De psychologie achter een goede onboarding van nieuwe medewerkers

 

Voor een goed onboardingsproces hebben niet alleen de praktische aspecten aandacht nodig, ook inzicht in de psychologie van mensen tijdens zo’n eerste periode is erg belangrijk. Wat doet een nieuwe baan en inwerkperiode met een nieuwe medewerker? En hoe richt je met deze kennis een onboardingsproces optimaal in, ook als je op afstand van elkaar werkt? Onze OpenUp-psychologen geven in dit ebook inzichten vanuit de psychologie en bovendien praktische tips om nieuwe medewerkers zo goed mogelijk te laten landen in de organisatie.

 

De eerste fase is cruciaal

 

Aan een nieuwe baan beginnen is voor iedereen spannend. De meeste mensen ervaren onzekerheid, stress en zenuwen op de eerste werkdag. Het is heel normaal dat deze gevoelens naar boven komen: een nieuwe baan is een grotere verandering en alles is nieuw. Het duurt dan ook even om ‘veiligheid’ te vinden in een nieuwe, onbekende situatie. Als HR-professional wil dit proces zo goed mogelijk te ondersteunen, maar het integreren en behouden van nieuwe medewerkers blijft voor veel organisaties een grote uitdaging.

 

Zonder een solide onboardingstraject vertrekt 20% van de medewerkers binnen de eerste 45 dagen na indiensttreding en bijna een op de drie verlaat het bedrijf (vrijwillig of onvrijwillig) voor het einde van het eerste jaar. 5% stopt zelf onmiddellijk na een eerste dag, als deze ‘rampzalig’ verloopt. Het vervangen van een medewerker kost een organisatie gemiddeld tussen de 50% en 150% van het jaarsalaris* , iets wat je uiteraard liever wilt voorkomen.

 

Het belang van een goede onboarding

 

Met een goed ingericht onboardingsproces voelen nieuwe medewerkers zich sneller onderdeel van je organisatie. Dankzij een prettige eerste ervaring en een goede integratie, raken ze eerder gemotiveerd, productief en betrokken en zullen ze minder snel vertrekken. Dit is zowel gunstig voor de medewerker zelf, die graag zo snel mogelijk wil presteren, als voor de processen en doelen van de organisatie. Succesvolle onboarding heeft daarnaast een positief effect op de employer branding.

 

In de eerste weken na het starten van een nieuwe baan zal het directe netwerk van de nieuwe medewerker, van vrienden en familie tot oud-collega’s, op de hoogte worden gesteld van de ervaringen bij de nieuwe werkgever. Uiteraard wil je dat je een goed visitekaartje achterlaat. Dit maakt je organisatie aantrekkelijker voor nieuwe talent, als een fijn bedrijf om voor te werken.

 

De psychologie achter onboarding

 

Onboarding begint uiteraard met praktische zaken als laptops, inloggegevens en uitleg over systemen waarmee wordt gewerkt. Maar het proces behelst meer dan een inwerkdag of -week. Een nieuwe medewerkers moet zich wegwijs worden binnen de organisatie, binnen de visie en missie, maar vooral binnen de cultuur. Het gaat erom dat iemand zich helemaal thuis en op zijn of haar plek gaat voelen. Hier staat geen vaste periode voor, maar je kunt dit proces als HR-professional wel versoepelen door goed in te zoomen op de psychologische aspecten van zo’n eerste fase binnen een bedrijf.

 

De behoefte om erbij te horen

Je kunt het proces van onboarding het beste bekijken door de bril van Maslow en zijn behoeftepiramide. Na de fysiologische basisbehoeften van een mens (als eten en slapen) en de behoefte aan veiligheid en zekerheid (als geld en een dak), geeft sociale acceptatie de belangrijkste bijdrage aan het ons welzijn. We hebben allemaal een ‘need to belong’ , een behoefte om bij een groep te horen.

 

Wanneer we het gevoel hebben erbij te zijn en erbij te horen, gaan we ons inzetten voor het belang van de groep, in plaats van alleen voor onszelf. Je ziet dan ander gedrag ontstaan, dat aangepast is aan de cultuur, de waarden en normen. Bij het onboardingsproces is het dus belangrijk een gevoel van verbondenheid te stimuleren. Dit kan je zowel op organisatieniveau als op teamniveau bewerkstelligen in onboarding

 

De piramide van Maslow in de praktijk

 

In de behoeftepiramide van Maslow worden de behoeften van het individu schematisch weergegeven in de volgorde van de prioriteit die toegekend wordt. Hieronder wordt de piramide van Maslow toegepast op de onboarding van nieuwe medewerkers.

 

1. Zelfrealisatie – Werknemer heeft de vrijheid en het zelfvertrouwen om initiatief te nemen en creatief te zijn in de functie.

2. Erkenning en waardering – Erkenning leidt tot betere werkprestaties. Dit kan bereikt worden door aandacht te besteden aan de socialisatie van nieuwe medewerkers.

