Hoe houd je medewerkers betrokken als je bedrijf snel groeit?

 Bedrijven zijn als mini-samenlevingen. Waar samenlevingen uitgroeien van dorpen via steden tot metropolen, zo groeien bedrijven van startups via scale-ups tot volwassen organisaties. En zoals betrokken burgers hun stad helpen floreren, zo boosten betrokken werknemers het bedrijfssucces van groeiende organisaties. Niet voor niets zien organisaties die hoog scoren op werknemersbetrokkenheid hun inkomsten 2,5 keer zo snel groeien dan bedrijven die slecht scoren.

 

Vooral voor snelgroeiende organisaties is werknemersbetrokkenheid een relevant thema. Want als je met z’n tienen om één tafel aan een gezamenlijk doel werkt, blijft iedereen nog makkelijk bij de les. Maar hoe doe je dit als je een tijd later ineens met vijf keer zoveel bent?

 

Wat is werknemersbetrokkenheid?

 

Werknemersbetrokkenheid is de mate waarin een werknemer gemotiveerd voor en gepassioneerd is over het werk. Betrokken werknemers willen graag bijdragen aan het succes van de onderneming. Betrokkenheid gaat daarmee verder dan tevredenheid. Een tevreden werknemer is blij met het werk, maar een betrokken werknemer is ook emotioneel betrokken én bereid (meestal figuurlijk) te investeren in het bedrijf, de bedrijfsreputatie en de bedrijfsbelangen.

 

Volgens de academische literatuur, kenmerkt een betrokken werknemer zich als volgt:

• Voelt zich toegewijd aan de organisatie;
• Identificeert zichzelf met de organisatie;
• Voelt zich tevreden met het werk;
• Voelt zich energiek op werk.

 

Waarom is werknemersbetrokkenheid belangrijk?

 

Werknemersbetrokkenheid is direct gelinkt aan productiviteit. Een geïnspireerde werknemer die een oprechte connectie heeft met het werk of bedrijf, is meer dan twee keer zo productief dan een werknemer die alleen maar ‘tevreden’ is. Daarnaast ervaren betrokken werknemers minder vaak burnout, zijn ze minder vaak absent en blijven ze langer bij de organisatie. Ook zijn betrokken werknemers beter in het binnenhalen en vasthouden van klanten.

 

Zoals Ashish Devalekar het omschreef in Forbes: “Eén van de belangrijkste dingen die bedrijven moeten begrijpen is dat hun werknemers hun grootste assets zijn. Investeren in hun werkervaring, carrièrepad en welzijn betaalt zich in tienvoud terug. Werknemers zijn je belangrijkste ambassadeurs.”

 

Wat is de uitdaging?

 

Werknemersbetrokkenheid is bij startups vaak vanzelfsprekend. Je werkt met een klein clubje gemotiveerde mensen in één ruimte aan één gezamenlijk doel. Iedereen kent elkaar persoonlijk en dit clubje mensen bepaalt samen de bedrijfscultuur en werksfeer. Maar als een startup uitgroeit naar een scaleup van – laten we zeggen – vijftig werknemers, worden persoonlijke contacten lastiger en gezamenlijke doelen diffuser. Het creëren van een prettige bedrijfscultuur wordt een actieve onderneming in plaats van een toevallige gebeurtenis.

 

We zien daarnaast dat bedrijven vaak exponentieel groeien, wat het betrokken houden van werknemers nóg lastiger maakt.

 

Bovendien heeft COVID onze werkcultuur blijvend veranderd. 41 procent van de Nederlandse organisaties geeft aan dat (gedeeltelijk) thuiswerken een blijvertje is. Het betrokken houden van werknemers is lastiger in een hybride werksetting dan wanneer iedereen fysiek op het werk aanwezig is.

 

Hoe houd je werknemers betrokken?

 

Harvard Business Review dook de wetenschappelijke literatuur in om deze ene vraag te beantwoorden: op welke manieren kunnen bedrijven de betrokkenheid van hun medewerkers boosten? Zij concludeerden dat er drie wegen naar Rome leiden:

1. Help werknemers een connectie te vinden tussen wat ze doen en wat ze belangrijk vinden;
2. Maak werk zelf minder stressvol en plezieriger;
3. Geef werknemers meer vrije tijd en meer financiële prikkels.

 

Binnen ieder van deze wegen, stellen zij een checklist voor die HR-professionals kunnen hanteren om van hun bedrijf een topscoorder te maken op gebied van betrokkenheid. Hier gaan we:

 

1. Connectie tussen wat werknemers doen en wat ze belangrijk vinden

 

Zoals eerder gezegd, identificeren betrokken werknemers zichzelf met hun bedrijf. Dat kan alleen wanneer ze zich herkennen in de bedrijfsmissie, begrijpen hoe hun rol eraan bijdraagt en wanneer ze zich gerepresenteerd voelen in het bedrijf.

