Ruimte voor rouw: zo ondersteun je een rouwende medewerker

Stel je voor. Er klopt een werknemer bij jou als HR-professional aan met de mededeling dat ze gaat verhuizen en daar tijd voor zou willen. Jij kent de bedrijfsregels en geeft de werknemer één dag betaald verlof. Daarna word je gebeld door een teamleider. Zijn teamlid heeft een dierbare verloren. Ook hiervoor ken je de regels: vier dagen verlof. Maar dat voelt gek. Want rouw en regels gaan niet goed samen. Je wil meer doen voor deze medewerker dan alleen wat vrije dagen geven. Maar wat?

Het idee dat werknemers hun privéproblemen thuis moeten laten, is de afgelopen jaren verdampt. Het heeft plaatsgemaakt voor de overtuiging dat het onmogelijk en onwenselijk is om werk en privé volledig gescheiden te houden. Zo komt er steeds meer ruimte voor rouw op de werkvloer. Voor HR-professionals brengt dit extra uitdagingen met zich mee. Want een collega ondersteunen bij een verhuizing? Ja, dat lukt je wel. Maar een collega ondersteunen bij rouw is veel complexer. Wat kun jij als HR-manager doen om een rouwende werknemer te helpen? 

Hoe werkt rouw?

Rouwen is de verwerking na een groot verlies. Het is het proces waarin we ons leven – inclusief onze verwachtingen, dromen en plannen – aanpassen aan de nieuwe situatie. Bij rouw denk je meestal aan verlies door overlijden. Maar we rouwen ook na een ander groot verlies. Bijvoorbeeld na een scheiding of wanneer we de hoop een kind te kunnen krijgen verliezen. 

Rouw vindt volgens de wijd ondersteunde theorie van de Britse psychiaters Bowlby en Parkes plaats in vier fases. 

1. Schock en gevoelloosheid. Dit is de fase waar je direct in belandt na een verlies. De situatie wordt als onwerkelijk ervaren.
2. Verlangen en zoeken. De rouwer verlangt terug naar de persoon die is vertrokken. Deze fase gaat vaak gepaard met huilen, boosheid, angst, bezorgdheid, weinig concentratie en verwarring. Sommige mensen ervaren spijt.
3. Wanorde en wanhoop. De rouwer erkent het verlies: de persoon zal niet terugkeren. Gevoelens van apathie, wanhoop, hopeloosheid en ontreddering dringen zich op. Veel mensen trekken zich terug en hebben weinig zin in de dingen die ze vroeger leuk vonden.
4. Reorganisatie en herstel. In de vierde fase hervinden rouwende mensen hun levensvreugde. Ze beginnen weer plezier te maken en investeren weer in de toekomst. In deze fase hervinden ze een nieuwe staat van ‘normaal’. 

Rouw is een heel persoonlijk en individueel proces is. Iedereen ervaart het anders. Bovenstaande fases spelen zich daarom voor iedereen anders af. Niet-lineair, achterstevoren, van fase twee naar fase vier en maanden later weer terug naar fase twee. Ook is de intensiteit van rouw voor iedereen anders. Hoewel het verlies van een bejaarde ouder bijvoorbeeld voor de één makkelijker te accepteren is, kan het voor de ander als het eind van de wereld voelen. 

Werknemers ondersteunen in hun rouwverwerking: het praktische deel

Wanneer een werknemer te maken krijgt met verlies – of dat nou komt door overlijden, scheiding, een verloren kinderwens of andersoortig verlies – wil je een aantal praktische zaken regelen: verlof, het informeren van collega’s en relaties en natuurlijk een telefoontje, kaartje of bloemetje. Deze kunnen zijn vastgelegd in een rouwprotocol, dat als geheugensteuntje kan fungeren voor HR. Bij onderstaande punten geldt: overleg altijd met de teamleider of manager van de betreffende collega en bespreek wie voor welke acties verantwoordelijk is. 

1.    Verlof

Bij verlies van een eerstegraadsfamilielid, krijgt een werknemer volgens de officiële regels vier dagen verlof. Voor scheiding of andersoortig verlies, geen. Maar zoals gezegd, rouwt iedereen anders. De één wil zo snel mogelijk weer werken – omdat het afleiding geeft of omdat de routine helpt bij het verwerken – de ander heeft meer tijd en ruimte nodig. 26% van de werknemers gaat na verlies te snel weer aan het werk. 

