Hoe houd je als grote corporate medewerkers betrokken: 11 tips

31 aug ‘22
Redactie OpenUp

Picture this: het is 8:59. Je klokt in en neemt plaats in je grijze cubicle onder een systeemplafond met wit TL-licht. Net als je 150 collega’s in diezelfde ruimte. Je probeert je dagelijkse bel-target te behalen, terwijl je je plaspauzes zo kort mogelijk houdt. Je hebt immers maar 15 minuten per dag. Om 17:01 klok je uit. Hoe betrokken en gemotiveerd zou je zijn in zo’n werkomgeving?

 

De cubicle uit de jaren ’60 bleek toch niet zo’n goed idee voor het betrokken en gemotiveerd houden van medewerkers. Zodoende veranderde de werkomgeving mee met de veranderende maatschappij en veranderende behoeftes van medewerkers. Fast forward naar 2022. Wat zijn vandaag de dag best practices van het betrokken houden van medewerkers door grote corporates? En wat kun jij als HR-professional doen?

 

Betrokkenheid, wat is dat?

 

Eerder schreven we over het betrokken houden van medewerkers bij snelgroeiende organisaties. In dit artikel legden we uit wat medewerkersbetrokkenheid is en waarom het belangrijk is.

Samenvattend zijn betrokken medewerkers gemotiveerd en gepassioneerd over hun werk en voelen ze zich er emotioneel mee verbonden. Ze zijn toegewijd, identificeren zichzelf met de organisatie, zijn tevreden met hun werk en voelen zich energiek.

 

Dit is belangrijk omdat betrokken medewerkers meer dan twee keer zo productief zijn dan enkel tevreden medewerkers. Betrokken medewerkers zijn je beste ambassadeurs. Zowel voor het binnenhalen en vasthouden van klanten als het aantrekken van nieuw talent.

 

Door in de betrokkenheid van medewerkers te investeren, nemen kwaliteit en omzet toe en nemen bedrijfsongelukken en absenteïsme af.

 

 

In cijfers

Bedrijven met hoge medewerkersbetrokkenheid, zien de volgende voordelen:

–       45% hogere baantevredenheid

–       42% hogere toewijding aan het werk

–       38% hogere medewerkersretentie

–       24% hogere klantfocus

–       21% efficiëntere medewerkers

 

 

Wat zijn de uitdagingen voor grote corporates?

 

Size matters. Voor grote corporates is het betrokken houden van medewerkers lastiger dan voor kleine bedrijven. De medewerkersbetrokkenheid is daarom gemiddeld stukken lager voor bedrijven met meer dan 1000 medewerkers dan voor kleinere organisaties. Deze kloof wordt nog groter vanaf 5000 medewerkers.

 

Dat ligt aan de volgende zaken:

  • Medewerkers van grote corporates hebben vaker het gevoel dat ze niet doen waar ze goed in zijn;
  • Ze identificeren zich minder met de missie of purpose van het bedrijf;
  • Ze hebben minder het gevoel dat hun rol ertoe doet;
  • Ze vinden in mindere mate dat ze beschikken over de juiste tools en instrumenten om hun werk goed te doen;
  • Ze ervaren minder leer- en ontwikkelmogelijkheden.

 

Hoe zorg je voor betrokken werknemers?

 

Zoals gezegd, evolueert onze maatschappij snel. De behoeften van werknemers, en daarmee de manieren om hen betrokken te houden, veranderen continue. We zitten momenteel – met de pandemie zo goed als achter de rug – in een nieuwe golf van verandering. Deze speelt zich volgens Boston Consulting Group op vier fronten af:

 

  1. Hoe we werken
  2. Hoe we leiden
  3. Hoe we ons organiseren
  4. Wat we nodig hebben

 

Door kritisch te kijken naar- en in te spelen op deze vier thema’s, zorg je ervoor dat je blijft voldoen aan behoeften die spelen op de werkvloer. We sommen binnen de thema’s een aantal interventies op die jouw organisatie hierbij helpen. Een deel van die interventies kun jij als HR-professional zelf oppakken, een deel vindt vaak in overleg met het management plaats.