3. Sociaal contact en acceptatie – Erbij horen. Dit bereik je door de hele organisatie te betrekken bij de introductie van de nieuwe medewerker.

4. Veiligheid en zekerheid – Werknemer voelt zich op zijn gemak op de werkplek.

5. Lichamelijke basisbehoeften – Fysieke en technologische middelen die de werknemer nodig heeft om hun werk te kunnen doen.

 

Tips voor een goede onboarding

 

1. Besteed aandacht aan een warm welkom

 

Aan een nieuwe baan beginnen is vaak erg spannend, een warm welkom draagt bij aan het vertrouwen van een nieuwe medewerker, zowel in zichzelf als in de organisatie. We willen het goed doen en ergens bij horen, die behoefte ervaren we allemaal. In real life voelt een gastvrij ontvangst uiteraard anders dan wanneer de werknemer op de eerste dag ‘alleen’ vanuit huis opstart.

 

Toch kun je via een computerscherm ook het verschil maken. Plan aan het begin van de eerste werkdag een persoonlijke 1-op-1 ontmoeting in, neem hiervoor de tijd. Maak oogcontact, glimlach, toon oprechte interesse en stel vragen.

 

Denk ook aan je werkoutfit, trek iets aan dat past bij de cultuur. Zorg ook voor kennismakingsgesprekken met andere collega’s, geef voldoende mogelijkheid om een goede relatie op te bouwen met collega’s en manager, zo zal iemand zich sneller onderdeel voelen van de organisatie.

Beeld je in hoe jij jouw eerste dag zou willen zien, denk bijvoorbeeld aan een welkomstcadeautje op de deurmat en een mentor- of buddyprogramma, zodat je meteen een persoonlijke band met collega’s opbouwt. Hieronder een voorbeeld van hoe Picnic nieuwe medewerkers ontvangt.

“Elke nieuwe werknemer krijgt per mail en post bij ons een uitgebreide welkomstbrief met leuke Picnic gadgets. Bijvoorbeeld de Picnic sokken, die vaak worden gedragen op de eerste werkdag. Nieuwe werknemers starten altijd in een groepje en zijn hun hele eerste dag samen. Op deze manier leren ze ook buiten hun eigen team meteen al collega’s kennen.” – Elisa Baeriswyl, People Partner bij Picnic

 

2. Geef voldoende inzicht en informatie

 

Een goede manier om nieuwe werknemers snel en prettig te laten landen op hun plek, is door informatie te delen. Deel aan het begin van het onboardingstraject het volledige inwerkschema en de takenlijst. Vertel hoe het onboardingsplan er verder uitziet en wat er verwacht wordt, dit creëert overzicht en zo weet de werknemer precies waar hij of zij aan toe is. Deel daarnaast informatie over de organisatie zoals de structuur, visie, missie, doelen, belangrijkste ontwikkelingen en de cultuur. Zo geef je nieuwe werknemers de mogelijkheid om zich ermee te identificeren.

 

Wanneer je dit soort informatie direct en transparant deelt, geeft dit ook vertrouwen in de algemene transparantie binnen het bedrijf. Plan vast een aantal gesprekken in om de voortgang van dit schema en het proces van de medewerker zelf te bespreken. Waar lopen ze tegenaan en welke vragen leven er?

 

Uiteindelijk is ieder mens anders en vraagt onboarding ook om maatwerk. Een voorbeeld van hoe Picnic dit aanpakt is door nieuwe medewerkers alle facetten van het bedrijf te laten zien. Ze lopen verspreid over hun eerste 3 maanden mee op verschillende plekken. Zo bezorgen ze boodschappen, pakken ze ze in en draaien ze mee op de klantenservice.

 

3. Stimuleer betrokkenheid

 

 

Betrokkenheid van werknemers is van vitaal belang voor de sfeer en de gezondheid van je organisatie. Betrokkenheid is een teken van een gelukkige werknemer en gelukkige werknemers zijn gezonder en kunnen beter resultaat leveren. De onboardingsperiode is het uitgelezen moment om de betrokkenheid aan te wakkeren, al is het natuurlijk een continu proces.

 

Naast dat open communicatie en transparantie een positief effect hebben op de betrokkenheid, is het ook goed om in te spelen op de autonomie van nieuwe medewerkers: de eigen invloed en vrijheid om zelf dingen te kunnen uitvinden. Hierbij is een gevoel van vertrouwen essentieel. Het vertrouwen in het eigen kunnen, maar ook het gevoel dat fouten maken mag.

 

Betrokkenheid kun je ook vergroten door om feedback te vragen. Geef nieuwe werknemers de mogelijkheid om mee te denken en nieuwe ideeën aan te dragen, voor het bedrijf, maar ook hoe jullie het (nog) leuker met elkaar kunnen maken. Team events zijn natuurlijk fantastisch voor het opbouwen van een band. Organiseer je een borrel online? Zorg dan dat elke thuiswerker een borrelpakketje krijgt thuisgestuurd. Zo heeft iedereen dezelfde ervaring en dat schept een band.

