Hoe support je medewerkers met beter timemanagement, ook op afstand?

Veel medewerkers worstelen met timemanagement terwijl ze thuis werken. Zeker wanneer partners en kinderen ook ruimte nodig hebben of om aandacht vragen. Hoe kan je als HR-professional (remote)werkers hier zo goed mogelijk bij ondersteunen?

 

Het werken vanuit huis heeft veel van ons gevraagd afgelopen jaar: onze flexibiliteit, veerkracht en aanpassingsvermogen zijn flink op de proef gesteld. In een huiselijke omgeving werken heeft daarnaast grote impact op de focus en concentratie, je wordt thuis immers geconfronteerd met voortdurende afleidingen zoals werkende partners, schoolgaande kinderen of aankloppende postbezorgers. 

 

In dit artikel:

• Timemanagement en het nieuwe werken
• Het belang van timemanagement binnen je organisatie
• 8 tips om medewerkers te ondersteunen bij hun timemanagement

 

Timemanagement en het nieuwe werken

 

Het kan thuis veel moeilijker zijn om in een goede work-modus te komen en de focus te bewaren, iets waar je als HR-professional medewerkers specifiek in kan ondersteunen. Dit is nu relevant, en dit zal ook zo blijven: thuiswerken is niet iets van tijdelijke aard. Drie kwart van de organisaties verwacht dat 30% van hun medewerkers remote zal werken, het overgebleven kwart denkt zelfs dat 70% van het personeel zal werken vanaf een andere plek dan kantoor1. Het ‘nieuwe normaal’ is een hybride werkvorm, waarbij deels op kantoor en deels vanuit huis – of waar dan ook – wordt gewerkt.

 

Al biedt (deels) thuiswerken uitkomsten, het baart ook zorgen. 56% van de medewerkers is bang dat veel thuiswerken hun betrokkenheid, tevredenheid en productiviteit negatief zal beïnvloeden1. Goede timemanagement-skills kunnen hierbij helpen: het maakt productiever en zorgt voor meer voldoening en een betere work-life-balance. Per dag zijn we gemiddeld wel twee uur kwijt met onszelf herpakken nadat we zijn afgeleid1, maar we kunnen maar liefst 20% van hun tijd kunnen terugwinnen wanneer we bewust en gedisciplineerd met timemanagement aan de slag gaan1. 

Het belang van effectief timemanagement binnen organisaties

Het is belangrijk om vanuit HR effectief timemanagement te stimuleren. Het helpt medewerkers om overzicht te creëren en behouden, prioriteiten te stellen, uitstelgedrag te voorkomen, slimmer samen te werken en hun concentratie te behouden. Het heeft ook gevolgen wanneer we er geen aandacht aan besteden. Zonder goed timemanagement hebben medewerkers eerder het gevoel van hoge werkdruk, verlies van controle en gejaagdheid of stress. Dit zorgt weer voor slechtere resultaten, minder werkplezier, meer verzuim en uitval door bijvoorbeeld een burn-out. 

 

Het goed managen van onze tijd is niet iets wat we van nature gemakkelijk doen. We zijn als mens snel afgeleid en vaak geneigd direct te gaan doen wat zich aandient: van de hak op de tak. Hierdoor worden we uit het werk getrokken waar we in eerste instantie mee bezig waren of gaan we multitasken, iets wat per definitie inefficiënt is. Met multitasken verliezen we wel 30% van onze tijd op een dag, bovendien zorgt het voor veel meer fouten. Ondanks dat het voor velen moeilijk is toe te geven dat ze efficiënter zouden kunnen werken, is het belangrijk hier wel openlijk over te spreken en aandacht aan te besteden. Hier worden zowel organisatie als werknemer beter van.

 

 

Hoe ondersteun je medewerkers bij effectief timemanagement?

1. Maak timemanagement bespreekbaar en vraag naar behoeftes

 

Sommige werknemers zullen erkennen dat ze hulp nodig hebben met timemanagement, maar velen ook niet. Door het onderwerp (meer) bespreekbaar te maken, wordt het makkelijker voor medewerkers om hulp te vragen wanneer het nodig is. Plan regelmatig gesprekken in met medewerkers en vraag waar werknemers tegenaan lopen. Wees open en nieuwsgierig: probeer gerichte vragen te stellen en hen echt te begrijpen, zodat je ook samen tot gerichte oplossingen kunt komen. Soms kan een goede headset of een tweede scherm al een oplossing zijn, soms is er iets meer nodig. Zorg te allen tijde dat iemand wordt gehoord en geholpen.