 

Hoe we werken

 

Het heeft weinig zin om je te verzetten tegen de veranderingen in de manier van werken die de 21e-eeuwse medewerker verwacht. Omarm het daarentegen en doe er je voordeel mee!

 

1. Ondersteun hybride of remote werken

 

Uit onderzoek van TNO van begin dit jaar, blijkt dat 80 procent van de thuiswerkers ook na de pandemie deels vanuit huis wil blijven werken. Ook willen medewerkers meer flexibiliteit in hun werkschema. Dit past in de trend dat ze op zoek zijn naar een betere werk-privébalans: niet meer leven aan de randen van de werkdag, maar werk inpassen in het dagelijks leven.

 

Je houdt medewerkers tevreden door hierop in te spelen. Door hybride werken toe te staan en geen strakke werktijden te hanteren. Ontwikkel hiervoor verschillende modellen: welke rollen kunnen alleen op locatie worden uitgevoerd, maar staan flexibele werktijden toe? Welke rollen kunnen deels vanuit huis worden vervuld, maar vergen periodieke fysieke samenwerking? Welke rollen kunnen volledig remote worden uitgevoerd?

 

Dell doet dit al jaren. Al ver voor de lockdown werkten HR en IT samen om werknemers te voorzien van de juiste technologie en samenwerkingstools om remote werken mogelijk te maken. Het resultaat? Betrokken werknemers, een 20 procent hogere Net Promotor Score (een metric voor klanttevredenheid en voorspelde groei) en een jaarlijkse besparing aan kantoorruimte van $12 miljoen.

 

2. Focus op impact

 

In productieomgevingen is de productiviteit van medewerkers vaak goed te meten. Hoeveel kilo tomaten worden er geplukt of hoeveel vrachtwagens worden er in elkaar gezet? In de kennissector is dit lastiger. Productiviteit meet je niet aan de hand van hoeveelheid gestuurde e-mails of bijgewoonde meetings. Toch zien we dat veel bedrijven focussen op harde targets.

 

Beter is het om te focussen op impact. In de mate waarin iemand waarde toevoegt aan het bedrijf. Dat zit ‘m vaak in niet-tastbare of niet-meetbare zaken, zoals creativiteit, het versterken van relaties tussen collega’s, het meewerken aan nieuwe proposities of het blij maken van een klant op een bijzondere manier.

 

Focus op impact betekent daarnaast het prioriteren van taken die bijdragen aan het bedrijfssucces en rompslomp zoveel mogelijk overboord gooien. Verizon ontdekte dat 25 procent van de meetings die zij hielden eigenlijk overbodig waren. En dus voeren ze een ‘zo-min-mogelijk-meetings-beleid’. Zodat er meer tijd overblijft voor wat er écht toe doet.

 

3. Ontwikkel een cultuur van vertrouwen en transparantie

 

In een wereld waarin hybride werken gangbaarder wordt, is vertrouwen belangrijk. Managers en HR-professionals hebben minder controle over de manier waarop mensen hun tijd invullen. En dat is oké. Vertrouw erop dat het werk gedaan wordt. Wanneer er een cultuur heerst van accountability en vertrouwen, pakt men vanzelf de verantwoordelijkheid.

 

Hoe we leiden

 

De evolutie van micro- naar macromanagement is zo goed als volbracht. Maar de verandering in de verwachtingen die medewerkers hebben van leiders zet door.

 

4. Geef besluitvorming uit handen

 

De beste manier om medewerkers een gevoel van betrokkenheid te geven, is ze daadwerkelijk te betrekken in besluitvorming. Laat niet alle beslissingen over aan het management, maar geef alle lagen van de organisatie zeggenschap. Bijvoorbeeld door middel van town hall meetings, referenda of commissies.

