Hoe laat je een nieuwe medewerker zich snel thuisvoelen?

Goede onboarding van nieuwe medewerkers is een belangrijk aandachtspunt binnen HR. Het heeft effect op zowel de productiviteit, de sfeer als het verloop. Hoe zorg je als HR-professional dat een nieuwe medewerker zich snel thuis voelt?

 

De eerste maanden in een nieuwe baan zijn altijd intensief: veel nieuwe indrukken, verwachtingen waar je aan wilt voldoen, spannende eerste meetings en zoeken naar je plek in het team. Een goed ingericht onboardingsprogramma is van groot belang om medewerkers zich snel thuis te laten voelen. Zo kunnen ook zo snel mogelijk volledig meedraaien, iets wat zowel gunstig is voor de organisatie als voor de medewerker zelf.

 

De eerste indruk telt

De eerste indruk is bij nieuwe medewerkers doorslaggevend, dat blijkt ook uit de cijfers*. In de eerste week weet 34 procent van de nieuwkomers of ze voor langere tijd verbonden willen blijven aan de organisatie. Maar liefst één op de drie nieuwe werknemers verlaat het bedrijf alweer binnen zes maanden. Zelfs een op de 25 vertrekt na één dag, als deze teleurstellend verloopt. 

 

Twee veel genoemde vertrekredenen in de eerste periode zijn dat de functie en werkomgeving niet passen bij de gewekte verwachtingen en ook dat medewerkers zich (te veel) aan hun lot overgelaten voelen: ze missen een warm welkom.

 

Daarentegen: een goed onboardingstraject vergroot de kans dat een werknemer (minstens) drie jaar blijft met maar liefst 58 procent. Ze zijn bovendien ook een stuk productiever: 62% van de nieuwe medewerkers dat een onboardingsprogramma doorloopt behaalt zijn doelstellingen in het eerste jaar, tegenover 17% van de nieuwe medewerkers zonder onboardingstraject.

De psychologie achter een warm onthaal

 

Onboarding begint uiteraard met praktische zaken zoals een laptop, een e-mailadres en uitleg over de systemen waarmee in de organisatie wordt gewerkt. Een onboardingsprogramma behelst echter meer dan ‘gewoon’ een inwerkdag of -week. Een nieuwe medewerkers moet zich wegwijs worden en thuis gaan voelen binnen de organisatie, binnen de visie en missie, maar vooral binnen de cultuur. 

 

Het gaat erom dat iemand zich helemaal op zijn of haar plek gaat voelen. Hier staat geen vaste periode voor, maar je kunt dit proces als HR-professional wel versoepelen door aandacht te besteden aan een zachte landing waarbij nieuwe medewerkers zich écht gezien en welkom voelen in de organisatie.  

 

Meer verbondenheid en minder onzekerheid 

 

Een warm welkom zorgt dat nieuwe medewerkers zich snel verbonden gaan voelen met de visie, missie en doelen van de organisatie. Hoe sneller een medewerker die connectie voelt, hoe sneller ze op de juiste manier kunnen werken en hoe beter het resultaat wordt. Dit geeft ook voldoening bij de nieuwe medewerker zelf, die zich uiteraard graag van zijn of haar beste kant wil laten zien.  

Goede onboarding vermindert ook de onzekerheid van nieuwe medewerkers. Aan een nieuwe baan beginnen is voor iedereen spannend en de eerste keer dat je iets doet, is vaak onwennig. Een nieuwe baan betekent een aaneenschakeling van nieuwe ervaringen, dat kan onzeker maken. Besteed in het onboardingsprogramma dan ook bewust aandacht aan geruststelling van nieuwe medewerkers: geef ze het gevoel dat ze het goed doen en voor het juiste bedrijf hebben gekozen.

Tips voor een warm welkom

 

Hoe zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker zich snel op z’n plek voelt binnen de organisatie? OpenUp-psycholoog Myrthe Weijschedé deelt een vijftal tips.

 

1. Kondig de nieuwe medewerker intern aan

 

Het begint met een interne aankondiging van nieuwe medewerkers. Zorg ervoor dat iedereen binnen het bedrijf op de hoogte is van de komst van hun nieuwe collega. Deel ook wat achtergrond en een foto, zodat iedereen diegene herkent op zijn of haar eerste dag en vast wat aanknopingspunten heeft voor een leuk gesprek.

 

2. Plan meet & greets met het team

 

Soms duurt het wel maanden voordat een nieuwe collega alle namen kent, laat staan wie wat doet. Dat is zonde, het belemmert de goede sfeer en communicatie. Zorg voor korte kennismakingen tussen de nieuwe medewerker en alle collega’s uit zijn of haar team. Besteed hierbij ook aandacht aan de teamdynamiek (wie is wie en wie doet wat), het loont elkaar zo goed mogelijk te leren kennen.

3. Draag de organisatiecultuur goed over

Besteed aandacht aan het overdragen van de organisatiecultuur. Deel hierbij zoveel mogelijk informatie en leg de ongeschreven regels en cultuur van het bedrijf uit. Wat is gebruikelijk en wat doen de werknemers meestal niet? Is er een bepaalde manier van kleden? Door effectief de juiste kennis te delen met nieuwe collega’s, zijn ze snel up-to-speed en worden de zaadjes geplant die zorgen voor een goede basis voor de komende jaren.

4. Zorg voor begeleiding tot in de details

 

Laat nieuwe medewerkers niet aan hun lot over, maar zorg voor een goede begeleiding en een helder en soepel inwerkproces. Let hierbij ook op details die los staan van het werk zelf. Waar kan iemand parkeren, wat wordt er meestal met de lunch gedaan, waar kan iemand printen of kopiëren, zijn er vaste werkplekken? Dit maakt een groot verschil bij het vinden van de weg binnen het bedrijf en maakt dat nieuwe medewerkers zich sneller welkom en ‘onderdeel van’ voelen. 

 

5. Werk met een buddysysteem

 

Je leert een organisatie pas echt goed en snel kennen via je directe collega’s. Koppel daarom een buddy aan een nieuwe collega, bij voorkeur iemand met een vergelijkbare functie. De nieuwe aanwinst kan zo altijd en direct bij iemand terecht met vragen, zeker wanneer hij of zij hier niet direct mee naar HR of de leidinggevende wil stappen. Daarnaast is een buddy hebben leuk en draagt het bij aan het gevoel van welkom te zijn en geaccepteerd te worden.

 

OpenUp voor bedrijven

 

Wil je weten wat OpenUp voor jouw bedrijf kan betekenen? Lees er alles over via onderstaande knop.

 

OpenUp voor bedrijven

 

Opmerkingen of vragen naar aanleiding van het in dit artikel genoemde onderzoek? Of een andere vraag? Je kunt altijd mailen naar [email protected].