Hoe een goede onboarding het verschil maakt tussen een start en een vliegende start

15 feb ‘23
3 min
Werkprestaties
Redactie OpenUp
Gecontroleerd door psycholoog Judith Klenter
onboarding
Een goede onboarding zorgt voor een soepele start van nieuwe medewerkers. Het geeft direct een veilig gevoel en verlaagt de kans op uitval. En daarnaast onderscheid je jezelf als werkgever met een fijne onboarding. De onboarding van een nieuw teamlid kan echt het verschil maken. Maar toch wordt het belang hiervan onderschat. Zo zonde! Tijd voor verandering. 

 

Waarom is een goed onboardingsproces zo belangrijk voor de organisatie en de nieuwe medewerker? 

 

1. Het creëert een veilige omgeving voor nieuwe werknemers

 

Of iemand nu vers uit de schoolbanken diens eerste baan inrolt of een stap maakt vanuit een andere organisatie; een nieuwe baan is vaak spannend. Een goede onboarding haalt de druk hier een beetje vanaf. 

 

Dat is belangrijk, want meer dan 70 procent van de jongeren geeft aan een dat ze na hun baanwissel een ‘shift shock’ ervoeren: het bedrijf of de rol bleek toch niet zo rooskleurig als ze zich hadden voorgesteld. 

 

Mensen hebben behoefte aan een cultuur waarin ze zich ondersteund, gerespecteerd, gehoord en competent voelen. Als iemand dit vanaf moment één ervaart, zie je dat terug in de prestaties. Want iemand die zich goed voelt, presteert beter. En dat begint bij een goed onboardingsproces. 

 

2. Het voorkomt mentale uitdagingen

 

Voorkomen is beter (en makkelijker) dan genezen. Start daarom al tijdens de onboarding met een holistische aanpak voor het mentaal welzijn van je medewerkers. 

 

Belangrijk onderdeel daarvan is het voeren van het gesprek over mentale gezondheid. Door dit gesprek vanaf dag één te voeren, laat je zien dat het normaal en goed is om open over uitdagingen en zorgen te praten. Zo vergroot je de kans dat mensen hulp zoeken bij stress, hoge werkdruk, een gebrek aan motivatie en andere uitdagingen.

 

Informeer over de hulpmiddelen die hiervoor beschikbaar zijn, zoals een vertrouwenspersoon en gesprekken met psychologen van OpenUp. En laat weten dat ook je eigen deur altijd openstaat. 

 

3. Het ontzorgt bestaande medewerkers

 

Als je als organisatie (geen) goede onboarding biedt, betekent dat dat iemand anders dat doet. En die persoon is de bestaande medewerker. Zonder dat je het misschien door hebt, leg je flink wat taken op diens schouders. 

 

Niet zo’n goed idee, want de werkdruk ligt vaak al zo hoog (onder andere door personeelstekort). 20 procent van de werknemers ervaart meerdere keren per week gemiddelde tot hoge stress. Van deze groep heeft 65 procent last van een slechte nachtrust en 47 procent van angsten. Wat zorgt voor een slechte focus, minder productiviteit en meer verzuim.

 

Op deze manier gaan er 35,6 productieve werkdagen per werknemer per jaar verloren. Ontzorg je collega’s en neem de onboarding uit handen. 

 

4. Het zorgt voor sterke collegiale banden

 

Vriendschappelijke en betrouwbare banden tussen collega’s zijn één van de belangrijkste voorwaarden van een prettige bedrijfscultuur. Daarom focust een goede onboarding niet alleen op de werkinhoud, maar ook op de relaties tussen collega’s.

 

Dit doe je door voor de nieuwe medewerker voldoende koffietjes in te plannen met collega’s, zowel in het team zelf als van andere teams en op allerlei lagen in de organisatie.

 

Denk ook aan een mentorprogramma, waarbij de nieuwe werknemer wordt gekoppeld aan een ervaren collega. En aan een buddyprogramma, waarbij een nieuwe werknemer wordt gekoppeld aan een collega van dezelfde leeftijd. 

 

Met de mentor en de buddy kan de werknemer op een veilige manier werk gerelateerde uitdagingen bespreken. 

 

5. Het maakt mensen wegwijs in de beschikbare hulpbronnen

 

Iedereen heeft te maken met mentale uitdagingen, groot of klein. Om te voorkomen dat iets kleins uitgroeit tot iets groots (en op den duur wellicht zorgt voor verzuim, uitval of ontslag), wil je dat iedereen weet waar ze terechtkunnen om hierover te praten.