 

Bij start- en scaleups is dit al gangbaar. Zo werkt biotech AgBiome niet met managers, maar met commissies van gepassioneerde werknemers die de beslissingen nemen. Steeds meer corporates bewegen in dezelfde richting.

 

Soms gebeurt dit met een kleine eerste stap. Zo voorkwam CEO van Amerikaanse fastfoodketen Arby’s, Paul Brown, een faillissement door zijn restaurantmedewerkers te vragen wat zij zouden doen als ze in zijn schoenen stonden.

 

Soms op grote schaal. Zo hanteren WordPress, W.L. Gore, Semco en GitHub een non-hierarchische organisatiestructuur. En met succes.

 

5. Missiegedreven cultuur

 

Ook is het belangrijk dat medewerkers ervaren dat ze bijdragen aan een duidelijke missie. Streef ernaar jouw bedrijfsmissie duidelijk te definiëren en hier regelmatig over te communiceren: welke unieke functie vervult jouw organisatie in deze wereld? En welke impact wordt daarmee gemaakt?

 

Een missie toont werknemers hoe de activiteiten het bedrijfssucces en de bedrijfscultuur beïnvloeden. Het houdt hen betrokken bij de positieve bijdrage die jouw bedrijf levert terwijl ze hun dagelijkse taken uitvoeren. Bovendien helpt het zowel werknemers als management prioriteiten stellen in hun werkzaamheden.

 

6. Maatschappelijk leiderschap

 

Mensen werken graag voor organisaties die een positieve maatschappelijke bijdrage leveren. Buiten het feit dat het – gezien de huidige staat van de wereld – misschien wel een plicht is voor grote corporates om dit te doen, helpt het bij het betrokken houden van medewerkers. Het is immers veel makkelijker om je werk in lijn te brengen met je persoonlijke waarden en doelen als je achter de missie van het bedrijf staat.

 

Denk daarom als organisatie na over hoe je positief kunt bijdragen aan vraagstukken als klimaatverandering, kansen- en inkomensongelijkheid en discriminatie. Liefst als vast onderdeel van je core business.

 

De missie van outdoor kledingmerk Patagonia is een mooi voorbeeld: “We’re in business to save our home planet.” En daar leven ze ook naar.

 

 

Hoe we ons organiseren

 

Adaptieve organisaties die werknemers autonomie geven, zijn de organisaties van morgen.

 

7. Focus op autonomie

 

Autonomie is de mate waarin werknemers de vrijheid krijgen zelf beslissingen te maken over de invulling en planning van hun werk. Het is één van de belangrijkste factoren voor medewerkersbetrokkenheid.

 

Laten we weer Patagonia als voorbeeld nemen. Want Patagonia is een ware inspiratiebron. Oprichter Yvon Chouinard zei over autonomie: “Hire the people you trust, who are passionate about their job, passionate about what they’re doing. Just leave them alone, and they’ll get the job done.”

 

Zolang medewerkers bij Patagonia hun werk afkrijgen, mogen ze de deur uitlopen wanneer ze maar willen. In de praktijk is dat vooral wanneer de golven lekker zijn.

 

8. Wees adaptief

 

Agile is het codewoord van succesvolle startups. Agile teams zijn kleine, multidisciplinaire teams, vaak gericht op innovatie. Deze teams volgen iteratieve processen, in korte ‘sprints’ en met snelle feedbackloops. Agile teams zijn productiever, hebben hogere moraal, bieden hogere kwaliteit en brengen minder risico’s met zich mee dan traditionele werkwijzes.

 

Voor grote corporates geldt dat ook. Agile-at-scale noemen we het dan. Sommige grote bedrijven, zoals Spotify en Netflix, zijn agile geboren. Andere, zoals Amazon, LEGO, Cisco, PlayStation, Fitbit en John Deere maakten de transitie.

