Ook hiervoor ken je de regels: vier dagen verlof. Maar dat voelt gek. Want rouw en regels gaan niet goed samen. Je wil meer doen voor deze medewerker dan alleen wat vrije dagen geven. Maar wat?
Het idee dat werknemers hun privéproblemen thuis moeten laten, is de afgelopen jaren verdampt. Het heeft plaatsgemaakt voor de overtuiging dat het onmogelijk en onwenselijk is om werk en privé volledig gescheiden te houden. Zo komt er steeds meer ruimte voor rouw op de werkvloer.
Voor HR-professionals brengt dit extra uitdagingen met zich mee. Want een collega ondersteunen bij een verhuizing? Ja, dat lukt je wel. Maar een collega ondersteunen bij rouw is veel complexer. Wat kun jij als HR-manager doen om een rouwende werknemer te helpen?
Hoe werkt rouw?
Rouwen is de verwerking na een groot verlies. Het is het proces waarin we ons leven – inclusief onze verwachtingen, dromen en plannen – aanpassen aan de nieuwe situatie. Bij rouw denk je meestal aan verlies door overlijden. Maar we rouwen ook na een ander groot verlies. Bijvoorbeeld na een scheiding of wanneer we de hoop een kind te kunnen krijgen verliezen.
Rouw vindt volgens de wijd ondersteunde theorie van de Britse psychiaters Bowlby en Parkes plaats in vier fases.
- Schock en gevoelloosheid. Dit is de fase waar je direct in belandt na een verlies. De situatie wordt als onwerkelijk ervaren.
- Verlangen en zoeken. De rouwer verlangt terug naar de persoon die is vertrokken. Deze fase gaat vaak gepaard met huilen, boosheid, angst, bezorgdheid, weinig concentratie en verwarring. Sommige mensen ervaren spijt.
- Wanorde en wanhoop. De rouwer erkent het verlies: de persoon zal niet terugkeren. Gevoelens van apathie, wanhoop, hopeloosheid en ontreddering dringen zich op. Veel mensen trekken zich terug en hebben weinig zin in de dingen die ze vroeger leuk vonden.
- Reorganisatie en herstel. In de vierde fase hervinden rouwende mensen hun levensvreugde. Ze beginnen weer plezier te maken en investeren weer in de toekomst. In deze fase hervinden ze een nieuwe staat van ‘normaal’.
Wil je meer weten over het rouwproces? 🌹 Bekijk dan ook onze online cursus ‘Omgaan met verlies’
Rouw is een heel persoonlijk en individueel proces is. Iedereen ervaart het anders. Bovenstaande fases spelen zich daarom voor iedereen anders af. Niet lineair, achterstevoren, van fase twee naar fase vier en maanden later weer terug naar fase twee. Ook is de hevigheid van rouw voor iedereen anders. Hoewel het verlies van een bejaarde ouder bijvoorbeeld voor de één makkelijker te accepteren is, kan het voor de ander als het eind van de wereld voelen.
Werknemers ondersteunen in hun rouwverwerking: het praktische deel
Wanneer een werknemer te maken krijgt met verlies – of dat nou komt door overlijden, scheiding, een verloren kinderwens of andersoortig verlies – wil je een aantal praktische zaken regelen: verlof, het informeren van collega’s en relaties en natuurlijk een telefoontje, kaartje of bloemetje. Deze kunnen zijn vastgelegd in een rouwprotocol, dat als geheugensteuntje kan fungeren voor HR.
Bij onderstaande punten geldt: overleg altijd met de teamleider of manager van de betreffende collega en bespreek wie voor welke acties verantwoordelijk is.
1. Verlof
Bij verlies van een eerstegraadsfamilielid, krijgt een werknemer volgens de officiële regels vier dagen verlof. Voor scheiding of andersoortig verlies, geen. Maar zoals gezegd, rouwt iedereen anders. De één wil zo snel mogelijk weer werken – omdat het afleiding geeft of omdat de routine helpt bij het verwerken – de ander heeft meer tijd en ruimte nodig. 26% van de werknemers gaat na verlies te snel weer aan het werk.
Eisen dat een werknemer na vier dagen terugkeert, werkt mogelijk averechts. Colette, die bij een groot advocatenkantoor op de Zuidas werkt, vertelt: “Een paar dagen na het overlijden van mijn vader belde mijn manager. Het was eigenlijk de bedoeling dat ik weer kwam werken, zei hij. Ik was er helemaal nog niet klaar voor. Ik kon me niet concentreren op werk. En mijn werkgever daalde op z’n zachts gezegd in mijn achting. Dit heeft zeker een rol gespeeld in mijn vrijwillig ontslag.”
Volgens rouwexperts hebben de meeste mensen minimaal twintig vrije dagen nodig nadat een dierbaar familielid overlijdt.
Wettelijke verlofregels bij verlies
Wanneer een direct familielid overlijdt, heeft een medewerker recht op calamiteitenverlof. Dit is wettelijk vastgelegd. Het verlof is bedoeld om direct de praktische zaken te kunnen regelen. Het geldt wanneer het familielid een ouder of kind is, een broer of zus, een echtgenoot of geregistreerd partner. De werknemer meldt hoe lang het verlof zal duren. De werkgever mag een redelijk verzoek niet weigeren. Meestal duurt dit verlof een paar uur tot een paar dagen.
