Toch gebeurt er af en toe iets waar je geen grip op hebt. Een werknemer wordt mentaal of lichamelijk ziek of krijgt te maken met een periode van rouw. De terugkeer naar werk nadat de werknemer is opgekrabbeld, is vaak zwaar. Soms omdat het werk heeft bijgedragen aan de uitval. Soms omdat het zwaar is om het dagelijks leven weer op te pakken. Soms omdat er schuldgevoelens of schaamte heersen ten opzichte van collega’s.
Waar je als HR professional gelukkig wel grip op hebt, is het zo soepel mogelijk laten verlopen van de terugkeer. In deze guide vertelt psycholoog Emma White je over de uitdagingen van terugkerende werknemers, de rechten en plichten van de werkgever en we geven best-practices voor een soepele re-integratie. Zodat jij als een heuse paradijsvogel, een prettige terugkeer in de corporate jungle kan faciliteren.
Voordat we de praktische tips induiken voor een soepele re-integratie, is het belangrijk om te begrijpen waarom terugkeer naar werk na afwezigheid zwaar kan zijn.
Met welke mentale uitdagingen kampen medewerkers die ziek zijn?
Of het nu chronische of acute pijn is (bijvoorbeeld door ziekte, een ongeval of RSI), extreme of milde burn-out of een bore-out, bijwerkingen van medicatie of vermoeidheid na een virus. Soms is een werknemer tijdelijk niet in staat tot werken.
Lichamelijke en mentale uitdagingen gaan vaak hand in hand. Emma: “We zien burn-out en bore-out vaak als mentale problemen, maar de symptomen zijn bijna altijd ook fysiek: migraine, buikpijn, chronische vermoeidheid of zelfs het niet meer kunnen voelen van bepaalde lichaamsdelen. Andersom leiden ziekte en pijn vaak tot mentale uitdagingen. Dat begint vaak met vermoeidheid, concentratieproblemen of snel overprikkeld raken.”
“Als ziekte en pijn lang duren, komen daar vaak extra uitdagingen bij. Zo voelen veel mensen frustratie, omdat ze niet weten wanneer ze weer beter zijn. Of ze willen meer doen dan hun lichaam aankan, bijvoorbeeld sporten of het bijwonen van sociale activiteiten. Deze frustratie leidt vaak tot prikkelbaarheid tegenover hun geliefden, gevoelens van onzekerheid en gevoelens van machteloosheid”, aldus Emma.
De rechten en plichten van de werkgever bij uitval
Meer informatie over je rechten en plichten, vind je in deze en deze wetsartikelen. |
Met welke mentale uitdagingen kampen werknemers die terugkeren naar werk?
Iedere werknemer ervaart de terugkeer naar werk anders. Toch zijn er volgens Emma een aantal uitdagingen die vaak terugkeren:
- Hervinden van structuur;
- Vinden van balans tussen prioriteiten op werk en aandacht voor welzijn;
- Omgeven zijn door collega’s is in het begin vaak vermoeiend en overweldigend;
- Meer hooi op de vork willen nemen dan ze op dat moment aankunnen, wat kan leiden tot frustratie;
- Het gevoel hebben de tijd die ze afwezig waren te moeten compenseren door harder te werken;
- Gevoelens van schuld of schaamte, omdat collega’s het werk hebben moeten overnemen terwijl ze wel doorbetaald kregen;
- Bang zijn voor de meningen van anderen over de reden van uitval.
Een aantal cijfers op een rij
- 5,4% was het ziekteverzuim in Nederland eind 2021. Dat betekent dat van alle werkbare uren, werknemers gemiddeld 5,4% van de tijd afwezig waren.
- 35% van het verzuim is het gevolg van werkdruk of werkstress.
- 14% van de werknemers die verzuimen is na vier werkweken nog niet teruggekeerd op werk.
- 3% van de werknemers blijft langer dan een half jaar weg.
“Bij mensen die een burn-out of bore-out hebben gehad, merk ik dat ze vaak angst hebben om terug te gaan naar de plek die mede de oorzaak was van hun ziekte”, zegt Emma. Dit heeft twee redenen. “Omdat ze simpelweg een negatieve associatie hebben gekregen met werk, hun werkgever of collega’s. Ze vinden het spannend om weer blootgesteld te worden aan situaties of triggers die een rol hebben gespeeld in hun ziekte. Of omdat ze bang zijn voor het oordeel van anderen.”
Dit oordeel is er vaak helemaal niet in werkelijkheid. Het is een reflectie van het oordeel dat de werknemer over zichzelf heeft. Emma: “Werknemers die terugkeren vullen vaak in wat anderen over hen zullen denken. ‘Ik ben zwak omdat ik het werk niet aankon’, ‘Mijn collega’s zijn boos omdat ik ze in de steek heb gelaten’, ‘Ze vinden me vast zielig’, of ‘Ze geven mij vast alle makkelijke taken, omdat ze bang zijn dat ik het niet aankan’. Dit maakt het extra spannend om weer terug te keren.
