Als het moment van het gesprek daar is, is het heel normaal dat je ook als leidinggevende twijfels hebt:
Het helpt om te onthouden dat het niet jouw taak is om de problemen voor je teamleden op te lossen. Jouw rol is in eerste instantie om ervoor te zorgen dat ze zich gehoord, begrepen en gesteund voelen.
Een heel waardevolle houvast is om je eigen emoties in te houden tijdens het gesprek.
Dat betekent niet dat je niet mag meeleven met je collega, maar houd dat bij jezelf: probeer iemands emoties niet te over te nemen, zodat je het gesprek rationeel en oplossingsgericht kunt houden.
Hoor welke tips Gijs heeft voor mede-managers:
Actief luisteren is een luistermethode om het perspectief van de ander écht te begrijpen, zonder een mening te vormen. Het betekent met je volle aandacht bij het gesprek zijn en een open, niet-oordelende houding aannemen.
Dat houdt in dat je niet wacht tot het jouw beurt is om te praten, maar eerst aandachtig luistert naar wat de ander zegt, iemand laat uitpraten en dan pas je antwoord formuleert.
Je probeert je niet te laten afleiden door je eigen gedachten of de ander te onderbreken om jouw kijk op iets uit te leggen. En je luistert zonder oordeel, door te proberen de woorden van de ander precies te begrijpen zoals ze gezegd worden – en je eigen vooroordelen, mening of oordeel daarbij achterwege te laten.
Verbaal communiceren (met iemand die je als collega kent, maar misschien minder goed als persoon) kan lastig zijn, zeker als het over persoonlijke onderwerpen en gevoelens gaat.
Daarom is het belangrijk om te controleren of je hebt begrepen wat de ander zegt, zonder dingen in te vullen.
Houd je vraag kort, en laat de ander daarna weer rustig antwoorden en het gesprek leiden.
Het klinkt misschien tegenstrijdig als je gevoelige zaken bespreekt en begrip wilt tonen voor iemands situatie, maar je kunt pas een empathisch gesprek voeren als je afstand hebt tot je eigen emoties.
En daarvoor moet je je eerst bewust zijn van die emoties. Zonder dat zelfbewustzijn kunnen jouw gevoelens en vooroordelen het gesprek (negatief) beïnvloeden.