2. Maak een gezond evenwicht tussen werk en privé mogelijk

 

Geef medewerkers waar mogelijk de vrijheid om hun werkuren flexibel in te richten. Zo geef je medewerkers het gevoel van autonomie en regie over hun leven en stel ze in staat om ook naast werk belangrijke zaken zonder stress door te laten lopen. Als een medewerker bijvoorbeeld thuis zit met een kind ziek, is het fijn dat hij of zij de vrijheid voelt in de avond te kunnen werken en zo toch productief kan zijn.

3. Stel duidelijke doelen en verwachtingen

 

Acties zonder heldere doelen blijken vaak een verspilling van tijd. Je doet net iets teveel, net iets te weinig, of je kiest achteraf gezien niet de beste acties. Helder omschreven taken en doelen helpen niet alleen kiezen wat je gaat doen, het resultaat wordt zo ook meetbaar. Bovendien snapt iedereen precies wat de bedoeling is. Het geeft zo een kick om doelen te behalen: het daagt uit en motiveert om te verbeteren en te vernieuwen. 

4. Zorg voor (tussentijdse) targets en vier succes

 

Focus niet alleen op de stip op de horizon maar stimuleer de motivatie van de kleine stappen tijdens het proces. Door werk op te delen in kleine brokken, wordt het makkelijker voor medewerkers het geheel te overzien en hun tijd hierop in te delen. Het behalen van targets en deadlines geeft altijd voldoening, sta hier ook regelmatig bij stil. Vier de behaalde (tussentijdse) doelen en successen met elkaar, hoe groot of hoe klein ze ook zijn.

5. Focus op de betrokkenheid van medewerkers

 

Betrokken medewerkers zijn productieve medewerkers. Werk dan ook actief en bewust aan het creëren van momenten samen buiten de dagelijkse werkvergaderingen en deadlines om. Ga daarnaast met medewerkers in gesprek en vraag ze om ideeën. Hoe zou werk nog fijner, beter en efficiënter kunnen? Laat vervolgens zien dat deze ideeën serieus worden genomen en er iets mee wordt gedaan. Op deze manier werk je niet alleen aan de betrokkenheid van medewerkers, maar creëer je een gelijkwaardige vorm van samenwerken, iets wat veel tijd en voldoening oplevert.

6. Reflecteer op vergaderingen, zijn ze altijd nodig?

 

Meetings, we kunnen er maar druk mee zijn. Maar hebben we ook echt al die momenten samen nodig? Ga met medewerkers in gesprek en reflecteer samen op alle calls en vergaderingen die in de agenda’s staan. Vaak blijkt dat misschien wel de helft van onze samenkomsten onnodig zijn, omdat we vaak voornamelijk bezig zijn met het updaten van elkaar, in plaats van echte knopen doorhakken. Kijk of je meetings alleen in kunt zetten om keuzes te maken, dat scheelt een hoop tijd!

7. Laat mensen ongestoord hun werk doen

 

Niets zo goed voor timemanagement wanneer medewerkers rustig en ongestoord hun werk kunnen doen. Zorg bijvoorbeeld voor meetingvrije werkdagen of dagdelen en zorg dat dit wordt gedragen binnen de hele organisatie. Het is prettig en overzichtelijk om vaste momenten in je agenda te hebben waarop je weet dat je gefocust door kunt werken. Een stilteruimte op kantoor waarin niet gepraat mag worden, is ook behulpzaam, of de afspraak om alleen te bellen in bepaalde ruimtes. Laat medewerkers overigens ook ongestoord hun werk niet doen: spreek af dat er in de avond en het weekend geen apps of mails worden gestuurd. Zie ook punt 2 over een goede werk-privébalans.

8. Stimuleer (wandel)pauzes

 

We kunnen niet non-stop actief en productief zijn, pauze en ontspanning zijn hoognodig om op lange termijn goed te kunnen functioneren. Regelmatig een pauze inlassen helpt om je hoofd te legen en nieuwe energie en focus te tanken. Stimuleer medewerkers om regelmatig even naar buiten te gaan, onze hersenen kunnen tijdens zo’n break alles verwerken, waardoor we erna weer ruimte ervaren om goed te concentreren en focussen op werk.

 

 

OpenUp voor bedrijven

 

Thuiswerken komt met uitdagingen, dit geldt voor iedereen. Hulp van een professional, die bij mentale hulpvragen de juiste tips en handvatten kan geven, is waardevoller dan ooit. 

 

Wil je weten wat OpenUp voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees er alles over via onderstaande knop.

 

OpenUp voor bedrijven

 

Opmerkingen of vragen naar aanleiding van het in dit artikel genoemde onderzoek? Of een andere vraag? Je kunt altijd mailen naar [email protected]. 

 

Bronnen:

1 ‘The Future of Work’ – Capgemini Research Institute