Eisen dat een werknemer na vier dagen terugkeert, werkt mogelijk averechts. Colette, die bij een groot advocatenkantoor op de Zuidas werkt, vertelt: “Een paar dagen na het overlijden van mijn vader belde mijn manager. Het was eigenlijk de bedoeling dat ik weer kwam werken, zei hij. Ik was er helemaal nog niet klaar voor. Ik kon me niet concentreren op werk. En mijn werkgever daalde op z’n zachts gezegd in mijn achting. Dit heeft zeker een rol gespeeld in mijn vrijwillig ontslag.” 

Volgens rouwexperts hebben de meeste mensen minimaal twintig vrije dagen nodig nadat een dierbaar familielid overlijdt. 

Wettelijke verlofregels bij verlies

Wanneer een direct familielid overlijdt, heeft een medewerker recht op calamiteitenverlof. Dit is wettelijk vastgelegd. Het verlof is bedoeld om direct de praktische zaken te kunnen regelen. Het geldt wanneer het familielid een ouder of kind is, een broer of zus, een echtgenoot of geregistreerd partner. De werknemer meldt hoe lang het verlof zal duren. De werkgever mag een redelijk verzoek niet weigeren. Meestal duurt dit verlof een paar uur tot een paar dagen.

Daarnaast is er het ‘bijzonder verlof’. Bijzonder verlof wordt in de cao geregeld of, wanneer een (verplichte) cao ontbreekt, in de bedrijfsregels. Over het algemeen gelden de volgende regels:

• Vier dagen verlof bij overlijden van een eerstegraadsfamilielid (partner, ouder of kind): van de dag van overlijden tot de uitvaart.
• Twee dagen verlof bij tweedegraadsfamilie (grootouder, broer, zus of kleinkind): de dag van overlijden en de dag van de uitvaart.
• Eén dag bij derde- en vierdegraadsfamilie (tante, oom of achterkleinkind): de dag van de uitvaart.

Vlak na het verlies verkeren de meeste mensen in fase één: shock, verdoving en ontkenning. Deze houdt in ieder geval vaak aan tot de uitvaart, in geval van overlijden. Met het calamiteitenverlof kan deze periode overbrugd worden, maar het is vaak niet genoeg om aan verwerking toe te komen.  

2.   Collega’s en relaties informeren

Ook bij het informeren van collega’s en relaties over het verlies waarmee de werknemer kampt, geldt: iedereen ervaart rouw anders. Vraag de rouwende medewerker daarom zelf wat prettig is. Je kunt dit zelf doen, maar je kunt ook de teamleider of een collega die een goede band met die persoon heeft inschakelen. 

Om de rouwende medewerker een handje te helpen, kun je concrete voorstellen voorleggen zoals een mail naar het team, naar andere collega’s binnen de organisatie en naar derden. 

3.   Laat van je horen

Laat de medewerker zien dat jij en de collega’s klaar staan voor de persoon. Stuur een bos bloemen en een kaart die door iedereen is ondertekend. Ook kun je de rouwende medewerker vragen of het fijn is als naaste collega’s naar de uitvaart mogen komen in geval van overlijden.

Wees – zeker in het eerste jaar na overlijden – attent. Geef de werknemer extra aandacht tijdens speciale gebeurtenissen. Denk aan de verjaardag van de overleden persoon, kerst, moeder- of vaderdag en de sterfdag. Steek de medewerker een hart onder de riem met een kaartje of een berichtje of stel voor even samen koffie te drinken. 

4.   Overleg met de teamleider of manager

Naast dat het jouw taak is om je werknemers zo goed mogelijk te begeleiden, is dat ook de taak van teamleiders en managers. Zorg er dus voor dat je contact met hen onderhoudt over de rouwende medewerker.

Raad de manager aan om van zich te laten horen door de medewerker te bellen of – als de persoon dat fijn vindt – even langs te komen. Laat hen de medewerker daarnaast vertellen dat het werk door collega’s wordt overgenomen. Dat de persoon desondanks terug mag komen wanneer de tijd rijp is. En dat het team blij is om de persoon weer te zien. 

De manager kan de rouwende persoon ook een concreet voorstel doen over terugkeer naar werk: ‘Als je er klaar voor bent om terug te komen, is het ook oké om eerst een uurtje te komen en langzaam op te bouwen. Je kunt in de eerste weken ook 50 procent werken als je wilt.’ 

5.   Organiseer een workshop of nodig een ervaringsdeskundige uit

Ook voor teamleden kan het lastig zijn om met de situatie om te gaan. Misschien weten ze niet wat ze kunnen zeggen of komt eigen verdriet naar boven. Om hen te helpen hun collega zo goed mogelijk te ondersteunen, terwijl ze misschien ook met hun eigen emoties in de knoop zitten, helpt het om een ervaringsdeskundige uit te nodigen. Dat kan iemand binnen het bedrijf zijn die – lang geleden – met rouw te maken heeft gehad en die ervaringen deelt, of een externe expert. 

