De ultieme guide naar een soepele reïntegratie op het werk

22 jun ‘22
10 min
Redactie OpenUp
Gecontroleerd door psycholoog Emma White
Bij OpenUp staan we dagelijks in contact met HR professionals. Zij vormen een club die zo divers is als alle paradijsvogels van ‘s werelds regenwouden bij elkaar. Maar er is één ding dat ze allemaal gemeen lijken te hebben: HR professionals willen het beste voor hun medewerkers. Gezonde, gelukkige, gemotiveerde en duurzaam inzetbare werknemers. Dat is prioriteit nummer één.

 

Toch gebeurt er af en toe iets waar je geen grip op hebt. Een werknemer wordt mentaal of lichamelijk ziek of krijgt te maken met een periode van rouw. De terugkeer naar werk nadat de werknemer is opgekrabbeld, is vaak zwaar. Soms omdat het werk heeft bijgedragen aan de uitval. Soms omdat het zwaar is om het dagelijks leven weer op te pakken. Soms omdat er schuldgevoelens of schaamte heersen ten opzichte van collega’s.

 

Waar je als HR professional gelukkig wel grip op hebt, is het zo soepel mogelijk laten verlopen van de terugkeer. In deze guide vertelt psycholoog Emma White je over de uitdagingen van terugkerende werknemers, de rechten en plichten van de werkgever en we geven best-practices voor een soepele re-integratie. Zodat jij als een heuse paradijsvogel, een prettige terugkeer in de corporate jungle kan faciliteren.

 

Voordat we de praktische tips induiken voor een soepele re-integratie, is het belangrijk om te begrijpen waarom terugkeer naar werk na afwezigheid zwaar kan zijn.

 

Met welke mentale uitdagingen kampen medewerkers die ziek zijn?

 

Of het nu chronische of acute pijn is (bijvoorbeeld door ziekte, een ongeval of RSI), extreme of milde burn-out of een bore-out, bijwerkingen van medicatie of vermoeidheid na een virus. Soms is een werknemer tijdelijk niet in staat tot werken.

 

Lichamelijke en mentale uitdagingen gaan vaak hand in hand. Emma: “We zien burn-out en bore-out vaak als mentale problemen, maar de symptomen zijn bijna altijd ook fysiek: migraine, buikpijn, chronische vermoeidheid of zelfs het niet meer kunnen voelen van bepaalde lichaamsdelen. Andersom leiden ziekte en pijn vaak tot mentale uitdagingen. Dat begint vaak met vermoeidheid, concentratieproblemen of snel overprikkeld raken.”

 

“Als ziekte en pijn lang duren, komen daar vaak extra uitdagingen bij. Zo voelen veel mensen frustratie, omdat ze niet weten wanneer ze weer beter zijn. Of ze willen meer doen dan hun lichaam aankan, bijvoorbeeld sporten of het bijwonen van sociale activiteiten. Deze frustratie leidt vaak tot prikkelbaarheid tegenover hun geliefden, gevoelens van onzekerheid en gevoelens van machteloosheid”, aldus Emma.

 

De rechten en plichten van de werkgever bij uitval

 

  • Als een werknemer wegens ziekte uitvalt, heeft deze persoon recht op doorbetaling van het salaris. Overspannenheid of burn-out kunnen onder ‘ziekte’ vallen. Een arts heeft de taak medisch vast te stellen of dit het geval is.
  • De bedrijfsarts stelt vast of de werknemer daadwerkelijk niet in staat is om te werken. Zes weken na de ziekmelding stelt een bedrijfsarts een probleemanalyse op.
  • Voor re-integratie na lange afwezigheid gelden wettelijke regels. Dit proces begint al tijdens de ziekteperiode. Zowel de werknemer als werkgever dienen mee te werken aan de re-integratie van de werknemer. Zo schrijft de wet de werkgever voor binnen acht weken na ziekmelding een plan van aanpak voor re-integratie opstellen. Deze wordt met de werknemer overlegd en ingediend bij het UWV. Dit plan wordt iedere zes weken door werknemer en werkgever geëvalueerd.
  • Na de ziekteperiode wordt er eerst geprobeerd te re-integreren in het eigen werk, eventueel met aanpassingen.
  • Is re-integratie in het eigen werk niet mogelijk, dan kan de werknemer re-integreren in ander passend werk bij dezelfde werkgever.
  • Als ook dat niet mogelijk is, zorgen beide partijen voor re-integratie bij een andere werkgever.

 

Meer informatie over je rechten en plichten, vind je in deze en deze wetsartikelen.

