Voor managers: zo voer je een betekenisvol gesprek in 5 stappen

Hoe zorg je ervoor dat een gesprek met jouw teamleden het gewenste effect heeft? Zodat het een betekenisvol gesprek wordt, voor beide partijen? Ontdek de 5 stappen van onze psychologen voor het voeren van betekenisvolle gesprekken.

 

Wat is een betekenisvol gesprek?

 

Voordat we in onze 5-stappenmethode duiken, geven eerst een definitie van een ‘betekenisvol gesprek’. Het is meer dan praten over koetjes en kalfjes; het gaat over contact maken op een dieper, persoonlijk niveau. Dit houdt in dat je oprechte interesse en empathie toont in de gedachten, gevoelens en ervaringen van de ander. 

 

Een goed gesprek kan de aanzet geven tot innovatief denken, het gezamenlijk oplossen van problemen en effectief teamwerk. Deze gesprekken kunnen gaan over alles van alledaagse taken tot bredere ambities en doelen. 

 

Psycholoog Jochem Bukman legt het zo uit: “Door deel te nemen aan deze uitwisselingen voelen mensen zich gerustgesteld en gewaardeerd, wat een integraal onderdeel is van het succes van de organisatie. Uiteindelijk bevordert het voeren van betekenisvolle gesprekken het mentale welzijn, versterkt het de relaties en stimuleert het de prestaties – voor iedereen beter dus.”

 

 

Stap 1. Verplaats je in de ander

 

Bedenk voordat je een gesprek begint wie je tegenover je hebt. Probeer je zo goed mogelijk te verplaatsen in de ander terwijl je jullie gesprek voorbereidt. Dit helpt je ook om empathie op te bouwen en meer aandacht te hebben voor het perspectief van de ander. 

 

Om je voor te bereiden op het gesprek kun je jezelf de volgende vragen stellen: 

• Met wat voor type persoon spreek ik? Zijn ze bijvoorbeeld extravert, of juist wat rustiger?
• Wat is hun communicatiestijl: meteen to the point, of minder direct? 
• Zijn er culturele verschillen waar ik rekening mee moet houden? 
• Wat zou de ander nodig kunnen hebben in dit gesprek? Hebben ze bijvoorbeeld behoefte aan jouw steun, of vooral duidelijke feiten?

 

Tijdens het gesprek kun je naar deze vragen blijven teruggrijpen. Dat is een goede check voor jezelf om het doel van het gesprek helder voor ogen te houden, en je te blijven verplaatsen in het perspectief van de ander.

 

 

Stap 2. Vraag altijd instemming

 

Kondig het gesprek altijd aan en vraag of je collega het oké vindt om te praten. Dat is belangrijk voor een gelijkwaardig gesprek, waarin beide kanten zich inzetten voor een goede uitkomst, en het geeft blijk van psychologische veiligheid.

 

Vraag altijd instemming als je feedback wilt delen of gevoelige vragen wilt stellen. Bijvoorbeeld: ‘Het viel me op dat je erg stil was tijdens de vergadering. Kunnen we daarover praten? Of: ‘Ik heb een idee voor een andere aanpak. Sta je ervoor open om meer te horen?’ 

 

Wees ook voorbereid op een ‘nee’. Als iemand het gesprek (nu) niet wil aangaan, kun je vragen of diegene ervoor open staat om het gesprek op een ander moment te voeren. Je kunt ook vragen ‘Is er iets wat ik nu voor je kan doen?’, en alvast verwijzen naar andere hulp (zoals OpenUp).

 

Lees ook 💡 Zo herken je uitdagingen in mentaal welzijn bij collega’s

 

 

Stap 3. Ben je volledig aanwezig met je aandacht?

 

Om een zinvol gesprek te kunnen voeren, moet je volledig aanwezig zijn. Zorg ervoor dat er geen afleidingen zijn en dat je privacy hebt. Kies bijvoorbeeld een gesloten kamer zonder ramen. 

 

Wees daarnaast niet alleen aanwezig bij wat er gezegd wordt, maar ook bij hoe het gezegd wordt. Let op de toon, lichaamstaal en de intonatie van de ander. Wees je ook bewust van je eigen emoties en hoe je die kunt reguleren tijdens het gesprek. Haal bijvoorbeeld diep adem als je merkt dat je ongeduldig wordt. En wees niet bang als er stiltes vallen: gebruik een stilte om te evalueren, reflecteren en over een volgende vraag na te denken. 

 

Stap 4. Check of je de ander goed hebt begrepen

 

In een goed gesprek probeer je je niet te laten leiden door je eigen aannames en ervaringen, maar is je voornaamste doel om de ander te begrijpen. Dit doe je door open vragen te stellen en suggestieve vragen te vermijden. Vraag bijvoorbeeld niet: ‘Voelde je je ongemakkelijk tijdens de presentatie?’ In plaats daarvan kun je vragen: “Wat is je gevoel over de presentatie?”

 

Oefen ook om niet te oordelen en het perspectief van de ander te accepteren. Om er zeker van te zijn dat je de ander goed hebt begrepen, kun je samenvatten wat er is gezegd en controleren of je op het juiste spoor zit. 

 

Meer gesprekstips voor actief luisteren? Volg onze cursus voor managers: Maak mentaal welzijn bespreekbaar met je team

 

 

Stap 5. Spreek duidelijke vervolgstappen af

 

Maak aan het einde van je gesprek duidelijke afspraken over de volgende stappen. Wat spreek je af voor de toekomst? Welke vervolgstappen ga jij of gaat de ander zetten?

 

Wees ook duidelijk over wat je voor de ander kunt doen en zo nodig welke andere hulpbronnen beschikbaar zijn. Kun jij iets doen om hen verder te helpen? Of is er een collega of een andere afdeling die jullie om advies kunnen vragen?

 

Het belang van een goed gesprek

 

Betekenisvolle gesprekken vereisen toewijding en aandacht, maar kunnen zorgen voor veel meer verbinding met – en begrip voor – je collega’s. Door deze 5 stappen toe te passen, kun je de onderlinge communicatie verbeteren én zorg je ervoor dat teamleden zich gehoord, gezien en gewaardeerd voelen. 

 

Met deze aanpak draag je bij aan het creëren van een veilige werkomgeving, wat zorgt voor minder stress en meer zelfvertrouwen onder je teamleden. En dat verbetert het mentale welzijn van iedereen in jullie organisatie weer. “In een veilige omgeving werkt iedereen niet alleen goed samen, maar bloeit iedereen ook samen op, waardoor een cultuur ontstaat waarin goed in je vel zitten hand in hand gaat met groei“, sluit psycholoog Jochem af.