De psychologen van OpenUp zijn hier goed in. Bel vooral even als je hier vragen over hebt. Ook hebben we een programma ontwikkeld dat mensen helpt om rouw beter te begrijpen. Onderdeel van dit programma is de module ‘Hoe steun je iemand die rouwt?’  

6.   Stel beoordelingsgesprekken uit

De periode van rouwverwerking – hoe lang deze ook moge duren – is geen goede periode voor beoordelingsgesprekken. Het verlies heeft invloed op de werkprestaties van de werknemer. Bovendien leveren beoordelingsgesprekken vaak stress op die de persoon er wellicht niet bij kan hebben. Stel daarom, in overleg met de medewerker zelf, dit moment uit. 

Zo doen anderen het:

• Google geeft werknemers een decennium lang 50 procent van het inkomen van de partner, wanneer deze komt te overlijden
• Mastercard en Facebook geven standaard twintig dagen onbetaald verlof wanneer een naaste komt te overlijden 

7.   Maak de terugkeer naar werk zo soepel mogelijk

Eerder publiceerden we een artikel over hoe je als HR-manager de terugkeer naar werk na burn-out of depressie zo soepel mogelijk kunt laten verlopen. De lessen uit dit artikel zijn ook goed te gebruiken wanneer een werknemer terugkeert na rouw. 

Werknemers ondersteunen in hun rouwverwerking: het emotionele deel

Naast praktische ondersteuning heeft iedereen die rouwt behoefte aan emotionele ondersteuning. Werkrelaties zijn vaak oppervlakkiger dan privérelaties buiten werk, maar dit betekent niet dat je geen rol hebt in de emotionele kant van rouwverwerking. We geven een aantal tips. 

1.    Zeg iets! 

Think twice als je denkt dat de rouwende werknemer op werk afleiding nodig heeft en niet wil worden herinnerd aan het verlies. Rouwende mensen hebben juist behoefte steun van anderen en het gevoel dat er aan hen wordt gedacht en voor hen wordt gezorgd. 

SIRE wijdde er dit jaar zelfs een campagne aan. “De dood is een onderdeel van ons leven. Toch praat ruim één op de drie mensen nooit over de dood. Terwijl het juist waardevol is om samen bij de dood stil te staan, erover te praten en elkaar te helpen. Het gesprek aangaan verbindt en verrijkt, geeft rust, helpt bij rouw en verbetert de kwaliteit van ons leven.” En één van de plekken waar dat gesprek volgens SIRE thuishoort, is het kantoor. 

Wat je bijvoorbeeld kunt zeggen:

•  ‘Ik ben blij om je te zien. We zijn er allemaal voor je.’ 
• ‘Ik weet niet zo goed wat ik moet zeggen.’ Het is oké om hier eerlijk over te zijn. Dat is altijd beter dan niks zeggen. 
• ‘Ik wil graag proberen je leven op dit moment zo makkelijk mogelijk te maken. Hoe kunnen we daarvoor zorgen?’ 
• ‘Hoe gaat het vandaag met je?’ Op deze manier erken je de rouw en nodig je de medewerker uit eerlijk te antwoorden. ‘Hoe gaat het met je?’ is daarentegen een te grote vraag, die vaak lastig te beantwoorden is. 
• Geef de medewerker de mogelijkheid met je te praten, maar laat de keus aan hen: ‘Ik ga even in de lobby / bij de koffietent op de hoek werken. Ik ben daar tot twaalf uur. Als je langs wil komen om te praten, dan kan dat. Maar voel je niet verplicht.’

Er is ook een aantal dingen dat je beter niet kunt zeggen. 

• ‘Gelukkig ben je nog jong. Je bent vast zo weer zwanger.’ wanneer iemand een kindje verliest of een miskraam krijgt. 15 procent van de zwangerschappen eindigt in een miskraam. Besef je dat ook hierbij een rouwproces hoort. 
• ‘Misschien moet je …’ Als collega of als manager heb je misschien de neiging om de situatie op te lossen. Realiseer je dat dit niet kan. Praktische tips werken daarom meestal niet. 
• ‘Tijd heelt alle wonden.’ Een klassieke dooddoener. 
• ‘Ik weet hoe je je voelt.’ Zelfs al heb je iets soortgelijks meegemaakt, rouw is zo persoonlijk dat je nooit echt kunt weten hoe de ander zich voelt. In plaats daarvan kun je zeggen ‘Ik heb iets soortgelijks meegemaakt. Dus ik weet hoe lastig het kan zijn.’ 
• ‘Kan ik iets voor je doen?’ is een lastige vraag om te beantwoorden. Waarschijnlijk krijg je een ‘nee, dankje’ te horen. Het is daarom beter om iets concreets aan te bieden: ‘Ik maak vanavond lasagne. Het is een kleine moeite om een extra schaal te maken. Zal ik die vanavond bij je langsbrengen?’ of ‘Zal ik zo even boodschappen voor je halen?’ of ‘Heb je een oppas nodig voor de hond of voor de kinderen?’ 