 

 

Met welke mentale uitdagingen kampen werknemers die terugkeren naar werk?

 

Iedere werknemer ervaart de terugkeer naar werk anders. Toch zijn er volgens Emma een aantal uitdagingen die vaak terugkeren:

 

  • Hervinden van structuur;
  • Vinden van balans tussen prioriteiten op werk en aandacht voor welzijn;
  • Omgeven zijn door collega’s is in het begin vaak vermoeiend en overweldigend;
  • Meer hooi op de vork willen nemen dan ze op dat moment aankunnen, wat kan leiden tot frustratie;
  • Het gevoel hebben de tijd die ze afwezig waren te moeten compenseren door harder te werken;
  • Gevoelens van schuld of schaamte, omdat collega’s het werk hebben moeten overnemen terwijl ze wel doorbetaald kregen;
  • Bang zijn voor de meningen van anderen over de reden van uitval.

 

Een aantal cijfers op een rij

 

  • 5,4% was het ziekteverzuim in Nederland eind 2021. Dat betekent dat van alle werkbare uren, werknemers gemiddeld 5,4% van de tijd afwezig waren.
  • 35% van het verzuim is het gevolg van werkdruk of werkstress.
  • 14% van de werknemers die verzuimen is na vier werkweken nog niet teruggekeerd op werk.
  • 3% van de werknemers blijft langer dan een half jaar weg.

 

“Bij mensen die een burn-out of bore-out hebben gehad, merk ik dat ze vaak angst hebben om terug te gaan naar de plek die mede de oorzaak was van hun ziekte”, zegt Emma. Dit heeft twee redenen. “Omdat ze simpelweg een negatieve associatie hebben gekregen met werk, hun werkgever of collega’s. Ze vinden het spannend om weer blootgesteld te worden aan situaties of triggers die een rol hebben gespeeld in hun ziekte. Of omdat ze bang zijn voor het oordeel van anderen.”

 

Dit oordeel is er vaak helemaal niet in werkelijkheid. Het is een reflectie van het oordeel dat de werknemer over zichzelf heeft. Emma: “Werknemers die terugkeren vullen vaak in wat anderen over hen zullen denken. ‘Ik ben zwak omdat ik het werk niet aankon’, ‘Mijn collega’s zijn boos omdat ik ze in de steek heb gelaten’, ‘Ze vinden me vast zielig’, of ‘Ze geven mij vast alle makkelijke taken, omdat ze bang zijn dat ik het niet aankan’. Dit maakt het extra spannend om weer terug te keren.

 

Hoe zorg je voor een soepele terugkeer naar werk? The Beginner’s Guide

 

Gelukkig kun je veel doen om de werknemer te ondersteunen in deze lastige periode. Er is een standaard lijst van best practices die je als HR-professional of manager wil weten. Zie het als de ‘Beginners Guide to Reintegration’. Als het thema nieuw voor je is, dan raden we je aan dit hoofdstuk grondig door te lezen. Ben je op zoek naar meer verdieping? Skip dan door naar de ‘Expert Guide’ hieronder.

 

Emma heeft 6 gouden regels voor een soepele terugkeer naar werk:

 

1. Ontwikkel een ‘return to work’ programma

 

Organiseer het re-integratietraject samen met de werknemer en de bedrijfsarts. Zo’n traject rust op drie pijlers:

 

  • Het aantal te werken uren;
  • Het soort taken dat wordt uitgevoerd;
  • De intensiteit of werkdruk van de taken.

 

Emma: “Maak het schema zo strak als je een trainingsschema voor een marathon zou maken: leg per dag precies vast hoeveel uren er wordt gewerkt. Laat het aantal uren langzaam toenemen en de herstelperiode tussen werkuren langzaam afnemen.” Daarnaast helpt het om de werknemer te laten starten met ondersteunende taken, taken zonder deadline en taken zonder al te veel meetings.

 

Stel van tevoren samen vast wat jullie zien als een succesvolle re-integratie. Doelen waaraan je kunt denken zijn: het rapportcijfer dat de werknemer aan hun energielevel geeft; of het aantal sociale interacties dat iemand per week aankan. Probeer deze doelen zo SMART mogelijk te maken.

Het aantal gewerkte uren is daarentegen geen goede indicator voor geslaagde terugkeer naar werk.

 

2. Wees flexibel

 

Plannen zijn er om van af te wijken. Maak duidelijk aan de werknemer dat het oké is als de doelen uit het schema niet worden gehaald en als deze tussentijds moeten worden aangepast. Hou dus voor lange tijd vinger aan de pols. Minimaal een half jaar, langer als nodig. Vraag hoe het met de terugkerende werknemer gaat, of je iets kunt beteken en of het schema nog werkt.