 

Overstappen op een agile model vergt het heruitvinden van het complete bedrijfsmodel: de structuur, rollen, processen, mensen, cultuur en digitale tools. Voor een bedrijf als geheel is dit een grote stap. Je kunt daarom ook met een kleine selectie van teams beginnen.

 

Wat we nodig hebben

 

Tot slot zijn er nog een aantal randvoorwaarden voor betrokken medewerkers. De setting, de instrumenten en leermogelijkheden die medewerkers nodig hebben om gemotiveerd en energiek te blijven.

 

9. Ontwikkel een gezonde, human-centered werkomgeving

Welke functie vervult de werkomgeving in jouw organisatie? Grote kans dat het antwoord op deze vraag is veranderd nu meer mensen thuiswerken. De werkomgeving is waarschijnlijk een plek voor sociale interactie, verbinding, gezamenlijk leren en samenwerken.

 

Zoals uit onderzoek blijkt – en zoals Google in de praktijk aantoont – creëren informele ontmoetingen op werk waarde. Maak dus voldoende plekken waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, zoals een werkcafé, gezamenlijke lunchruimte een ruime koffiehoek met fijne plekken om te zitten, een fijn terras met picknickbanken, een pingpongtafel, you name it. Creëer daarnaast genoeg ruimte om samen te werken.

 

Ten slotte houden voldoende daglicht, schone lucht en groen het energielevel gedurende de dag op peil. En zonder energie kun je niet betrokken zijn.

 

10. Bied de juiste tools en instrumenten

 

Gebruik tools en instrumenten die werknemers helpen productief te zijn, taken en planning te beheren én die betrokkenheid stimuleren. Kies zorgvuldig om te voorkomen dat werknemers de weg kwijtraken in een brei aan applicaties.

 

Handige tools voor hybride vergaderingen

–       Teams, Zoom, Webex, Google Meet. Je kent ze wel.

–       Miro: een eenvoudig digitaal whiteboard om te gebruiken tijdens hybride meetings.

–       Sli.do: een live poll, Q&A en survey platform voor zowel digitale als live meetings tot 5000 deelnemers.

–       MURAL: een digitaal whiteboard voor teams om visueel samen te werken. Tijdens meetings en workshops.

–       GreenhatPeople: team building events via gamification. Inzetbaar bij live en hybride events.

 

Voor meer tools, bekijk deze lijst.

 

Tools voor efficiënt samenwerken

  • Trello: een tool om je projecten mee te organiseren. Je ziet waaraan iedereen werkt en waar in het proces taken zich bevinden.
  • Slack: communicatietool voor het sturen van berichten en bestanden via verschillende kanalen (bijvoorbeeld per team, project, naar één specifiek persoon of naar de hele organisatie).
  • Asana: samenwerkingstool waarin werk kan worden bijgehouden, door middel van to-do lijsten, reminders voor deadlines en verzoeken aan collega’s.

 

Lees dit artikel van TechRadar voor meer tools.

 

11. Bied voldoende ontwikkelmogelijkheden

 

Tot slot draagt de mate waarin medewerkers kunnen leren en ontwikkelen bij aan hun betrokkenheid op werk. Dat kan in de vorm van formele trainingen en cursussen. Maar om daadwerkelijk een steile leercurve te ervaren op werk, wil je dat leren compleet is ingebed in het dagelijks werk.

 

Dit betekent dat medewerkers – zowel managers als teamleden – continu bezig moeten zijn met coachen, bevragen, observeren en feedback geven. Maak bijvoorbeeld ruimte om te reflecteren, bijvoorbeeld na iedere week of ieder project.

 

Dus, geen cubicles meer, maar Trello-boards. Geen kloksysteem, maar vertrouwen dat het werk gedaan wordt. Geen TL-licht maar daglicht. Geen targets, maar autonomie. Geen vaste werktijden maar surfen als de golven goed zijn, werken als de golven slecht zijn.