Betrokkenheid stimuleren kan al heel laagdrempelig: “Bij onze wekelijkse update stelt elke week een andere medewerker een vraag aan het hele team. Deze vraag wordt vervolgens in groepjes van maximaal 5 collega’s besproken. Is er een nieuwe medewerker? Dan stelt hij/zij de vraag van de week. Dit mag van alles zijn, zolang het er maar voor zorgt dat je je collega’s beter leert kennen” – Nine Gramberg, Algemeen Directeur iPractice

 

 

4. Optimaliseer het proces

 

Je kunt het nog zo goed bedenken, uiteindelijk gaat het erom hoe de nieuwe medewerkers het proces ervaren. Vraag wat ze fijn vinden, wat er beter kan of waar ze nog hulp nodig hebben. Doe dit al vrij snel in het onboarding proces, in de eerste paar weken. Zo behoud je de mogelijkheid bij te sturen waar nodig en voorkom je dat mensen eventueel op zoek gaan naar een nieuwe werkgever.

Vraag om feedback via 1-op-1-gesprekken of in een teammeeting, waarbij het belangrijk is dat dit in een open setting met voldoende vertrouwen kan plaatsvinden. Een ander mooie manier om feedback te verzamelen, is via een online vragenlijst. Doe dit eventueel anoniem om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers zich vrij voelen om vragen puur en eerlijk te beantwoorden.

 

Laat nieuwe werknemers zien dat de organisatie luistert en reageert op hun feedback, pas processen aan als dit nodig is. Wanneer een nieuwe medewerker ervaart dat zijn of haar mening ertoe doet, zal dit de betrokkenheid alleen maar vergroten.

 

“Nadat een nieuwe medewerker een maand bezig is organiseren we een uitgebreid reflectiemoment met als doel het verbeteren van onze eigen processen. Hoe ervaart de medewerker het bij ons? Wat vinden ze fijn? en wat juist niet? Dit gaat niet enkel over het onboarding process, maar over alles binnen de organisatie. Zo blijven we ook als organisatie groeien” – Sara Albisser, Operationeel Manager Spryng

 

5. Bepaal het doel en neem de tijd

 

Je plek vinden in een nieuwe organisatie kost tijd, daar kan niemand omheen. Er gaat altijd een periode overheen waarna een nieuwe medewerker zich onderdeel voelt van de groep en zich de cultuur eigen heeft gemaakt. Dit is ook de reden waarom je er met een inwerkschema van een week niet bent, goede onboarding heeft tijd en aandacht nodig.

 

Bedenk goed wat je wilt bereiken wanneer een nieuwe medewerker aan boord komt. Welke informatie, waarden en normen wil je dat een nieuwkomer meekrijgt? Welke eerste ervaring binnen het bedrijf wil je geven? Zet dit duidelijk op papier welk doel het onboardingsprogramma heeft en hoe je dit gaat bereiken.

Een cultuur eigen maken gebeurt niet binnen een knip in de vingers, blijf dan ook met regelmaat terugkomen en inchecken bij nieuwe medewerkers, verduurzaming van het onboardingsproces is nodig. In het begin zie je elkaar intensief, maar zorg ook voor touchpoints na de eerste paar weken, door het proces bijvoorbeeld de eerste honderd dagen (drie maanden) door te laten lopen.

 

6. Kans voor een nieuwe standaard

 

Onboarding is een ideaal moment om een nieuwe standaard neer te zetten, denk aan een andere werkethiek en de onderlinge omgang. Cultuur is de persoonlijkheid van de organisatie, die is niet zomaar op iemand op te leggen en je kunt hem ook niet zomaar omgooien. Wat je wél kunt beïnvloeden, is het gedrag van medewerkers. Wat mensen dóen is namelijk nog altijd belangrijker dan wat men vindt of zegt. Start bij het gedrag, en de cultuur volgt ‘vanzelf’.

Wanneer nieuwe medewerkers aan boord komen, gaan ze anderen observeren en gebruiken als maatstaf voor zichzelf. Juist het gedrag van de ‘oude garde’ en managers is dus iets wat aandacht verdient in een onboardingsproces. Maak het niet te groot wanneer je wilt werken aan vruchtbare cultuuraanpassingen en -verbeteringen, maar focus op een aantal kleinere maar essentiële gedragsveranderingen. Juist die kleine veranderingen hebben grote impact als ze door veel mensen in de praktijk worden gebracht.

Zorg voor betrokkenheid van alle managers en laat zo snel mogelijk zien wat de (positieve) impact is van gedragsveranderingen, denk aan businessdoelen of voorbeelden een betere werksfeer en onderlinge betrokkenheid. Deel de successen intern en via social media – laat zien waar jullie voor staan!

 

Wil je meer weten over het behouden van talent binnen je organisatie? 👉  Lees hier verder.