psychologen. Zonder tussenkomst van hun werkgever. Voor één-op-ééngesprekken of begeleide groepssessies. Dit is een enorme steun in de rug van HR-professionals, vooral in hybride werksferen. En iedereen profiteert: gezonde werknemers zorgen voor een florerende organisatie.

 

Bied de juiste hulpmiddelen

 

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat alle werknemers toegang hebben tot voldoende hulpmiddelen voor hun mentale gezondheid. Mentale gezondheidsplatforms kunnen hierbij helpen, waarin informatie wordt gedeeld over welzijn gerelateerde onderwerpen of waarop werknemers begeleide meditatie- of mindfulness-sessies kunnen volgen. 

 

OpenUp biedt zulke begeleide mindfulness-sessies, evenals mindfulness-training. Deze worden gegeven door gecertificeerde psychologen. Deze trainingen zijn niet alleen beschikbaar tijdens individuele sessies, maar ook tijdens gratis groepssessies. Iedere dinsdag en donderdag. 

 

In lijn met het motto ‘een gezonde geest leeft in een gezond lichaam’, kun je werknemers aanmoedigen voldoende te sporten. Veel bedrijven bieden sportabonnementen aan, terwijl anderen bijvoorbeeld yogalessen organiseren. Ook populair: sport challenges waarin werknemers elkaar aanmoedigen. Denk aan een team run of een wandelchallenge waarbij gebruik wordt gemaakt van een stappenteller. 

 

Om ervoor te zorgen dat stress en bezorgdheid niet uit de hand lopen en verergeren tot een depressie of burnout, kunnen bedrijven hun werknemers toegang geven tot professionele psychologische ondersteuning

 

Het is belangrijk dat deze diensten niet alleen beschikbaar zijn, maar dat werknemers ze ook daadwerkelijk gebruiken. Psycholoog Judith Klenter tipt: “Het helpt als HR-professionals en managers het goede voorbeeld geven door hun eigen ervaringen te delen. Zo normaliseer je het gesprek over mentale gezondheid.”

 

Daarom ontwikkelen wij samen met jou een activatieplan: we activeren 100% van jullie medewerkers om met hun mentaal welzijn aan de slag te gaan en als gevolg hun werkprestaties te verbeteren. 

 

Wil je meer weten over hoe we jou – net als honderden andere bedrijven in Europa –  kunnen helpen het mentaal welzijn van je werknemers te verbeteren? Kijk dan hier of neem contact met ons op.