Er zijn allerlei tactieken om productiever te zijn, meer focus te hebben en beter met je tijd om te gaan. Iedereen heeft zo zijn uitdagingen op dat gebied en iedereen heeft zo ook zijn eigen manieren om die te tackelen of aan te vliegen. Hoe gaan andere professionals hiermee om en wat kun je van ze leren?
Gina de Sloothaak is Office Angel (zoals ze de office managers daar noemen) bij innocent drinks. We vroegen haar naar haar aanpak en adviezen op het gebied van planning en time management. “ Een goede planning is voor mij cruciaal. Als ik geen overzicht heb, ga ik piekeren en raak ik in de stress.”
Hi Gina, welke rol speelt time management in jouw werk?
“Planning is een cruciaal aspect in mijn rol. Ten eerste omdat ik parttime werk en elke dag van 8 tot 12 heb om mijn taken af te ronden. Ten tweede omdat ik twee dochters heb die ik direct na werk van school moet halen. Ik woon ook in een andere stad dus ik reis veel met het ov. Om stressvolle situaties te vermijden, probeer ik alles zo goed mogelijk te plannen en organiseren.
Soms zijn er evenementen of meetings waardoor ik de hele dag op kantoor moet zijn. In zulke gevallen moet ik mijn thuisagenda nog strakker afstemmen met mijn werkagenda. Het is voor mij heel belangrijk dat het goed gaat met mijn dochters als ik langer op werk ben.”
Wat is de strategie die jij toepast?
“Ik probeer altijd drie stappen vooruit te denken en last-minute taken te voorkomen. Bij administratieve taken is dat makkelijker, maar voor het organiseren van evenementen zijn er meer factoren waar ik rekening mee moet houden. Ik maak in zulke gevallen een volledige agenda en to-do-lijst van tevoren, om onvoorziene situaties te voorkomen.”
Hoe zorg jij voor een overzichtelijke agenda?
“Elke vrijdag schrijf ik de prioriteiten voor de komende week op. Ik weet dat maandagochtend een drukke ochtend is, dus op dat moment heb ik daar geen tijd voor. Ik zorg dus dat ik voor de week start, weet wat er moeten gebeuren. Elke dag check ik of de prioriteiten nog kloppen en welke taken voorrang hebben op andere. Goed prioriteiten kunnen stellen, is voor mij heel belangrijk.
Daarnaast zorg ik voor overzicht en structuur in mijn agenda. Het eerste half uur block ik voor kantoorbezigheden. Het tweede half uur doe ik mijn mail en vervolgens plan ik een uur in voor taken die daaruit voortkomen. De andere twee uur zijn voor andere projecten en het organiseren van events of meetings.”
Hoe ga jij om met afleiding?
“Op een normale werkdag ben ik veel in de weer en loop ik veel rond. Als ik echt moet focussen, werk ik daarom thuis. Er is bij innocent veel flexibiliteit op dat gebied. Daarnaast is m’n to-do-list heilig voor mij. Zo weet ik wat er precies moet gebeuren op een dag.”
Wat is voor jou belangrijk bij het managen van jouw tijd?
“Het allerbelangrijkst voor mij is om drie stappen vooruit te blijven denken. Taken van tevoren inplannen, last-minute taken vermijden en kalm blijven.”
Hoe zorg je ervoor dat je kalm blijft?
“Tijdens het organiseren van bijvoorbeeld een business meeting bij ons op kantoor, kan ik veel stress krijgen van alle taken die moeten gebeuren. Daarom is een goede planning cruciaal, zodat ik overzicht heb en niet ga piekeren. Als ik merk dat ik aan het piekeren ben, sluit ik alles af. Ik neem een paar diepe ademhalingen, ga naar buiten om een rondje te wandelen en probeer het van me af te schudden. Als ik weer ben opgeladen, kan ik weer door.”