 

Management-wetenschapper aan de University of Washington Foster School of Business Yu Tse Heng zegt hierover: “Werknemers moeten zich gesterkt voelen om hun eigen pad naar herstel te vinden. Het bieden van flexibiliteit is daarom enorm belangrijk.”

 

3. Blijf in contact tijdens de periode van afwezigheid

 

Zeg het met bloemen. Of met een kaartje. Is iemand langer dan een week ziek, laat dan als manager vanuit het team iets van je horen. Zowel bij mentale als fysieke uitdagingen. Maak daarbij duidelijk dat de organisatie de werknemer blijft steunen. Ze hoeven niet bang te zijn om hun baan kwijt te raken, ook als zij langere tijd niet kunnen werken.

 

Overleg samen of de werknemer het prettig vindt als je zo nu en dan contact opneemt om te vragen hoe het gaat of om updates te geven over ontwikkelingen op werk. Spreek vooraf een frequentie af en de manier van communiceren (e-mail, bellen, WhatsApp of face-to-face). Zo weet de werknemer wat er verwacht kan worden. Je kunt er ook voor kiezen om de werknemer een collega te laten kiezen om contact mee te onderhouden. Iemand met wie de werknemer een goede band heeft.

 

Laat daarnaast duidelijk weten dat je een open-deurbeleid voert: de werknemer kan altijd contact met jou opnemen als daar behoefte aan is.

 

4. Respecteer de privacy van de werknemer

 

Je wil natuurlijk het team informeren over de situatie van de werknemer. “Bespreek van tevoren met de werknemer welke informatie wel en niet met het team gedeeld kan worden, om zo de privacy van de werknemer te respecteren”, raadt Emma aan.

 

Respecteer de privacy ook in het contact opnemen met de werknemer. Wil je de werknemer thuis, in het ziekenhuis of in het revalidatiecentrum op te zoeken, vraag daar dan altijd vooraf toestemming voor.

 

5. Houd rekening met het herstel van de werknemer, ook na terugkeer

 

Het hersteltraject – of het nu om lichamelijke of mentale uitdagingen gaat – gaat vaak door terwijl de werknemer al terug op werk is. “Werknemers moeten bijvoorbeeld periodiek naar het ziekenhuis voor controle, voeren gesprekken met psychologen, of slikken medicijnen die invloed hebben op hun energielevel of humeur”, legt Emma uit. Ga hier – bij voorkeur al vóór terugkeer van de werknemer – over in gesprek, zodat je hier op de juiste manier op kunt inspelen. Bijvoorbeeld in het maken van planningen. Laat de werknemer weten dat de situatie altijd mag en kan wijzigen.

 

6. Biedt de mogelijkheid om trainingen in te halen

 

Emma: “Als er gezamenlijke trainingen zijn geweest met het team of bedrijf, zorg er dan voor dat de terugkerende werknemer deze op een alternatieve manier kan inhalen. Zo voorkom je een kennisachterstand.” Laat ook het jaarlijkse individuele ontwikkelingsbudget staan, zodat de werknemer dezelfde mogelijkheden houdt om zich verder te ontwikkelen.

 

Hoe zorg je voor een soepele terugkeer naar werk? The Expert Guide

 

Oké, je hebt de basis op orde. Laten we dan nu onder de loep nemen wat je nog meer kunt doen om de terugkeer zo soepel mogelijk te laten verlopen.

 

1. Neem de omstandigheden onder de loep waarin de klachten zijn ontstaan

 

Emma: “Ik had een client die uitviel met een burn-out, omdat de verwachtingen rondom werkprestaties veel te hoog waren. Toen ze terugkwam op werk, was er niks veranderd. Er werd van haar verwacht dat ze gelijk weer fulltime ging werken. Na een paar weken nam ze alsnog ontslag.” Dit voorbeeld illustreert hoe belangrijk het is om de omstandigheden waaronder iemand is uitgevallen te onderzoeken en zo nodig aan te pakken.Vaak speelt er een combinatie van factoren:

 

Individuele factoren: of een persoon vatbaar is voor uitval, is in zekere mate individueel bepaald. Zo spelen persoonlijkheidskenmerken een rol in de kans op burn-out, blijkt uit onderzoek. Introverte mensen, met lagere emotionele stabiliteit en een lager verantwoordelijkheidsgevoel hebben hogere kans op burn-out. En zo heeft de één een betere algemene gezondheid dan de ander. Hier heb jij als HR professional of manager weinig invloed op.