Daarnaast is er het ‘bijzonder verlof’. Bijzonder verlof wordt in de cao geregeld of, wanneer een (verplichte) cao ontbreekt, in de bedrijfsregels. Over het algemeen gelden de volgende regels:
- Vier dagen verlof bij overlijden van een eerstegraadsfamilielid (partner, ouder of kind): van de dag van overlijden tot de uitvaart.
- Twee dagen verlof bij tweedegraadsfamilie (grootouder, broer, zus of kleinkind): de dag van overlijden en de dag van de uitvaart.
- Eén dag bij derde- en vierdegraadsfamilie (tante, oom of achterkleinkind): de dag van de uitvaart.
Vlak na het verlies verkeren de meeste mensen in fase één: shock, verdoving en ontkenning. Deze houdt in ieder geval vaak aan tot de uitvaart, in geval van overlijden. Met het calamiteitenverlof kan deze periode overbrugd worden, maar het is vaak niet genoeg om aan verwerking toe te komen.
2. Collega’s en relaties informeren
Ook bij het informeren van collega’s en relaties over het verlies waarmee de werknemer kampt, geldt: iedereen ervaart rouw anders. Vraag de rouwende medewerker daarom zelf wat prettig is. Je kunt dit zelf doen, maar je kunt ook de teamleider of een collega die een goede band met die persoon heeft inschakelen.
Om de rouwende medewerker een handje te helpen, kun je concrete voorstellen voorleggen zoals een mail naar het team, naar andere collega’s binnen de organisatie en naar derden.
3. Laat van je horen
Laat de medewerker zien dat jij en de collega’s klaar staan voor de persoon. Stuur een bos bloemen en een kaart die door iedereen is ondertekend. Ook kun je de rouwende medewerker vragen of het fijn is als naaste collega’s naar de uitvaart mogen komen in geval van overlijden.
Wees – zeker in het eerste jaar na overlijden – attent. Geef de werknemer extra aandacht tijdens speciale gebeurtenissen. Denk aan de verjaardag van de overleden persoon, kerst, moeder- of vaderdag en de sterfdag. Steek de medewerker een hart onder de riem met een kaartje of een berichtje of stel voor even samen koffie te drinken.
4. Overleg met de teamleider of manager
Naast dat het jouw taak is om je werknemers zo goed mogelijk te begeleiden, is dat ook de taak van teamleiders en managers. Zorg er dus voor dat je contact met hen onderhoudt over de rouwende medewerker.
Raad de manager aan om van zich te laten horen door de medewerker te bellen of – als de persoon dat fijn vindt – even langs te komen. Laat hen de medewerker daarnaast vertellen dat het werk door collega’s wordt overgenomen. Dat de persoon desondanks terug mag komen wanneer de tijd rijp is. En dat het team blij is om de persoon weer te zien.
De manager kan de rouwende persoon ook een concreet voorstel doen over terugkeer naar werk: ‘Als je er klaar voor bent om terug te komen, is het ook oké om eerst een uurtje te komen en langzaam op te bouwen. Je kunt in de eerste weken ook 50 procent werken als je wilt.’
5. Organiseer een workshop of nodig een ervaringsdeskundige uit
Ook voor teamleden kan het lastig zijn om met de situatie om te gaan. Misschien weten ze niet wat ze kunnen zeggen of komt eigen verdriet naar boven. Om hen te helpen hun collega zo goed mogelijk te ondersteunen, terwijl ze misschien ook met hun eigen emoties in de knoop zitten, helpt het om een ervaringsdeskundige uit te nodigen. Dat kan iemand binnen het bedrijf zijn die – lang geleden – met rouw te maken heeft gehad en die ervaringen deelt, of een externe expert.
De psychologen van OpenUp zijn hier goed in. Bel vooral even als je hier vragen over hebt. Ook hebben we een programma ontwikkeld dat mensen helpt om rouw beter te begrijpen. Onderdeel van dit programma is de module ‘Hoe steun je iemand die rouwt?’
6. Stel beoordelingsgesprekken uit
De periode van rouwverwerking – hoe lang deze ook moge duren – is geen goede periode voor beoordelingsgesprekken. Het verlies heeft invloed op de werkprestaties van de werknemer. Bovendien leveren beoordelingsgesprekken vaak stress op die de persoon er wellicht niet bij kan hebben. Stel daarom, in overleg met de medewerker zelf, dit moment uit.
Zo doen anderen het:
- Google geeft werknemers een decennium lang 50 procent van het inkomen van de partner, wanneer deze komt te overlijden
- Mastercard en Facebook geven standaard twintig dagen onbetaald verlof wanneer een naaste komt te overlijden
7. Maak de terugkeer naar werk zo soepel mogelijk
Eerder publiceerden we een artikel over hoe je als HR-manager de terugkeer naar werk na burn-out of depressie zo soepel mogelijk kunt laten verlopen. De lessen uit dit artikel zijn ook goed te gebruiken wanneer een werknemer terugkeert na rouw.