Hoe zorg je voor een soepele terugkeer naar werk? The Beginner’s Guide
Gelukkig kun je veel doen om de werknemer te ondersteunen in deze lastige periode. Er is een standaard lijst van best practices die je als HR-professional of manager wil weten. Zie het als de ‘Beginners Guide to Reintegration’. Als het thema nieuw voor je is, dan raden we je aan dit hoofdstuk grondig door te lezen. Ben je op zoek naar meer verdieping? Skip dan door naar de ‘Expert Guide’ hieronder.
Emma heeft 6 gouden regels voor een soepele terugkeer naar werk:
1. Ontwikkel een ‘return to work’ programma
Organiseer het re-integratietraject samen met de werknemer en de bedrijfsarts. Zo’n traject rust op drie pijlers:
- Het aantal te werken uren;
- Het soort taken dat wordt uitgevoerd;
- De intensiteit of werkdruk van de taken.
Emma: “Maak het schema zo strak als je een trainingsschema voor een marathon zou maken: leg per dag precies vast hoeveel uren er wordt gewerkt. Laat het aantal uren langzaam toenemen en de herstelperiode tussen werkuren langzaam afnemen.” Daarnaast helpt het om de werknemer te laten starten met ondersteunende taken, taken zonder deadline en taken zonder al te veel meetings.
Stel van tevoren samen vast wat jullie zien als een succesvolle re-integratie. Doelen waaraan je kunt denken zijn: het rapportcijfer dat de werknemer aan hun energielevel geeft; of het aantal sociale interacties dat iemand per week aankan. Probeer deze doelen zo SMART mogelijk te maken.
Het aantal gewerkte uren is daarentegen geen goede indicator voor geslaagde terugkeer naar werk.
2. Wees flexibel
Plannen zijn er om van af te wijken. Maak duidelijk aan de werknemer dat het oké is als de doelen uit het schema niet worden gehaald en als deze tussentijds moeten worden aangepast. Hou dus voor lange tijd vinger aan de pols. Minimaal een half jaar, langer als nodig. Vraag hoe het met de terugkerende werknemer gaat, of je iets kunt beteken en of het schema nog werkt.
Management-wetenschapper aan de University of Washington Foster School of Business Yu Tse Heng zegt hierover: “Werknemers moeten zich gesterkt voelen om hun eigen pad naar herstel te vinden. Het bieden van flexibiliteit is daarom enorm belangrijk.”
3. Blijf in contact tijdens de periode van afwezigheid
Zeg het met bloemen. Of met een kaartje. Is iemand langer dan een week ziek, laat dan als manager vanuit het team iets van je horen. Zowel bij mentale als fysieke uitdagingen. Maak daarbij duidelijk dat de organisatie de werknemer blijft steunen. Ze hoeven niet bang te zijn om hun baan kwijt te raken, ook als zij langere tijd niet kunnen werken.
Overleg samen of de werknemer het prettig vindt als je zo nu en dan contact opneemt om te vragen hoe het gaat of om updates te geven over ontwikkelingen op werk. Spreek vooraf een frequentie af en de manier van communiceren (e-mail, bellen, WhatsApp of face-to-face). Zo weet de werknemer wat er verwacht kan worden. Je kunt er ook voor kiezen om de werknemer een collega te laten kiezen om contact mee te onderhouden. Iemand met wie de werknemer een goede band heeft.
Laat daarnaast duidelijk weten dat je een open-deurbeleid voert: de werknemer kan altijd contact met jou opnemen als daar behoefte aan is.
4. Respecteer de privacy van de werknemer
Je wil natuurlijk het team informeren over de situatie van de werknemer. “Bespreek van tevoren met de werknemer welke informatie wel en niet met het team gedeeld kan worden, om zo de privacy van de werknemer te respecteren”, raadt Emma aan.
Respecteer de privacy ook in het contact opnemen met de werknemer. Wil je de werknemer thuis, in het ziekenhuis of in het revalidatiecentrum op te zoeken, vraag daar dan altijd vooraf toestemming voor.
5. Houd rekening met het herstel van de werknemer, ook na terugkeer
Het hersteltraject – of het nu om lichamelijke of mentale uitdagingen gaat – gaat vaak door terwijl de werknemer al terug op werk is. “Werknemers moeten bijvoorbeeld periodiek naar het ziekenhuis voor controle, voeren gesprekken met psychologen, of slikken medicijnen die invloed hebben op hun energielevel of humeur”, legt Emma uit. Ga hier – bij voorkeur al vóór terugkeer van de werknemer – over in gesprek, zodat je hier op de juiste manier op kunt inspelen. Bijvoorbeeld in het maken van planningen. Laat de werknemer weten dat de situatie altijd mag en kan wijzigen.
6. Biedt de mogelijkheid om trainingen in te halen
Emma: “Als er gezamenlijke trainingen zijn geweest met het team of bedrijf, zorg er dan voor dat de terugkerende werknemer deze op een alternatieve manier kan inhalen. Zo voorkom je een kennisachterstand.” Laat ook het jaarlijkse individuele ontwikkelingsbudget staan, zodat de werknemer dezelfde mogelijkheden houdt om zich verder te ontwikkelen.