 

Organisatiefactoren: op de organisatiefactoren heb je natuurlijk wel invloed. Voorspellende factoren voor burn-out zijn: lage salarissen, lage mate van veranderlijkheid van de organisatie, lage ervaren rechtvaardigheid, ervaren drempels voor open communicatie, onplezierige relatie met seniors en ervaren stigma’s of discriminatie. (Meer weten? Lees ons e-book over mentaal welzijn). Daarnaast kan een onveilige werkomgeving – of het nou gaat om ergonomische werkplekken of de situatie in de fabriekshal of het magazijn – leiden tot fysieke problemen.

 

“Wanneer een werknemer uitvalt, is het belangrijk direct te achterhalen wat de oorzaken zijn door open het gesprek aan te gaan met het individu en met de rest van het team”, zegt Emma. “Waar mogelijk pak je deze oorzaken aan om toekomstige gevallen te voorkomen.”

 

“Vervolgens herhaal je dit gesprek als de werknemer is teruggekeerd. Welke omstandigheden kunnen beter om de terugkeer zo plezierig mogelijk te maken? Zijn er bepaalde werkzaamheden die de persoon niet meer kan (of wil) uitvoeren? Zijn er bepaalde fysieke aanpassingen in de werkomgeving nodig?”

 

2. Start het re-integratieproces vóór de eerste werkdag

 

Emma: “Een cliënt van mij was zenuwachtig voor haar terugkeer naar werk. Om die reden sprak ze in de week voorafgaand aan haar eerste werkdag buiten kantoor af met verschillende collega’s met wie ze een goede band heeft. Een heel goed idee. Ook vroeg ze één collega om haar op haar eerste dag om de hoek van kantoor te ontmoeten, zodat ze samen naar binnen konden lopen. Beide acties hielpen haar, omdat ze het gevoel had dat ze het niet alleen hoefde te doen. Ik vertel dit verhaal vaak aan HR professionals, zodat zij hun terugkerende medewerkers kunnen adviseren hetzelfde te doen.”

 

3. Neem het team mee in het re-integratieproces

 

Moedig collega’s van de uitgevallen persoon aan om zo nu en dan iets van zich te laten horen. Een beterschapskaartje, een bemoedigend berichtje of een belletje om te vragen hoe het gaat. Mits de werknemer daar oké mee is, natuurlijk.

 

Emma: “Ik heb in de praktijk gezien hoe zo’n klein gebaar alle verschil kan maken. Een cliënt vertelde me dat haar collega’s haar hadden laten weten dat ze zich niet schuldig hoefde te voelen dat ze er een tijd niet was. Dit betekende veel voor haar.”

 

Zorg er daarnaast voor dat het team op de dag van terugkeer op de hoogte is. Moedig hen aan om voor een warm – maar niet te overdreven – welkom te zorgen. Je wil dat de werknemer zich gewaardeerd voelt, maar maak het ook niet te beladen. “Alleen al aanwezig zijn is waarschijnlijk beladen genoeg”, weet Emma.

 

4. Wijs een re-integratie buddy aan

 

Kies samen met de terugkerende collega een buddy uit waarbij de persoon zich veilig en comfortabel voelt. Die buddy checkt regelmatig bij de persoon in om te vragen of alles nog oké gaat, neemt de persoon mee voor een koffiepauze en zorgt zo nu en dan voor lunchplannen.

 

Een buddy is er voornamelijk voor emotionele ondersteuning en voor een luisterend oor. “Zo kan de buddy helpen bij de gesprekken met HR over de voortgang van de re-integratie. Als mentale support. De buddy brengt bijvoorbeeld verbeterpunten in het proces onder woorden als de werknemer dat zelf lastig vindt,” zegt Emma. Maar de buddy kan de werknemer ook up-to-date brengen van eventuele veranderingen in de organisatie. Zijn er nieuwe collega’s, nieuwe systemen of nieuwe werkwijzen, dan licht de buddy de persoon hierover in.

 

5. Geef toegang tot een psycholoog van OpenUp

 

Externe mentale ondersteuning speelt een grote rol bij een goede re-integratie. 45% van de werknemers vindt het fijner om over hun mentaal welzijn te praten met een derde dan met iemand binnen de organisatie (zoals een vertrouwenspersoon, collega of HR-manager). Emma ziet dit ook in de praktijk: “Het is laagdrempeliger om met een externe psycholoog te praten. Je hoeft niet bang te zijn dat hetgeen je bespreekt werkrelaties of doorgroeimogelijkheden negatief beïnvloedt, want alles blijft tussen de psycholoog en werknemer.”