 

Breng de bedrijfsmissie in lijn met de waarden van werknemers

 

Een goede bedrijfsmissie gaat verder dan het behalen van hoge omzet- of groeicijfers of het worden van marktleider. Uit onderzoek blijkt dat werknemers graag werken voor organisaties die een positieve bijdrage leveren aan de maatschappij. Ze zijn zelfs bereid salaris in te leveren, om voor een dergelijke organisatie te werken. Met een corporate missie die laat zien dat het vooruithelpen van de maatschappij prioriteit is, zien werknemers hun werk als onderdeel van hun persoonlijke missie. En zo identificeren ze zichzelf met hun bedrijf.

 

Een aantal – in onze ogen – inspirerende corporate missies:

• “Ervoor zorgen dat menselijke connecties de kern van commercie blijven. Daarom hebben we een plek gebouwd waar creativiteit kan opbloeien.” Etsy.
• “Het versnellen van ’s werelds transitie naar duurzame energie.” Tesla.
• “Het verbeteren van gezondheid en welzijn door betekenisvolle innovatie.” Philips

Minder inspirerende missies omvatten bijvoorbeeld enkel het motief om ‘de nummer één te worden’ of ‘hoge niveaus van economische waarden te bereiken’.

 

Toon hoe werknemers bijdragen aan de bedrijfsmissie

 

Een betekenisvolle missie is niet genoeg. Om betrokkenheid te creëren moet het voor werknemers duidelijk zijn hoe hun dagelijkse taken daadwerkelijk bijdragen aan deze missie. Op alle niveaus in de organisatie.

 

‘Cognitieve crafting’ helpt hierbij. Dit houdt in dat werknemers de manier waarop ze hun taken interpreteren, herdefiniëren. Ga maar na, wie van deze twee heeft de hoogste betrokkenheid bij werk? De schoonmaker in een ziekenhuis die zijn werk interpreteert als ‘het schoonmaken van ruimtes’, of degene die zijn werk ziet als ‘het ondersteunen van het herstel van patiënten, door een zo gezond en schoon mogelijke ruimte te creëren’.

 

Als HR-professional speel je een grote rol in de manier waarop werknemers hun werk zien. Heroverweeg werktitels en maak expliciet – in taakomschrijvingen en vacatureteksten – hoe de rol bijdraagt aan het grote geheel.

 

Moedig het oprichten van ‘employee resource groups’ aan

 

ERGs zijn vrijwillige groepen waarin individuen met gemeenschappelijke interesses, doelen of achtergrond samenkomen. ERGs kunnen focussen op diversiteit en inclusie, speciale belangen zoals die van werknemers met fysieke uitdagingen of op hobby’s zoals boulderen of wielrennen.

 

De resource groups helpen bij het helder krijgen van behoeften van verschillende groepen werknemers, het vormgeven of bijsturen van de corporate strategie en bij het aansterken van sociale banden tussen werknemers. Wat allemaal betrokkenheid ten goede komt.

 

Zo is bijna de helft van alle werknemers en partners van KPMG betrokken bij minimaal één ERG, zoals de KPMG Network of Women, African American Network, Abilities in Motion Network en pride@kpmg.

 

2. Maak werk minder stressvol en plezieriger

 

Gemotiveerde werknemers zijn betrokken werknemers. En werkplezier en motivatie gaan hand in hand. Werkplezier bevorder je onder anderen door flexibel te zijn in het takenpakket, voldoende ruimte te bieden voor persoonlijke relaties tussen collega’s, werknemers autonomie te geven en hun zelfvertrouwen te bevorderen.

 

Bied de flexibiliteit om nieuwe taken uit te proberen

 

Wat voor de één een zingevende taak is, kan voor de ander een ‘moetje’ zijn. Je helpt werknemers ontdekken waar hun intrinsieke motivatie ligt door hen hiermee te laten experimenteren. Overweeg bijvoorbeeld een ‘junior pool’ op te richten, waaruit ieder team kan putten. Zo’n pool maakt het mogelijk voor iedere junior om voor een bepaald deel van de werkweek bij andere teams meehelpen.

 

Of laat werknemers roteren op verschillende afdelingen. Heineken biedt afgestudeerden bijvoorbeeld een rotatieprogramma van anderhalf tot twee jaar waarin ze verschillende opdrachten van zes maanden uitvoeren, bijvoorbeeld op de afdelingen Supply Chain, Productontwikkeling, Finance of Digital & Technology. Werknemers ontdekken waar ze het best op hun plek zitten en kunnen hier na het rotatieprogramma blijven werken.

 

Organiseer voldoende social events

 

Hoe vaak hoor je wel niet de uitspraak dat leuke collega’s de grootste bijdrage aan het werkplezier zijn. Dit geldt voor veel mensen. Zorg daarom voor voldoende momenten waarop werknemers persoonlijke relaties kunnen ontwikkelen.

