Omgaan met ontslag? Zo kun je werknemers tijdens het proces ondersteunen

 

In dit artikel lees je hoe jij als manager het moeilijke proces van het ontslaan van werknemers kunt navigeren en hoe je ze daarbij kan ondersteunen met behulp van OpenUp.

 

Waarom is ondersteuning van mentale gezondheid zo belangrijk bij ontslag?

 

Werknemers ontslaan heeft een enorme impact. Na een golf van ontslagen in het bedrijfsleven tijdens de Grote Depressie stegen de symptomen van depressie in Europa met 3,4 procent. Deze cijfers waren nog hoger wanneer bedrijven onverwachts hun deuren moesten sluiten.

 

Werknemers verliezen niet alleen hun inkomen, maar ook hun routine, doelen, bepaalde sociale relaties, status en natuurlijk de activiteiten die ze dagelijks bezighouden.

 

Volgens academicus Marie Jahoda zijn dit de vijf onzichtbare functies van werk. Functies die je niet direct ziet, maar wel direct invloed hebben op iemands mentaal welzijn.

 

Misschien was jij als manager al een tijdje op de hoogte van de onvermijdelijke ontslagen die eraan zaten te komen. Misschien niet. Maar hoe dan ook komt het nieuws voor werknemers vaak als een schok. Ze hebben het gevoel dat de grond onder hun voeten wordt weggerukt. Het is daarom belangrijk om je goed op de gesprekken voor te bereiden en je in te leven in de gevoelens waarmee je team worstelt.

 

De manier waarop je met zo’n situatie omgaat, kan ook van invloed zijn op de rest van je carrière. De kans bestaat immers dat je jouw voormalige collega’s bij andere bedrijven weer tegenkomt of dat ze talent kennen dat je in de toekomst graag in je team wilt opnemen.

 

Maar je kunt er ook voor zorgen dat jouw werknemers gratis en onbeperkt psychologische ondersteuning krijgen tijdens het hele proces. Met deze vijf tips van psycholoog Marina Pacini kun je je werknemers zo goed mogelijk ondersteunen, zowel tijdens als na het ontslagproces:

 

1. Bereid je voor

 

Ook al is er in zulke situaties niet altijd veel tijd om te communiceren, toch wil je het gesprek altijd goed voorbereiden en aan bepaalde normen voldoen. 

 

“Met het aankondigen van een ontslag worden gevoelens gekwetst en kampen collega’s met uitdagende emoties, zoals onzekerheid en ongeloof”, zegt Marina.

 

Je kunt niet verwachten dat managers zulk levensingrijpend nieuws vlekkeloos communiceren zonder hier een emotionele reactie op te hebben, zelfs als ze niet persoonlijk door de beslissing worden geraakt. Sterker nog: een emotionele reactie is heel normaal.

 

Er zijn enkele dingen waar je je als manager bewust van kunt zijn als je een aankondiging doet over ontslagen. “Spreek je boodschap duidelijk uit en deel je gevoelens met je team”, raadt Marina aan. 

 

“Je kunt je werknemers ook vragen hoe het met ze gaat, welke vragen en zorgen ze nog hebben en ze vooral de tijd geven om het nieuws te verwerken.”

 

Het belangrijkste is de manier waarop je de boodschap overbrengt. “Houd altijd een kalme en empathische toon aan”, adviseert Marina.

 

2. Communiceer op een open en transparante manier

 

Moeilijke gesprekken als deze kun je het beste persoonlijk voeren en niet via een videogesprek. Reserveer bijvoorbeeld een vergaderruimte om het nieuws te brengen, zodat de medewerker na afloop de tijd heeft om even stil te staan bij de beslissing.

 

“Zorg dat je genoeg tijd hebt, zodat de werknemer ook zijn eigen mening kan geven”, geeft Marina aan.

 

Je kunt bijvoorbeeld ook even de ruimte verlaten en later terugkomen. “Check in bij de medewerker en vraag hij/zij/hen wat privacy nodig heeft voordat je verder gaat met het gesprek.