 

Als de omstandigheden waaronder de collega is uitgevallen mogelijk impact hebben op het team, is het waardevol om hulp van een externe psycholoog in te schakelen. Een psycholoog kan het team helpen met de volgende vragen:

  • Hoe ondersteun je de uitgevallen collega het best tijdens de periode van afwezigheid?
  • Wat zeg je als een collega iets ergs heeft meegemaakt?
  • Wat zijn goede momenten om je medeleven te betuigen of te vragen hoe het gaat?
  • Hoe richt je je eigen verwerkingsproces in, na de betreffende gebeurtenissen op werk?
  • Hoe kun je als individu en als team voorkomen dat het nog eens gebeurt?

 

Case: Soepele terugkeer met hulp van OpenUp

 

Pia, Psycholoog bij OpenUp begeleidde iemand met een burn-out. “Ze was extreem vermoeid, zowel mentaal als fysiek. Dat haar werkgever zo supportive was, heeft haar enorm geholpen. Haar werd verteld dat het oké was dat ze even afwezig was, haar taken werden overgenomen, en haar privacy werd gerespecteerd.

 

Haar werkgever is daarnaast aangesloten bij OpenUp. Hierdoor kon ze met een psycholoog – ikzelf 😉 – aan de slag. We analyseerden samen de oorzaken van haar burn-out en ontwikkelden een nieuwe houding ten aanzien van haar werk om toekomstige burn-out te voorkomen. Ook bespraken we samen het reïntegratietraject met haar werkgever.

 

Na een aantal weken kon ze stap voor stap weer gaan opbouwen. We hielden haar energieniveau nauwlettend in de gaten. We gebruikten hierbij het ‘stoplichtmodel’ om een terugval te voorkomen. Dit model is tevens relevant voor HR.”

 

6. Stel een re-integratiecoach aan

 

Het aanstellen van een re-integratiecoach die het volledige traject begeleidt, is een goede optie. Emma: “Een goede re-integratiecoach is zowel op de hoogte van de wettelijke verplichtingen van de werkgever en werknemer, alsook psychologisch onderlegd. Zo kun je tijdens het proces maximale ondersteuning bieden aan de uitgevallen werknemer.”

 

Wat als de werknemer niet kan terugkeren?

 

Belgisch onderzoek toont aan dat het wisselen van baan kan helpen in het herstelproces na burn-out. Wees er dus op voorbereid dat dit een mogelijke – en misschien wel wenselijke – uitkomst is.

 

Zoals eerder aangegeven behoort het tot de wettelijke plicht van de werkgever om de uitgevallen werknemer te helpen elders in te stromen, wanneer terugkeer naar het eigen werk niet mogelijk is. Dit proces heet officieel ‘het tweede spoor’.

 

Emma: “Een van mijn cliënten kreeg een terugval. Het was voor hem te confronterend op zijn huidige werkplek terug te keren. Samen met zijn werkgever heeft hij besloten elders werk te gaan zoeken. De werkgever bood hem verschillende cursussen aan, die hem uiteindelijk naar zijn nieuwe baan leidden. De manier waarop de werkgever hiermee omging is bewonderenswaardig.”

 

Het is aan te raden om het eerste spoor (terugkeer binnen het eigen werk) en het tweede spoor deels tegelijkertijd te laten lopen. “Zo neemt de werknemer een weloverwogen beslissing of terugkeer binnen het eigen werk wel een goed idee is”, zegt Emma.

 

Het tweede spoor bestaat uit drie fases:

  1. Persoonsoriëntatie. Deze fase is ook nuttig voor het eerste spoor. Je onderzoekt samen met de werknemer wat er is misgegaan.
  2. Beroepsoriëntatie. In deze fase krijgt de werknemer inzicht in de eigen krachten, drijfveren, persoonlijke uitdagingen en wensen van toekomstig werk.
  3. Arbeidsmarktbenadering. De werknemer gaat zichzelf aanbieden op de arbeidsmarkt. Je helpt de werknemer in deze fase met het zoeken naar passende vacatures, het opstellen van een cv en sollicitatiebrieven of met het in contact komen met bedrijven binnen jullie netwerk.

 

OpenUp is deskundig in het begeleiden van individuen die na afwezigheid terugkeren op werk. Ook helpen we HR-professionals om deze periode op de juiste manier te begeleiden. Ben je benieuwd hoe we jou kunnen helpen? Neem gerust contact op.