 

Natuurlijk ken je de vrijdagmiddagborrel. Maar heb je weleens gedacht aan het gezamenlijk steunen van een goed doel? Een sponsorfietstocht? Of een middagje plastic uit de grachten scheppen op de boten van Plastic Whale? Het is leuker dan je denkt! En goed voor de collegiale banden.

 

Geef werknemers meer autonomie

 

Autonomie is de mate waarin werknemers de vrijheid krijgen zelf beslissingen te maken over de invulling en planning van hun werk. Het heeft een grote impact op de betrokkenheid én het mentaal welzijn van medewerkers.

 

Netflix brengt autonomie naar een nieuw niveau met hun no-rules beleid. Werknemers hebben de vrijheid om te handelen en keuzes te maken die zij in het belang van Netflix achten, zonder managementtoezicht. Zo kunnen zij uitgaven declareren zonder vooraf goedkeuring te vragen. Ook worden werknemers uitgedaagd risico’s te nemen (“place bets”). En als het mislukt, mislukt het. Dit creëert vrijheid én verantwoordelijkheid.

 

Geef zelfvertrouwen

 

Werknemers creëren meer afstand tot (en zijn dus minder betrokken bij) taken waarvoor ze onzeker over zijn. Mentorprogramma’s, waarin een meer ervaren werknemer een jongere werknemer onder de hoede neemt, zijn een bewezen manier om jonge werknemers zelfverzekerder te maken.

 

Ook is erkenning erg belangrijk. Wanneer een individu of team een bijzondere prestatie verricht, meet dit dan groots uit. Vergeet niemand, hoe klein de bijdrage ook was of leek.

 

3. Bied voldoende vrije tijd

 

Ten slotte, presteren werknemers goed op werk, als ze ook voldoende ruimte hebben buiten werk.

 

Geef werknemers voldoende vrije tijd en financiële middelen

 

Ook praktische zaken als tijd en geld spelen een rol. Werknemers die het gevoel hebben onderbetaald te worden of te veel werk op hun bordje te hebben, geven er eerder de brui aan. Overweeg werknemers daarom te belonen met tijd, zoals extra vrije uren of betaald verlof, of geld, zoals bonussen.

 

Daarnaast is het uitgeven van aandelen aan werknemers een effectieve manier om betrokkenheid te creëren. Zo voelen ze zich niet alleen betrokken bij het succes van het bedrijf, maar zijn ze het ook daadwerkelijk. In hun portemonnee.

 

Zo mag iedere werknemer van adviesbureau Rebel na één jaar werken aandelen kopen. Aangezien ieder team, meestal bestaande uit zo’n tien personen, haar eigen individuele b.v. is, kopen werknemers dus aandelen in het eigen team. Boekt het team als geheel succes dan voelt iedere werknemer dat daadwerkelijk jaarlijks in april, als dividend wordt uitgekeerd.

 

Ontmoedig mailverkeer buiten kantooruren

 

Om betrokken te kunnen zijn tijdens werkuren, moet er voldoende tijd zijn om niet met werk bezig te zijn buiten werkuren. Binnen druppelende e-mails maken dit vaak lastig. Gelukkig zijn er allerlei tools die je in staat stellen het ontvangen van e-mails te pauzeren, bijvoorbeeld na kantooruren. Zo heeft Outlook een built-in tool waarmee werknemers zelf hun mailpauzes kunnen inplannen.

 

Je kunt er ook voor kiezen mailpauzes voor de organisatie als geheel in te stellen. Volkswagen stopt bijvoorbeeld al het mailverkeer dertig minuten voordat de werkdag eindigt en start deze weer op dertig minuten voordat de werkdag start.

 

Je ziet ook steeds vaker mensen die in hun handtekening een tekst in de volgende trant opnemen: ‘ik stuur e-mails op tijden die voor mij prettig zijn en ik verwacht geenszins direct antwoord van je. Lees en reageer op het moment dat jou het beste uitkomt.’

 

Check de effectiviteit van je programma’s

 

Om na te gaan of je programma’s voor het vergroten van werknemersbetrokkenheid effectief zijn, is het belangrijk om feedback van werknemers te verzamelen. Een handige manier om snel (anonieme en) periodieke feedback op te halen, is met de tool Hive. Via deze tool kunnen werknemers overigens ook schouderklopjes en erkenning uitdelen aan collega’s.

 

Net zoals het bouwen van steden niet over één nacht ijs gaat, zo bouw je een organisatie ook niet in één dag. Maar met een groep betrokken werknemers, gaat het in ieder geval een stuk makkelijker. Je kunt als HR-professional zelf aan de slag met veel van bovenstaande punten. Daarnaast staat OpenUp klaar om jou en je werknemers te helpen. Bijvoorbeeld bij het vinden van hun intrinsieke motivatie, het creëren van meer zelfvertrouwen en het ontdekken van hun persoonlijke waarden en missie.