2.   Wees geduldig en wees open

Er komt een fase waarin de rouwende persoon het leven weer wil oppakken. Wanneer dit is, is voor iedereen anders. En het gaat bijna altijd met vallen en opstaan. Daarom is het belangrijk om geduldig te zijn. Verdriet kan opeens weer oplaaien. Omdat rouw geen lineair proces is, kan de werknemer de ene week super productief zijn en de andere week te beroerd om een email te beantwoorden. 

Harvard Business Review schrijft hierover: “Je wil geenszins dat je manager de wanhooproute met je bewandelt. Je wil dat hij of zij in je gelooft zonder te veel druk op je te leggen. Het is een moeilijke taak voor managers, maar je kunt het zeker leren! Het behelst de vaardigheid om te luisteren en om mensen toestemming te geven tegelijkertijd een functionerende medewerker als een verdrietig, rouwend mens te zijn. 

3.   Wees extra alert op de behoeften van rouwende managers

Stigma’s rondom rouw – gevoelens dat rouw een privézaak is en dat het openlijk tonen van verdriet op werk onbehoorlijk is – zijn het sterkst binnen leiderschapsposities, in prestigieuze organisaties en in competitieve werkomgevingen. Aldus Harvard Business Review. Dit zorgt ervoor dat mensen die op zulke plekken werken grotere kans hebben zich in hun verdriet terug te trekken.

Wanneer een manager of teamleider te maken krijgt met rouw, is het dus extra belangrijk om een vinger aan de pols te houden. Door als HR-manager regelmatig te vragen hoe je kunt helpen, in te checken of er kortere werkdagen of extra vrije dagen nodig zijn en door op belangrijke momenten van je te laten horen.

CEO van Humu, Laszlo Bock, besloot open te zijn over zijn verlies. Toen hij terugkeerde op werk na het overlijden van zijn broer, deelde hij zijn ervaring met het bedrijf: “Ik wist dat mijn broers dood effect op me had. Ik wilde niet dat ze zich af zouden vragen wat er mis is met Laszlo. Ik wilde niet dat ze zich zorgen maakten.” Het gevolg was dat hij werd overladen met steun, medeleven en waardering. Ook zorgde Bock’s openheid ervoor dat anderen makkelijker over hun leed konden praten. “Als je een omgeving wil creëren waarin mensen open zijn over hun verlies, dan is het beste wat je kan doen, zelf het goede voorbeeld geven.” 

4.   Herken posttraumatische groei

Verschillende studies tonen het regeneratieve effect van rouw. Sheryl Sandberg, COO van Facebook, zegt over het combineren van rouw en werk na het verlies van haar man: “In aanraking komen met sterfelijkheid kan leiden tot een nieuw leven.” 

Dit fenomeen heet posttraumatische groei. Het resulteert vaak in een hervonden waardering voor het leven, hoop, diepere connecties met anderen en de wil alles uit het leven te halen. 

Posttraumatische groei kan betekenen dat werknemers een nieuwe houding ontwikkelen ten opzichte van het leven, hun werk of hun werktaken. Of en wanneer dit plaatsvindt, verschilt per persoon. Goede managers herkennen dit en steunen de werknemer hierin. Ze luisteren en maken ruimte voor deze nieuwe ontwikkeling. Een goede manier om het gesprek hierover op gang te brengen, is met de woorden: “Het valt me de afgelopen tijd op dat je meer…” 

5.   Realiseer je dat je geen psycholoog bent

Het kan veel van je vragen wanneer je te maken krijgt met een rouwende werknemer. Natuurlijk wil je het allerbeste voor je personeel, maar er zijn grenzen aan je kunnen. Je bent immers geen psycholoog. 

Het kan geen kwaad om hulp in te schakelen van een externe psycholoog. Zowel voor jezelf, als je meer wil leren over omgaan met rouwende werknemers, als voor de rouwende werknemer zelf, die wellicht behoefte heeft aan ondersteuning bij de rouwverwerking.  

Heb je hier behoefte aan? Neem dan contact met ons op.