 

Als je toegang biedt tot welzijnsprogramma’s zoals OpenUp, leg dan duidelijk uit hoe het werkt. Leg uit dat je altijd zonder tussenkomst van je manager of HR contact kunnen opnemen met een erkende psycholoog. En dat wat tijdens de gesprekken wordt besproken, nooit wordt teruggekoppeld aan de werkgever. 

 

Wel zo fijn: wij helpen je die boodschap intern te verspreiden. 

 

6. Het bespaart (indirect) recruitmentkosten

 

De beste ambassadeurs zijn je medewerkers. Tevreden medewerkers zingen in hun sociale kringen (en op Glassdoor) rond in wat voor een prettige werkomgeving zij werken. En maakt het aantrekken van nieuw talent makkelijker. 

 

De eerste indruk van hun nieuwe werkplek is daarbij belangrijk. Want stellen vrienden elkaar niet vaker de vraag ‘Hoe was je eerste werkweek?’ dan ‘Hoe was je 73e werkweek?’. Een positieve indruk = positieve reclame. 

 

Daarnaast is de kans kleiner dat iemand de organisatie snel verlaat na een prettige eerste start. En dat bespaart je weer de hoge kosten van opnieuw rekruteren. 

 

7. Het vergroot de motivatie

 

In een goede onboarding is het belangrijk dat je ingaat op de verwachtingen van de organisatie richting de nieuwe medewerker (en omgekeerd) en waarom dat belangrijk is. 

 

Daarnaast leg je uit wat de missie, waarden en drijfveren van de organisatie zijn en wil je ervoor zorgen dat iemand zich hier onderdeel van voelt. Het gevoel bij te dragen aan een groter (en belangrijk) geheel vergroot de motivatie en de productiviteit van medewerkers. 

onboarding

Wil je op de hoogte blijven van geestelijke welzijn op het werk? Word dan lid van onze nieuwsbrief voor regelmatige updates en ideeën.

Maar hoe doe je dat virtueel?

 

Nu remote en hybride werken steeds normaler wordt, vindt de onboarding steeds vaker virtueel plaats. Dat brengt een aantal uitdagingen met zich mee:

 

  1. Het is voor de medewerker lastig om (tussentijds) vragen te stellen
  2. Je kunt minder goed controleren over alle informatie en kennis goed is overgebracht
  3. De nieuwe medewerkers bouwen minder snel een band op met elkaar
  4. Als je alleen maar informatie via je scherm absorbeert, raak je op een gegeven moment uitgeput of verzadigd
  5. Tussendoor een ontspannende activiteit inbouwen is lastiger 
  6. Het is moeilijker om emoties en lichaamstaal over te brengen via een scherm, wat de kans op onbegrip en verkeerde interpretatie vergroot

 

“Work from home employment is somewhat like a long distance relationship. If there is no true care and affection, and deeper reason to be resilient, it will fall apart.” 

– Kunal Shah, founder van CRED

 

Een succesvolle virtuele onboarding

 

Ook als medewerkers remote werken, raden we daarom toch aan om voor de onboarding fysiek bij elkaar te komen. Is dit echt niet mogelijk? Dan kunnen de volgende tips helpen:

 

  1. Bereid medewerkers goed voor. Stuur van tevoren een agenda met een kort overzicht van wat er wordt besproken. Zo kan iemand alvast nadenken over eventuele vragen.
  2. Test vooraf de techniek en vraag de deelnemers hetzelfde te doen. Zo hoef je niet tijdens de sessie te prutsen met camera’s en microfoons die niet werken of presentaties die niet willen openen. 
  3. Stuur een fysiek welkomstpakket met handige en leuke dingen. Denk aan een notebook, pen, lekkere (gezonde) snacks voor tijdens de dag en eventueel nuttige documenten en benodigdheden voor spelletjes die tijdens de onboarding plaatsvinden
  4. Vraag tussendoor meermaals om feedback, zodat je het proces en de inhoud kunt bijsturen als dat nodig is.

 

Een goed begin is het halve werk. Met een sterke onboarding zorg je ervoor dat een nieuwe medewerker zich welkom, gewaardeerd en veilig voelt, en vol zelfvertrouwen en motivatie aan de slag kan.

 

OpenUp weet alles over het creëren van een veilige omgeving en het gemotiveerd en betrokken houden van medewerkers. 👉Ontdek wat we voor jou kunnen doen.

 

                                                                      

NL-blog-activation
Maandelijkse nieuwsbrief

Blijf up-to-date

Schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste blogs, webinars, interviews en informatie over mentaal welzijn voor jouw medewerkers.