 

Stel vragen als: ‘Hoe gaat het met je?’, ‘Hoe kan ik helpen?’ en ‘Wat heb je nodig?’. Dit kan helpen om de werknemer te kalmeren en te troosten.”

 

3. Blijf objectief en win vertrouwen

 

Zodra je de betrokken werknemers op de hoogte hebt gebracht, moet je de beslissing aan het hele team meedelen. Probeer het besluit objectief en op een rustige en empathische toon over te brengen.

 

“Als je het als een zakelijke beslissing uitlegt, kunnen medewerkers denken dat er geen rekening is gehouden met de persoonlijke gevolgen ervan”, legt Marina uit.

 

En vergeet niet: ook de collega’s van de getroffen werknemers voelen zich onzeker na de boodschap en vragen zich waarschijnlijk af of hen hetzelfde kan overkomen. Pak deze angsten aan door helder te communiceren dat je de veilige sfeer binnen het team wilt herstellen. 

 

“Onzekerheid is één van de belangrijkste oorzaken van verminderd vertrouwen en motivatie”, zegt Marina. Ze legt uit: “Je kunt bijvoorbeeld wekelijkse en maandelijkse teamvergaderingen of één-op-één gesprekken houden om persoonlijke gevoelens of onzekerheden te bespreken.” 

 

Werknemers die bij het bedrijf blijven, voelen zich ook zekerder als ze regelmatig op de hoogte worden gehouden van beslissingen die gaan over werknemers of nieuwe richtingen die het bedrijf inslaat.

 

4. Bied ondersteuning

 

Een ontslag is geen eenmalige gebeurtenis, maar een langdurig proces. Na het nieuws begint het verwerkingsproces pas en komt de werknemer voor allerlei uitdagingen te staan, zowel emotioneel (jezelf herpakken) en meer praktisch (het vinden van een nieuwe baan).

 

Afhankelijk van de sfeer binnen het bedrijf , kun je als manager een belangrijk verschil maken in zo’n situatie. Check in bij de medewerker om te ontdekken wat hem/haar/hen kan helpen in deze situatie, denk aan:

 

• Stuur een persoonlijke e-mail (of WhatsApp-bericht) waarin je op een empathische manier uitlegt dat je voor hen klaarstaat.
• Bied aan om een oogje in het zeil te houden in je netwerk voor nieuwe kansen en deel hun cv met relevante contacten.
• Bied aan om een positieve aanbeveling te schrijven voor hun LinkedIn-profiel of vraag de werknemer op welke aspecten ze graag willen dat je focust in je aanbevelingsbrief.
• Geef ze onbeperkt toegang tot gecertificeerde psychologen voor hulp bij mentale uitdagingen.

 

5. Leer om te gaan met schuldgevoelens

 

Of het nu de eerste keer in je carrière is dat je iemand moet laten gaan of dat je een goede relatie had met die bepaalde collega, iemand ontslaan is nooit makkelijk. Het kan zijn dat je je als manager schuldig voelt.

 

Het ontslag heeft namelijk vaak weinig te maken heeft met de werkprestaties van de werknemer. “Bedenk dat het geen persoonlijke beslissing was en dat ontslagen soms onvermijdelijk zijn. Je schuldig voelen is normaal, maar niet nodig”, legt de psycholoog uit.

 

Marina: “Om je schuldgevoelens tijdens het ontslagproces te relativeren, helpt het om objectief te blijven. Als deze schuldgevoelens aanhouden, kun je er met iemand over praten. Denk aan een psycholoog of iemand die je vertrouwt.

 

Ontslagen gaan altijd gepaard met gevoelens. Niemand verwacht dat je dit doet zonder emoties te voelen.

 

Met OpenUp kan je ook leidinggevenden in het bedrijf psychologische ondersteuning bieden en er zo voor zorgen dat je organisatie dit proces goed doorstaat.